做好企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

曹滇俠

1 建立企業(yè)檔案組織

一個(gè)企業(yè)的檔案管理沒(méi)有一個(gè)歸口管理部門就會(huì)一盤散沙。例如，作者所處企業(yè)前身是平頂山高壓開關(guān)廠檔案室，改制后更名為平高集團(tuán)檔案館，由原來(lái)分散管理改為集團(tuán)公司統(tǒng)一管理。為了使公司檔案管理走向正規(guī)化、法制化道路，編制各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)26項(xiàng)，并將國(guó)家檔案法律法規(guī)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編入《平高集團(tuán)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)匯編》。同時(shí)組建了平高集團(tuán)檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。公司檔案管理工作由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)，公司檔案館是公司檔案管理工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、集中統(tǒng)一管理公司檔案工作，并對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)部門及所屬子公司進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

2 做好企業(yè)檔案收集

2.1 文件材料收集難。①集團(tuán)與子公司之間的檔案管理權(quán)責(zé)未明確，造成雙方在交叉業(yè)務(wù)方面的權(quán)、責(zé)、利無(wú)法明確，多頭管理、審批無(wú)序、效率低下，嚴(yán)重制約檔案的收集、利用和發(fā)展。②檔案員身兼多職。由于多項(xiàng)工作繁忙，很難抽出空來(lái)專門關(guān)注檔案的收集工作，久而久之，越來(lái)越多的企業(yè)文件材料保存在單位和部門人的手中，收集工作越收越難。隨著人員的變動(dòng)和部門的分組調(diào)整，企業(yè)材料丟失風(fēng)險(xiǎn)很大。還有部分人將重要文件材料鎖在自己辦公室資料柜中，信息資料不能共享，文件材料得不到及時(shí)收集。

2.2 企業(yè)檔案收集工作建議。①集中統(tǒng)一管理。近幾年來(lái)由于多種原因造成公司部分檔案分散管理，嚴(yán)重制約檔案利用和發(fā)展，建議公司明確將股份公司形成的科技、文書等檔案和其他子公司、注銷子公司的檔案統(tǒng)一移交公司檔案館，便于檔案的查閱利用。檔案人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理立卷、歸檔、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、提供利用。②文件收集納入企業(yè)考核目標(biāo)。按照公司《檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》收集并制定獎(jiǎng)罰措施，同時(shí)建立企業(yè)文件材料收集工作行政監(jiān)督機(jī)制，對(duì)企業(yè)各部門提出明確要求，分級(jí)負(fù)責(zé)，層層督導(dǎo)，加大企業(yè)文件材料收集工作監(jiān)督力度。對(duì)重大文件材料丟失或由此造成企業(yè)合法權(quán)益嚴(yán)重?fù)p失等采取問(wèn)責(zé)制度。③加強(qiáng)對(duì)基層檔案室監(jiān)管力度。企業(yè)檔案館要定期檢查與監(jiān)督下屬檔案室對(duì)企業(yè)文件材料的收集情況，對(duì)檢查情況進(jìn)行網(wǎng)上公布，要求制定相應(yīng)整改措施并考核。

3 提供檔案服務(wù)職能。

檔案工作雖然不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但它卻在企業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，檔案不能用簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)、指標(biāo)來(lái)衡量，它發(fā)揮的作用滲透在整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)之中，企業(yè)檔案工作服務(wù)機(jī)制不完善，提供的檔案信息服務(wù)質(zhì)量不高，都會(huì)抑制企業(yè)的發(fā)展。因此準(zhǔn)確地提供檔案信息，對(duì)做好檔案服務(wù)工作極為重要。

4 提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

根據(jù)檔案工作的性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，不斷提高檔案意識(shí)，強(qiáng)化教育培訓(xùn)工作。針對(duì)管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，做到獎(jiǎng)罰分明。檔案事業(yè)的發(fā)展、服務(wù)質(zhì)量的提高就在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。要建立良性的運(yùn)行機(jī)制，建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，檔案人員要主動(dòng)參加定期的繼續(xù)教育及培訓(xùn)，更新知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力及水平，適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)還要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查、考核及監(jiān)督，不斷提高檔案管理工作水平。

5 搞好企業(yè)檔案業(yè)務(wù)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。

企業(yè)只注重直觀的經(jīng)濟(jì)效益，忽略了檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，其根本原因是，檔案沒(méi)有為企業(yè)直接創(chuàng)造價(jià)值。這就要求檔案人員必須從自身出發(fā)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，贏得領(lǐng)導(dǎo)重視，保證檔案事業(yè)健康發(fā)展。首先要有一個(gè)積極的工作態(tài)度，工作熱情，愛(ài)崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作滿意，讓大家對(duì)服務(wù)滿意。其次，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的情況，提供檔案服務(wù)企業(yè)的信息，使領(lǐng)導(dǎo)不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高重視檔案事業(yè)的觀念。

6 積極提供檔案利用，保障企業(yè)發(fā)展。

目前，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作的成果主要表現(xiàn)在編研成果方面，如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的，也是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，編寫多種檢索工具，全方位發(fā)掘、發(fā)揮每一份檔案的真正價(jià)值，做好檔案的編研工作，能夠更好地宣傳檔案工作，完整科學(xué)地記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)提供更多準(zhǔn)確有效的檔案信息。

（作者單位：平高集團(tuán)有限公司 來(lái)稿日期：2014-08-15）