醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的緊迫感

胡代英

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)可改善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不合理。目前，醫(yī)院檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境。

2.2 檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律不健全。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，雖然有《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī)，但關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些因素將導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)漫長而坎坷，也是數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)所在。

2.3 檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不高。檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)分化，老的檔案管理人員年齡大、學(xué)歷低，對紙質(zhì)檔案的管理方法技術(shù)比較嫻熟，缺乏計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和技能，不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，有的甚至不會(huì)電腦的基本操作。而年輕的檔案管理人員對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)懂得不多，只是憑借著微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員解決。這些問題的存在，必然阻礙醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.4 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)和利用滯后。醫(yī)院檔案是集黨政、科研、財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備等眾多門類檔案為一體的綜合檔案管理體系。醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)和利用是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，在日常的檔案管理中，檔案的保管和分類以及被動(dòng)地提供咨詢、查詢占其業(yè)務(wù)的絕大部分，而在檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面做的工作偏少。許多檔案室都僅僅局限于簡單的查詢和利用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的軟件升級。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理規(guī)章制度。依據(jù)《檔案法》，建立健全醫(yī)院檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范收集、整理、編目、保管、研究、利用等工作，是保障檔案信息資源安全的主要措施。在原有檔案工作的基礎(chǔ)上，開展檔案信息化建設(shè)，取得相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)的支持，保證購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施的資金，檔案信息化建設(shè)才能開展下去。

3.2 提高素質(zhì)，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。根據(jù)信息時(shí)代發(fā)展的要求，針對醫(yī)院檔案人員年齡結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)不合理的問題，應(yīng)積極吸納高素質(zhì)的人才為醫(yī)院檔案工作服務(wù)。一要培養(yǎng)檔案人員具有現(xiàn)代信息意識，精通信息管理學(xué)、醫(yī)院管理學(xué)等相關(guān)學(xué)科及本專業(yè)學(xué)科知識，用高層次、高技能的復(fù)合型人才，建立一支管理型、研究型并舉，知識結(jié)構(gòu)合理的檔案隊(duì)伍。二要抓繼續(xù)教育培訓(xùn)，可以聘請檔案信息化方面的專家來給員工進(jìn)行檔案信息化培訓(xùn)，并鼓勵(lì)檔案人員參加專業(yè)知識學(xué)歷教育，使之成為檔案工作的中堅(jiān)力量。三要改革勞動(dòng)人事和職稱職級聘任制度，營造檔案干部能上能下、待遇能高能低的管理機(jī)制，并對檔案人員實(shí)行資格準(zhǔn)入制度。

3.3 檔案信息化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源共享。在醫(yī)院檔案信息化過程中，檔案機(jī)構(gòu)可以依托醫(yī)院，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案集中存儲(chǔ)于一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫中，醫(yī)院檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為檔案用戶提供在線的檔案利用服務(wù)，檔案用戶也可以根據(jù)需要定制檔案服務(wù)。

（作者單位：平煤神馬醫(yī)療集團(tuán)總醫(yī)院 來稿日期：2014-08-19）