談電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

王麗梅

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及電子信息系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，我國事業(yè)單位地質(zhì)檔案管理逐漸呈現(xiàn)出電子化傾向。電子檔案管理不僅僅大大節(jié)約了事業(yè)單位資源與成本，而且大大降低了檔案管理人員的勞動量，提高了工作效率。加強(qiáng)對我國事業(yè)單位地質(zhì)檔案管理中電子檔案管理的研究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；事業(yè)單位；重要作用

電子檔案是指具有價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。而作為電子檔案中主體的電子文件，在GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中是這樣定義的：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！睂ζ髽I(yè)而言它主要產(chǎn)生于企業(yè)管理信息系統(tǒng)，主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等等。

一、事業(yè)單位電子文件的來源和電子檔案的形成

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用也進(jìn)入了實(shí)用化的實(shí)質(zhì)性階段，事業(yè)單位開始根據(jù)自身的行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展需要，組建或完善事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在對事業(yè)單位進(jìn)行總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)事業(yè)單位自身實(shí)際需求和特點(diǎn)開發(fā)實(shí)施了面向事業(yè)單位管理業(yè)務(wù)的辦公自動化（OA）、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、缺陷管理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)。這些系統(tǒng)在管理過程中形成的文件，無疑是事業(yè)單位電子檔案的主要來源。下面就文書檔案的電子化過程為例來闡述事業(yè)單位電子檔案的形成。

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使事業(yè)單位檔案的生成方式發(fā)生根大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，文書檔案中的電子文件主要來源于辦公自動化系統(tǒng)（OA）中的公文管理模塊。哈爾濱市兒童福利院電子文件的歸檔采用了網(wǎng)絡(luò)移交方式。經(jīng)過實(shí)踐，電子文件的網(wǎng)絡(luò)移交途徑有兩種：

（一）借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)接

隨著計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件反映了各部門職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些末輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，借助電子檔案信息管理系統(tǒng)這個平臺傳輸給檔案部門。

（二）利用信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，由信息中心負(fù)責(zé)歸檔

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，我們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，對各應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行了整合，使以往的各系統(tǒng)由“分散各異”變?yōu)椤凹薪y(tǒng)一”，實(shí)現(xiàn)了各系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系。

二、電子檔案在事業(yè)單位檔案中的作用

（一）強(qiáng)化廣大檔案人員的檔案意識

檔案意識是人們主觀上對檔案及檔案工作的了解程度和認(rèn)識水平。目前，部分事業(yè)單位人員檔案意識淡薄問題仍然普遍存在。不知道檔案是何物，檔案工作是干什么的，認(rèn)為檔案與自己毫無關(guān)系，對檔案工作有誤解，錯誤地認(rèn)為檔案工作可有可無。由于檔案意識淡薄，就更談不上積累、保護(hù)和利用了。以上這些錯誤認(rèn)識直接影響了事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。

（二）充分認(rèn)識計(jì)電子算機(jī)管理檔案工作的重要性

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為事業(yè)單位檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。

（三）數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.信息時代發(fā)展的需要。長期以來，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，檔案利用需求與檔案所能提供的事業(yè)單位檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成事業(yè)單位檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。

2.參與國際競爭與交流的需要。數(shù)字化事業(yè)單位檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創(chuàng)新，更是參與國家信息高速公路的具體體現(xiàn)，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，以多種語言、文字積極傳播中國悠久、燦爛的歷史文化，而且有利于營造良好的社會發(fā)展國際環(huán)境，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

3.改善事業(yè)單位檔案管理工作，提高事業(yè)單位檔案工作社會地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升事業(yè)單位檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（四）加強(qiáng)科技檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，對事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)和技能提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方法以及事業(yè)單位檔案人員單一的知識結(jié)構(gòu)，已經(jīng)不能完全適應(yīng)新形勢的發(fā)展。特別是事業(yè)單位檔案的管理人員，無論是專職還是兼職檔案管理人員，他們大多數(shù)都缺少檔案專業(yè)知識，而且穩(wěn)定性差，是一個松散型的隊(duì)伍。要真正適應(yīng)事業(yè)單位檔案工作的開展，還要做較大的努力。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案隊(duì)伍的建設(shè)尤為重要和迫切。

三、結(jié)論

綜上，事業(yè)單位電子檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、新興的管理業(yè)務(wù)。事業(yè)單位電子檔案工作具有特殊的規(guī)律性，探討事業(yè)單位電子檔案管理工作的有效方法，提高管理水平，是一項(xiàng)重要任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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