文書檔案的鑒定與移交探析

包菊花

[摘 要]文書檔案記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動。本文對文書檔案的鑒定與移交進行分析。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；鑒定；移交

一、文書檔案鑒定工作概述

（一）文書檔案鑒定的原則

鑒定工作的原則，是從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、安全的觀點，確定檔案的價值。

從國家和人民的整體利益出發(fā)判斷檔案的價值是文書檔案鑒定工作的總的指導(dǎo)思想，也是評價檔案保存價值的基本標(biāo)準(zhǔn)。檔案是整個國家和人民的歷史文化，是整個社會的財富，其保管利用，關(guān)系到各個方面的利益。檔案鑒定不能只站在個別單位的角度決定檔案是否保存或保存多久，而是要站在整個國家和人民利益或是整個社會的角度來判斷檔案的價值。全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點是對這一總指導(dǎo)思想的進一步闡述。

1.全面的觀點。全面的觀點有三個方面的含義：一是全面地分析文件的各個方面的特征，從檔案的來源、內(nèi)容、時間、文本、外形等方面綜合判斷檔案的價值；二是全面地把握被鑒定檔案與其他檔案之間的聯(lián)系，如本單位的各個內(nèi)設(shè)機構(gòu)之間、各種問題之間、本單位與其他電位之間具有的聯(lián)系；三是全面地預(yù)測社會對檔案利用的需求，利用需求是多種多樣的，如行政的、業(yè)務(wù)的、技術(shù)的、生產(chǎn)的、研究的等等，鑒定時應(yīng)對各種需求進行全面分析和考察，才能相對準(zhǔn)確地對檔案的價值作出判斷，不能孤立地簡單斷定檔案的保存價值。

2.歷史的觀點。歷史的觀點的要求把檔案放在它所形成的歷史條件下去分析它的內(nèi)容與形式，離開當(dāng)時的歷史條件判斷檔案的價值是不準(zhǔn)確的。因為檔案是歷史的記錄，歷史的進程以檔案的形式記錄下來，從某種意義上說，保存了檔案便保存了歷史，如鑒定文革時期形成的檔案，不能因其內(nèi)容的荒誕而否定其保存價值，無論如何它都是當(dāng)時的歷史寫照。3.發(fā)展的觀點。社會是不斷發(fā)展變化的，鑒定時要注意用發(fā)展的觀點判斷檔案的價值，預(yù)測檔案未來的作用。隨著社會的發(fā)展變化，利用檔案的因素也會隨之變化，現(xiàn)在有用的檔案，隨著時間的報移，將來可能沒有用處?，F(xiàn)在尚未有用的檔案，將來可能會有用處。因此鑒定時要求一定要對利用需求可能進行預(yù)測，既要看到檔案當(dāng)前的作用，也要看到未來的作用，檔案價值的鑒定才相對準(zhǔn)確。

（二）文書檔案鑒定的作用

1.監(jiān)定工作為確定檔案保管保護條件提供了依據(jù)。通過鑒定，區(qū)分了檔案價值的大小，為及時移出失去保存價值的檔案，為對珍貴檔案實行重點保護提供了依據(jù)，尤其是對一些經(jīng)費或辦公用房較為緊張的單位來說，作用更加明顯。如果不進行鑒定，讓己失去保存價值的檔案占用著大量的存儲空間，妨礙有價值檔案保管條例的改善，必然會造成人力、物力、財力的浪費。

2.鑒定工作是應(yīng)對突發(fā)事件的必備措施。突發(fā)事件主要是指水災(zāi)、火災(zāi)、地震、戰(zhàn)爭、爆炸等天災(zāi)人禍，這些天災(zāi)人禍的降臨往往是難以預(yù)料的，檔案部門應(yīng)早早做好預(yù)防。預(yù)防工作中最重要的一條便是及時做好鑒定工作，因為只有經(jīng)過鑒定，有意識地將珍貴檔案保存在專柜當(dāng)中，一旦發(fā)生突發(fā)事件，才能在最短的時間內(nèi)進行搶救或保護。

3.鑒定工作使檔案更加精煉，便于開發(fā)利用。通過鑒定，檔案的價值得到充分體現(xiàn)，檔案保管者便可根據(jù)檔案的不同價值組織開發(fā)利用。如價值大的檔案在社會上的影響也大，對這些檔案進行重點開發(fā)，檔案的作用就能得到充分的發(fā)揮。如果未經(jīng)鑒定，有價值的珍貴的檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，檔案的效益便不能充分發(fā)揮。

二、檔案的移交

（一）檔案的移交

檔案的移交有兩個過程：一是各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文件形成部門應(yīng)將本部門形成的檔案移交給本單位檔案室保管；二是各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)將整理好的檔案移交給當(dāng)?shù)鼐C合檔案館保管。

（二）移交的范圍及時間

《檔案法》、《檔實館工作通則》中明確規(guī)定各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室向國家檔案館移交檔案的責(zé)任。有的單位檔案室保管條件惡劣，可能導(dǎo)致檔案不安全或嚴(yán)重?fù)p毀，經(jīng)同級檔實行政管理部門同意，可以提前移交；專業(yè)性較強或需要保密的檔案，可以延長移交的期限：如果檔案館的庫房容量已達到飽和狀態(tài)，可以暫緩移交。檔案移交的方式為逐年移交和定期移交，逐年移交是檔案室每年將保存期滿的檔案向檔案館移交，定期移交是檔案室每隔一定年限向檔案館移交保存期滿的檔案。

（三）移交的要求

1.注重進館質(zhì)量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。

2.改進立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定，上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

參考文獻：

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