圖書館檔案文化知識(shí)管理實(shí)踐與研究

楊潔瓊

摘 要：圖書館的檔案記錄了圖書館發(fā)展的歷史，是對(duì)圖書館進(jìn)程的一個(gè)總結(jié)。圖書館檔案的完整與否是圖書館能否健康穩(wěn)定發(fā)展的重要條件。在信息化迅速普及的今天，數(shù)字技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用到圖書館檔案管理。但是在管理體制和制度上仍存在著一些問題，影響著圖書館的建設(shè)。本文從圖書館檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)基于知識(shí)管理的圖書館檔案管理模式進(jìn)行簡單介紹。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案；知識(shí)管理；構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract：Library records the history of library development， and it is also a summary of process of the library. The integrity of the library files is healthy and stable development of important condition of the library. In today's informatization rapid popularization， digital technology file management has been widely applied to the library.But the archives management in the management system and the system still exist some problems，which influence the construction of the library. In this paper， the analysis of existing problems in archives management from the library，and A brief introduction to the Library archives management model which Based on the knowledge management.

Keyword： The library files； knowledge management； structure

文件資料是建立檔案的基礎(chǔ)，只有有了完整的材料，才能建立其相應(yīng)完整的檔案，所以完整的材料是圖書館檔案材料收集的指導(dǎo)原則和基本要求。為此，必須明確收集的內(nèi)容和范圍。雖然我館建立時(shí)間不長，相比于一些古老的圖書館來說，在書籍館藏和檔案數(shù)量上都有所差距。但是經(jīng)過12年的發(fā)展，我們?cè)诮梃b了多個(gè)優(yōu)秀圖書館檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，形成了適合我們自己的檔案管理形式，并制定了相應(yīng)的規(guī)章制度。我館的檔案同其他圖書館一樣，主要包括上級(jí)主管部門的文件和材料。本館有關(guān)業(yè)務(wù)工作方面的文件和材料以及人力資源方面的檔案。其中上級(jí)主管部門的文件為我館發(fā)展奠定了政策支持。館內(nèi)業(yè)務(wù)方面的材料為今后工作的展開提供了信息和道路支持，人力資源檔案則反映了我館正在建設(shè)一支年輕化、專業(yè)化的隊(duì)伍。

一、圖書館檔案管理實(shí)踐中存在的問題

雖然經(jīng)過多年的實(shí)踐，我館在檔案管理方面有了一定的基礎(chǔ)，但是在我們的工作中仍然存在著一定的不足，影響著檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。這些問題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）發(fā)展動(dòng)力不足

在長期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，圖書館檔案管理工作都是以做好本職工作為目標(biāo)，缺少創(chuàng)新的動(dòng)力，而當(dāng)社會(huì)的不斷發(fā)展，國家放松管理后，圖書館檔案發(fā)展一時(shí)難以摸清前進(jìn)方向，創(chuàng)新和發(fā)展動(dòng)力的缺乏就更加嚴(yán)重。檔案堆積成山，一年甚至幾年無人問津，檔案管理工作成為了某個(gè)人的兼職。我館就是在社會(huì)急速轉(zhuǎn)型的時(shí)候建立起來的，在檔案管理工作初期也有著類似的問題，即工作缺乏動(dòng)力，對(duì)檔案管理不重視等。這些問題的存在都對(duì)我館初期的建設(shè)和發(fā)展帶來了一定的問題和麻煩。雖然，經(jīng)過多年的發(fā)展，這些問題有所改進(jìn)，但在一些個(gè)別人身上仍然存在，只不過在新的時(shí)期換了新的形式，實(shí)質(zhì)沒有變。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習(xí)慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習(xí)慣，按多個(gè)步驟進(jìn)行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有的一些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會(huì)隨時(shí)間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作中長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務(wù)的主動(dòng)性嚴(yán)重不足。在圖書館檔案紙質(zhì)管理上，我們應(yīng)該知道，檔案的收集和保存需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力，但結(jié)果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應(yīng)的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時(shí)解決燃眉之急。在電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問題是技術(shù)不完善和人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時(shí)提供最符合需求的檔案資源服務(wù)才是檔案所應(yīng)有的責(zé)任，也才能實(shí)現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻(xiàn)策的愿望，所以在今后的工作中要檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實(shí)施知識(shí)管理的必要性

科技的進(jìn)步推動(dòng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮之中。因此，新時(shí)期的圖書館檔案管理必將成為知識(shí)管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識(shí)管理的必要程序。面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、主動(dòng)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才可以推動(dòng)圖書館檔案工作的快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代所應(yīng)有的作用。endprint

首先圖書館檔案實(shí)施知識(shí)管理是自身的要求。檔案知識(shí)作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識(shí)，同時(shí)也是一種知識(shí)資源。因此它的管理就應(yīng)該從知識(shí)資源管理的方向去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。其次圖書館檔案實(shí)施知識(shí)管理是現(xiàn)實(shí)的要求，因?yàn)樽鳛橐环N知識(shí)資源，檔案就不能單純的被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實(shí)際工作，解決檔案分類不切實(shí)際和不能實(shí)時(shí)應(yīng)用的問題。最后圖書館檔案實(shí)施知識(shí)管理是提升圖書館競爭力的要求。信息時(shí)代下的檔案管理的最大價(jià)值就是讓檔案記錄的“歷史”數(shù)字化，而檔案管理的本意是要促進(jìn)圖書館工作更有效益，因此到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想得到了解放，使檔案管理走向知識(shí)管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、圖書館實(shí)施檔案知識(shí)資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識(shí)管理的順利進(jìn)行。所以，圖書館在實(shí)施檔案知識(shí)管理建設(shè)中要考慮以下幾個(gè)方面因素：

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

一定程度的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務(wù)，這些服務(wù)可以打破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上信息資源共享。而一個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)需要考慮域名申請(qǐng)、網(wǎng)站規(guī)劃和設(shè)計(jì)、網(wǎng)站推廣、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等多個(gè)方面。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件關(guān)系著檔案知識(shí)管理在網(wǎng)絡(luò)上能否有效傳播的關(guān)鍵。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進(jìn)行檔案知識(shí)資源管理的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是檔案知識(shí)資源管理過程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識(shí)資源管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從實(shí)現(xiàn)信息知識(shí)資源管理到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和運(yùn)用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要投入大量的資金?？傊Y金的充足與否是關(guān)系著檔案知識(shí)管理順利開展得關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識(shí)資源管理本質(zhì)上就是一個(gè)新知識(shí)和新技術(shù)開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識(shí)資源管理中至關(guān)重要。原因就是在建設(shè)過程中，會(huì)需要多領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)專家、系統(tǒng)管理與維護(hù)專家等，所以，人才問題同樣關(guān)系著檔案知識(shí)管理的效率。

四、圖書館檔案知識(shí)資源管理方案實(shí)施

（一）檔案知識(shí)資源管理組織建設(shè)

圖書館檔案知識(shí)管理首先需要一個(gè)完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來推進(jìn)與保障知識(shí)資源管理的順利進(jìn)行。一方面就是設(shè)置知識(shí)資源管理部，主要負(fù)責(zé)檔案知識(shí)資源庫管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)，還要設(shè)置知識(shí)應(yīng)用規(guī)劃部，負(fù)責(zé)跟蹤圖書館的業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變化，以及知識(shí)資源內(nèi)容建設(shè)。另一方面就是構(gòu)建知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)，專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)網(wǎng)上對(duì)知識(shí)資源做收集、整理，專家團(tuán)隊(duì)是聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家對(duì)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)行審查和判斷。

（二）檔案知識(shí)資源管理制度建設(shè)

為了圖書館檔案知識(shí)管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時(shí)也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導(dǎo)檔案管理人員高效的服務(wù)，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上建立檔案知識(shí)資源管理的制度體系。該體系應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：檔案知識(shí)資源安全訪問權(quán)限制度、檔案知識(shí)資源收集整理制度以及檔案知識(shí)資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括了以下幾個(gè)部分：（1）應(yīng)用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識(shí)資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識(shí)資源庫轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識(shí)訂閱、信息搜索、知識(shí)提供、在線考試、知識(shí)積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識(shí)資源庫，資源庫的歷史知識(shí)到電子檔案庫的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策工作經(jīng)驗(yàn)和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務(wù)考核等。（3）知識(shí)資源庫管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)包括了業(yè)務(wù)事務(wù)協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是關(guān)聯(lián)的知識(shí)進(jìn)行分類，制定檔案模板，對(duì)關(guān)聯(lián)知識(shí)提供鏈接等。

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理拓展為知識(shí)資源管理之后，原來的管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)資源管理者和提供者，他們的工作性質(zhì)和內(nèi)容都發(fā)生了變化。這就要求檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身素質(zhì)。同時(shí)，隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，這給檔案知識(shí)的收集、整理、加工和利用都帶來了根本性的變化，因此，檔案工作者需要充分認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的緊迫性實(shí)現(xiàn)。另外，圖書館檔案人才體系現(xiàn)狀是檔案專業(yè)人員多，其他專業(yè)人員少；深層次管理人員少，普通層次管理人員多；女多男少，所以，因此，在將來的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)上要實(shí)現(xiàn)知識(shí)結(jié)構(gòu)綜合化，年齡層次適當(dāng)化，性別構(gòu)成比例均衡化，深層次管理人員比例適度化。

五、結(jié)束語

圖書館檔案是圖書館重要的知識(shí)資源，但是現(xiàn)在很多圖書館一直在致力于外部知識(shí)（場館建設(shè)、館藏內(nèi)容、獲取榮譽(yù)）來形成圖書館的核心競爭力的建設(shè)，從而忽視了檔案這個(gè)已經(jīng)擁有的內(nèi)部的隱形知識(shí)，并且由于對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不足等原因。導(dǎo)致檔案利用率低和檔案管理上問題的出現(xiàn)。所以，在今天數(shù)字化迅速普及的時(shí)代，將信息化運(yùn)用到圖書館檔案管理建設(shè)的同時(shí)，更要加強(qiáng)檔案管理體制和模式的建立。這樣才會(huì)調(diào)動(dòng)檔案管理的動(dòng)力，才能發(fā)揮檔案的真正作用，為圖書館發(fā)展提供有力支持。

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