綜述檔案信息化管理的必要性

賈文琴

[摘 要]本文通過對檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容進行簡要的介紹，討論了當前我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展過程中，檔案信息化管理工作的必要性，提出了加強檔案信息化管理的相關(guān)措施，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；計算機信息化；必要性

在當前我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的過程中，人們已經(jīng)將計算機信息化管理技術(shù)應(yīng)用到各個行業(yè)當中，從而有效的促進我國國民經(jīng)濟的發(fā)展。而在檔案管理工作中，計算機信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，不僅有效的提高了檔案管理的工作效率，還進一步的提高了檔案管理的質(zhì)量，從而使得檔案信息的完整性、可靠性和合理性得到提升。

一、檔案信息化管理的含義

所謂的檔案信息化管理也被人們稱之為電子檔案管理，它是在計算機信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對檔案管理工作中所涉及到的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進行采集、處理和儲存等方面的工作。目前，在我國檔案管理工作中，檔案信息化管理技術(shù)已經(jīng)得到了人們的廣泛的應(yīng)用，它不僅有效的提高了檔案管理的效率，還將許多創(chuàng)新理念應(yīng)用到檔案管理工作當中，從而使得現(xiàn)階段的檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展?？梢?，在當前社會發(fā)展的過程中，檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用有責十分重要的意義，人們可以通過它來對相關(guān)的檔案信息進行快速的信息儲存和管理，進而保障檔案信息資料的完整性、可靠性和真實性。

二、檔案信息化管理的內(nèi)容

目前，在我國現(xiàn)代化社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案信息化管理已經(jīng)得到了人們的廣泛應(yīng)用。其中檔案信息化管理在應(yīng)用時，所涉及到的工作內(nèi)容主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1、數(shù)據(jù)資料信息化。

隨著21世紀的到來電子信息化技術(shù)已經(jīng)被人們廣泛的應(yīng)用到生活、工作和學習當中，而對于檔案信息資料的管理，人們也通過計算機信息技術(shù)按照一定的數(shù)據(jù)格式來對其進行存檔。

2、工作流程信息化。

近年來，我們在檔案信息化管理的過程中，也將許多先進的科學技術(shù)應(yīng)用到了其中，從而使得檔案管理工作的規(guī)范性得到進一步的加強。而且我們?yōu)榱吮Ｕ蠙n案信息資料的整體性和真實性，我們除了要對工作人員的專業(yè)能力進行嚴格的要求以外，還要對其工作標準進行確定。

3、檔案檢索信息化。

目前人們在檔案信息管理的過程中，也將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到了其中，這就使得人們在對其檔案信息進行收集的過程中，可以通過網(wǎng)絡(luò)來對其所需要的現(xiàn)象資料進行收集。

三、檔案信息化管理的條件

1、人們在對檔案信息化管理的過程中，就要將計算機查詢系統(tǒng)應(yīng)用到其中，從而使得檔案信息管理的效率得到進一步的提升。

2、局域網(wǎng)建設(shè)的范圍更加開闊

3、需要建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息，提高檔案利用率。

4、要緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

四、檔案信息化管理的重要性及必要性

檔案工作是集服務(wù)性、科學性、管理性為一體的一項基礎(chǔ)性工作，它貫穿于各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的各類檔案，是市場經(jīng)濟條件下的一筆無形資產(chǎn)，是重要的信息和動力之源，它的開發(fā)利用及安全保密對興衰成敗有著不可估量的意義。

1、適應(yīng)社會發(fā)展的需要現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2、提升檔案管理水平的需要。從總體上來看，檔案管理現(xiàn)代化程度不高，甚至還比較落后，這就需要不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

3、確保可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為發(fā)展服務(wù)，而且將會大大提高工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。

五、加強檔案信息化的建設(shè)

1、檔案信息化的問題所在

（1）基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分的局域網(wǎng)有待建設(shè)和完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施，形成不了檔案專業(yè)體系，檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準。

（3）相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。

2、檔案信息化的措施

（1）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施，即各種機器設(shè)備、各種檔案自動化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

（2）重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強，要采用各種措施，培養(yǎng)既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熟悉業(yè)務(wù)的復合型人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

（3）加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略，加強監(jiān)控。

六、結(jié)束語

由此可見，在當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，實現(xiàn)檔案信息化管理有著十分重要的意義，它不僅有效的提高了檔案管理的工作效率，還使其管理質(zhì)量得到進一步的提升，從而促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。不過從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，檔案信息化管理在實際應(yīng)用的過程中，還存在著許多的問題，這就對檔案信息管理有著一定的影響，為此我們就要采用相關(guān)的技術(shù)措施，來加強檔案信息化建設(shè)。

參考文獻：

[1]燕怡華.檔案信息化管理利用及創(chuàng)新服務(wù)[A].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）[C].2011

[2]王國福.論檔案數(shù)字信息化中的安全管理[A].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）[C].2011