試析檔案整理與鑒定

張博

摘 要：檔案整理是檔案實體之一，它是將零散的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目、組成有序的檔案整體的工作過程..檔案鑒定就是檔案館和檔案室按照一定的原則，標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷檔案的價值，通過鑒定來確定檔案的保管期限，并據(jù)此將無保存價值的檔案予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。因此，檔案工作者要充分認(rèn)識到檔案工作對社會發(fā)展的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進步發(fā)展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會建設(shè)。

一、抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機關(guān)文件的平時歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來完成，作為檔案室只負(fù)責(zé)對有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

二、注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響檔案館和檔案室各項業(yè)務(wù)工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎(chǔ)，檔案質(zhì)量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為社會經(jīng)濟提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次，實際工作的需要，檔案管理的原基礎(chǔ)等情況進行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實際情況的最佳分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理工作的第一個步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務(wù)。

三、強化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發(fā)展，促進了檔案數(shù)量的增長。一個單位、部門、企業(yè)要進行正常的工作、生產(chǎn)等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門、企業(yè)的擴大，人員的增加、設(shè)備的更新?lián)Q代、職能的擴大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，—部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定，進行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關(guān)系至關(guān)重要，檔案工作者要不斷強化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握有關(guān)知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務(wù)，對于無價值的檔案進行及時銷毀，以便減輕檔案館（室）庫存壓力。

四、逐步實現(xiàn)檔案鑒定理論與實踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真?zhèn)?。在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節(jié)，開展這項工作要慎重而認(rèn)真。

隨著社會的發(fā)展和進步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質(zhì)量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質(zhì)量。

檔案鑒定工作是檔案工作者主觀認(rèn)識作用于檔案客體的一項特別嚴(yán)肅，認(rèn)真的工作，一方面檔案保存價值鑒定工作較難。鑒定人員要具備較高的專門知識和較強的業(yè)務(wù)水平，在掌握檔案利用反饋水平的基礎(chǔ)上，對各種檔案文件今后可能發(fā)揮的作用，作出盡可能準(zhǔn)確的估計，從而確定存毀和保管的年限。另一方面，由于檔案是不同的組織和人物在特定的歷史活動過程中所形成的原始記錄，所以各級各類檔案室所保存的檔案，大多數(shù)是不能再生的。如果對檔案的價值判斷不準(zhǔn)確，將會造成難以彌補的損失。因此開展檔案鑒定工作必須持認(rèn)真態(tài)度，盡可能地避免主觀隨意性。在對檔案鑒定工作方面，要正確掌握方法。一是著重分析文件的內(nèi)容，通過分析文件內(nèi)容，判定文件的價值。二是要通過文件的來源，時間和形式等要素判斷其保存價值。三是通過分析全宗和全宗群內(nèi)的完整度將有關(guān)文件從大的范圍聯(lián)系起來，看它的保存價值。四是通過分析利用者對檔案需求程度來鑒定檔案保存價值。

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，是檔案的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)來源。