淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

王賀名

[摘 要]加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對(duì)于推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革，合理配置醫(yī)院人力資源意義重大。為此，本文在分析加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出醫(yī)院在人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出切實(shí)可行的解決對(duì)策，以期促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院管理中扮演的角色越來(lái)越重要，對(duì)醫(yī)院科研、醫(yī)療、教學(xué)、人力資源配置等方面作用明顯。但不可避免的是，醫(yī)院人事檔案管理在管理手段和方式、管理制度、管理意識(shí)等方面還存在一定的問(wèn)題，因此，現(xiàn)階段加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理意義重大。

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有益于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在現(xiàn)代管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，醫(yī)院管理也不例外。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、醫(yī)療資源共享的目標(biāo)，深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的數(shù)字化管理已成必然。然而，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，由于人們對(duì)于人事檔案管理重視程度不夠，管理方式和手段落后，人事檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整、檔案更新不及時(shí)等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給醫(yī)院人事檔案信息化管理增加了很多難題，阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進(jìn)程。因此，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對(duì)于轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式，加快醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程具有促進(jìn)作用。

（二）有益于醫(yī)院人力資源的合理配置

醫(yī)院人事檔案記述和反映了個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與各方面社會(huì)活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，可以使醫(yī)院全面掌握工作人員的基本情況，合理有效的配置人力資源，推動(dòng)醫(yī)院人事制度的改革，從而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并緊跟醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和信息化普及的步伐，加快醫(yī)院人事檔案管理變革的進(jìn)程，但由于管理手段、從業(yè)人員素質(zhì)等方面的原因，使得醫(yī)院在人事檔案管理方面還存在一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在：

（一）醫(yī)院人事檔案管理手段和方式落后

信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，管理手段日新月異，原有的醫(yī)院人事檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代化管理的需要，具體表現(xiàn)在：第一，信息化程度不夠，雖然計(jì)算機(jī)在醫(yī)院人事檔案管理中已經(jīng)普及，但由于沒(méi)有專門的檔案管理軟件，只能簡(jiǎn)單用于目錄的存儲(chǔ)和檢索，信息存儲(chǔ)量少，且不能進(jìn)行檔案的復(fù)雜管理；第二，管理方式單一，目前醫(yī)院仍然采用手工的方式進(jìn)行檔案的編輯和檢索，導(dǎo)致人事檔案資料更新速度慢，歸檔不及時(shí)，檔案資料不完整的情況。落后的管理手段，單一的管理方式不僅影響醫(yī)院人事管理的效率，而且已經(jīng)阻礙醫(yī)院人事制度變革的進(jìn)程，因此，加快轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案的管理手段和方式迫在眉睫。

（二）醫(yī)院人事檔案管理效率低，信息利用率差

目前，大部分醫(yī)院人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，主要依靠人員記錄、整理，檔案整理難度大，更新不及時(shí)，容易造成檔案的遺失，加上專門的醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)開發(fā)不完善，檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不熟練、不成熟，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下。而且，醫(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)性、政治性和機(jī)密性，是醫(yī)院內(nèi)部員工考察、升級(jí)依靠的主要標(biāo)準(zhǔn)，如果醫(yī)院人事檔案不能提供真實(shí)有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性?，F(xiàn)階段，人們對(duì)于人事檔案的利用僅僅停留在了解員工的基本情況，而沒(méi)有將其發(fā)展成為了解員工各時(shí)期表現(xiàn)的資料庫(kù)，沒(méi)有對(duì)檔案的利用價(jià)值進(jìn)行深入挖掘。

（三）醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

醫(yī)院最重要的工作任務(wù)就是醫(yī)療，醫(yī)療水平一流的醫(yī)院才是好醫(yī)院，在固有觀念的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員只注重提高醫(yī)療水平、對(duì)于醫(yī)療科研的投入，而忽視了醫(yī)院人事檔案管理以及醫(yī)院文化的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理人員工作熱情不高，對(duì)于工作敷衍了事，甚至出現(xiàn)員工檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了醫(yī)院對(duì)于人力資源的合理配置。另外，由于醫(yī)院檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于管理人員檔案資料收集鑒別、整合能力提出了較高的要求，但由于部分員工非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)薄弱，不能迅速掌握電子文件管理、電子檔案歸檔等新技術(shù)。甚至部分醫(yī)院存在兼職管理人事檔案的現(xiàn)象，也使的醫(yī)院人事檔案人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提升存在一定難度。

三、改善醫(yī)院人事檔案管理的有效策略

針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出應(yīng)對(duì)策略如下：

（一）引入信息技術(shù)手段，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，為醫(yī)院的發(fā)展注入了新的活力，也使的醫(yī)院之間人才的流動(dòng)更加頻繁，而傳統(tǒng)的人事檔案管理制度常常造成檔案?jìng)鬟f不及時(shí)現(xiàn)象，影響了人才的流動(dòng)，因此，加強(qiáng)人事檔案的管理，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理手段至關(guān)重要。一方面，更新硬件，提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。加強(qiáng)硬件投入是必不可少的管理?xiàng)l件，引進(jìn)專門的檔案管理軟件，增強(qiáng)檔案歸類、檢索、查詢、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、保管的便利性，由于檔案涉及個(gè)人隱私，所以還需加強(qiáng)檔案防火、防盜系統(tǒng)。另一方面，增加醫(yī)院人事檔案管理的資金投入，促進(jìn)人事檔案的深層次開發(fā)，建立完善的醫(yī)療人才信息共享平臺(tái)，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，同時(shí)可以為醫(yī)療科研、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)工作提高更多的便利，為創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理提供更多的新思路。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率

醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率的提升對(duì)促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革、人力資源的合理配置有積極的促進(jìn)作用，但由于人事工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高、檔案管理軟件技術(shù)不成熟等多方面的原因，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下，尤其對(duì)人員檔案的調(diào)入、調(diào)出等工作影響嚴(yán)重，因此，積極實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理至關(guān)重要，要積極落實(shí)檔案信息化建設(shè)、檔案信息與其他信息的綜合、檔案信息的開發(fā)利用，以提高醫(yī)院人事檔案管理效率。另外，要將檔案管理的工作進(jìn)一步細(xì)致化，實(shí)現(xiàn)人事紙質(zhì)檔案信息資料的分類化、單元化，并同時(shí)進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)化處理，以方便工作人員及時(shí)進(jìn)行檔案的補(bǔ)充完善，保持檔案的精確性和完整性，為醫(yī)院人員職稱評(píng)定、人力資源配置提供合理依據(jù)，進(jìn)一步提供人事檔案信息的利用率。

（三）增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)，優(yōu)化管理隊(duì)伍

人事檔案真實(shí)反應(yīng)了醫(yī)院的人才結(jié)構(gòu)體系，建立健全的醫(yī)院人事檔案管理體系，有助于醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置，有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但大部分醫(yī)院重醫(yī)療、輕檔案管理的現(xiàn)象依舊存在，為此，扭轉(zhuǎn)人們對(duì)于醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視乃當(dāng)務(wù)之急。首先，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理工作，并督促醫(yī)院其他人員配合做好檔案管理工作；其次，給予資金的支持用于檔案管理硬件的更新、軟件的配置以及工作人員技能培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，使檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)技能；最后，采用參加座談會(huì)、外出交流訪問(wèn)等方式開擴(kuò)檔案管理人員的視野，增強(qiáng)其創(chuàng)新能力，同時(shí)吸納檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，為醫(yī)院檔案管理注入新的活力，并相應(yīng)提高檔案管理人員的福利待遇，以不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍，為其他各項(xiàng)工作的開展踏實(shí)基礎(chǔ)。

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，是優(yōu)化醫(yī)院人力資源的重要保障，是配合醫(yī)院人事制度改革的關(guān)鍵。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫(yī)院人事檔案管理模式，引進(jìn)新技術(shù)，才能適應(yīng)時(shí)代要求，充分發(fā)揮人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)和潛在價(jià)值，才能促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展。

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