基于新形勢(shì)下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究

黎美彩

【摘要】本文首先分析了房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中所具有的特點(diǎn)以及作用，然后結(jié)合我國(guó)房產(chǎn)發(fā)展的新情況而提出具體的管理策略，從而更好地保證房產(chǎn)檔案的真實(shí)以及準(zhǔn)確，為現(xiàn)代化房產(chǎn)管理工作提供良好的指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 新形勢(shì)；房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；管理；探究

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理主要指的是把傳統(tǒng)紙質(zhì)的原始檔案以及材料借助于現(xiàn)代化的機(jī)器以及設(shè)備，對(duì)它們進(jìn)行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉(zhuǎn)化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務(wù)器中得到良好的保存，同時(shí)建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應(yīng)的檔案資料提供便利，這是房產(chǎn)檔案管理重要的發(fā)展方向，它既滿足了社會(huì)對(duì)信息資源開發(fā)的要求，又能夠適應(yīng)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展的需要，因此，推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)成為了房產(chǎn)檔案發(fā)展的重要方向，面對(duì)新形勢(shì)下的機(jī)遇，要積極推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為信息產(chǎn)業(yè)中檔案事業(yè)的體系建立以及完善奠定良好基礎(chǔ)。

一、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化模式所具有的特點(diǎn)

（一）房產(chǎn)檔案的多樣化服務(wù)。在一般情況下，房產(chǎn)檔案在網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)中，需要把傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案通過相關(guān)的技術(shù)將它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，例如房產(chǎn)中相關(guān)的資料、合同、協(xié)議以及特殊說明等轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學(xué)的管理，同時(shí)提升房產(chǎn)檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統(tǒng)一進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，這為信息的查閱工作也帶來了便利性，此時(shí)，人們憑借自己的身份認(rèn)證，自行查詢房產(chǎn)檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時(shí)也提升了信息查詢的速度，通過實(shí)施這些多樣化的服務(wù)，不僅為房產(chǎn)用戶提供了便利，而且也提升方房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。

（二）房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。眾所周知，我國(guó)傳統(tǒng)房產(chǎn)中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關(guān)手續(xù)以及基本信息的查詢需求，但是對(duì)于信息的及時(shí)收集與應(yīng)用則難以做到及時(shí)性，而且對(duì)檔案的信息深入開發(fā)應(yīng)用也難以實(shí)現(xiàn)，當(dāng)房產(chǎn)檔案的管理工作逐漸地進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化模式，就能夠十分便利地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標(biāo)，從而極大地提升房產(chǎn)檔案在管理工作中的效率，同時(shí)對(duì)用戶而言，也為他們帶來了便捷的服務(wù)。

（三）房產(chǎn)檔案數(shù)字化的模式。房產(chǎn)檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統(tǒng)的管理模式中，難以提升其保密性，在數(shù)字化的管理模式中，能夠有效地把數(shù)字化房產(chǎn)檔案的內(nèi)容以及管理對(duì)象與載體實(shí)施改變，提升相關(guān)人員在保護(hù)房產(chǎn)檔案信息中的能力，例如針對(duì)用戶可以設(shè)計(jì)一個(gè)專門的信息查詢?nèi)肟冢诖诵畔⒉樵兊娜肟谔?，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關(guān)的信息，對(duì)于工作人員而言，在數(shù)字化的檔案管理中借助于計(jì)算機(jī)的技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，有機(jī)結(jié)合檔案實(shí)體與服務(wù)的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫(kù)，這就為順利開展圖文一體數(shù)字化管理模式提供了便利。

二、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化實(shí)施策略

房產(chǎn)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理需要一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程，當(dāng)前辦公逐漸進(jìn)入了自動(dòng)化的階段，人們對(duì)數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用也在不斷地加深以及深化，這為房產(chǎn)檔案進(jìn)入數(shù)字化的管理模式提供了良好的指導(dǎo)：一方面是數(shù)字技術(shù)發(fā)展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實(shí)踐工作中加快創(chuàng)新房產(chǎn)檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產(chǎn)檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數(shù)字化技術(shù)相關(guān)的能力，從而為房產(chǎn)用戶提供良好的知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源共享和有效利用。

（一）積極建立房產(chǎn)信息庫(kù)。在數(shù)字化的管理模式中，房產(chǎn)檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉(zhuǎn)為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對(duì)這些文件的保護(hù)工作就需要建立一個(gè)良好的信息庫(kù)，把房產(chǎn)中的重要信息錄入信息庫(kù)中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關(guān)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以根據(jù)文件信息的提示輸入對(duì)應(yīng)的內(nèi)容，從而有效提升房產(chǎn)檔案的查詢速度，把房產(chǎn)檔案實(shí)施數(shù)字化的管理之后，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢工具就能夠更好地提升房產(chǎn)檔案資源的整合能力。

（二）提高對(duì)房產(chǎn)管理中數(shù)字化的認(rèn)識(shí)。科學(xué)的思想認(rèn)識(shí)能夠有效地提升行動(dòng)力，因此，在房產(chǎn)檔案的管理中，數(shù)字化的管理模式已經(jīng)在最大限度中提升了檔案的利用率，同時(shí)也對(duì)滿足社會(huì)的需求帶來有效性，首先是針對(duì)房產(chǎn)檔案出現(xiàn)資料的不真實(shí)、不規(guī)范以及不完整的問題，在實(shí)施數(shù)字化管理工作中就能夠較好地進(jìn)一步地補(bǔ)充完整，從而使得房產(chǎn)管理工作能夠進(jìn)一步完善。其次是在數(shù)字化的模式中，需要在局域網(wǎng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)中登記房產(chǎn)信息，由于當(dāng)前的房產(chǎn)檔案在數(shù)字化方面并沒有獲得全面同步的發(fā)展，因此，提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)，有利于更好地提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應(yīng)用數(shù)字化的模式管理房產(chǎn)檔案，能夠更好地保證房產(chǎn)檔案資料具有完整性以及真實(shí)性，同時(shí)加快提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)中的質(zhì)量，更好地服務(wù)于房產(chǎn)管理的工作。

（三）制定數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)的策略。數(shù)字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數(shù)字化系統(tǒng)中，必須要充分地考慮各地的房產(chǎn)檔案實(shí)際情況，例如工作人員的配置情況、對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會(huì)對(duì)房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化的推進(jìn)帶來一定的影響，因此在詳細(xì)地分析了這些基本因素之后，就可以適應(yīng)各個(gè)地區(qū)對(duì)房產(chǎn)檔案中的數(shù)字化推進(jìn)情況，從而有步驟地實(shí)施以及推進(jìn)數(shù)字化的管理模式。第二是加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式的步伐，由于我國(guó)每年房產(chǎn)檔案數(shù)量在不斷增加，其數(shù)量之龐大也使得檔案的庫(kù)存出現(xiàn)了一定的難題，例如存儲(chǔ)空間的有限性，因此在構(gòu)建數(shù)字化的管理模式中，可以通過先進(jìn)的技術(shù)把紙質(zhì)化的檔案資料轉(zhuǎn)為電子文件的形式，（下轉(zhuǎn)第184頁）（上接第182頁）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對(duì)房產(chǎn)檔案的管理以及庫(kù)存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時(shí)也能夠在權(quán)屬問題方面進(jìn)行資料登記，使用戶的房產(chǎn)資料能夠得到科學(xué)的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)量的增加。

（四）完善房產(chǎn)檔案的數(shù)字化利用以及標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)電子文件與檔案所制定的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，房產(chǎn)檔案能夠在管理工作中做到規(guī)范化，同時(shí)在房產(chǎn)檔案的管理工作中，需要在國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)范中確立良好的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，從而有效地提升房產(chǎn)檔案的管理水平，提升服務(wù)水平；再者需要限定房產(chǎn)檔案中信息數(shù)字化的利用權(quán)限，這主要是面對(duì)用戶而言，他們能自行地查詢相關(guān)的信息，從而使得房產(chǎn)檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。對(duì)檔案管理人員而言，可以在內(nèi)部的局域網(wǎng)中查詢與利用檔案信息。因此，在房產(chǎn)檔案的管理工作中，數(shù)字化的技術(shù)能夠發(fā)揮重要作用。

三、結(jié)語

推進(jìn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)也符合我國(guó)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理擁有許多優(yōu)點(diǎn)，例如節(jié)省查詢時(shí)間以及房產(chǎn)資料的庫(kù)存空間等，同時(shí)也能更好地滿足了人們對(duì)房產(chǎn)信息資料的利用和安全保管。

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