取消公文主題詞的真正原因是什么？

王茂躍

摘 要：針對(duì)秘書學(xué)界將取消公文主題詞的原因解讀為“公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，且標(biāo)引方法繁瑣”；“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負(fù)擔(dān)”；“主題詞失去它的檢索功能”；“未產(chǎn)生較好效果”等認(rèn)識(shí)，本文認(rèn)為，取消公文主題詞的真正原因是由于在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，關(guān)鍵詞檢索比主題詞檢索更方便、快捷，關(guān)鍵詞完全可以取代主題詞，這是取消公文主題詞的真正原因。

關(guān)鍵詞：公文；主題詞；關(guān)鍵詞

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，沒有將主題詞項(xiàng)目列入黨政機(jī)關(guān)公文格式組成中，換句話說，就是取消了公文主題詞。至于取消公文主題詞的原因，秘書學(xué)界至今仍沒有一致的說法。筆者近讀鄭彥離先生發(fā)表在《檔案管理》2014年第5期《主題詞項(xiàng)目在公文格式中的設(shè)立與取消反思》一文（以下簡稱“《鄭文》”），《鄭文》認(rèn)為：“公文格式中設(shè)立主題詞項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)是對(duì)的，但設(shè)立和實(shí)施過程存在較多問題，使原本可能獲得較好效果的一個(gè)舉措，變成沒有產(chǎn)生多少實(shí)質(zhì)良性效益的一個(gè)舉措，結(jié)果導(dǎo)致被取消的命運(yùn)?！惫P者認(rèn)為，《鄭文》以及秘書學(xué)界有的專家學(xué)者給出的對(duì)取消公文主題詞原因的一些認(rèn)識(shí)，是值得探討的。

1 對(duì)取消公文主題詞原因的錯(cuò)誤解讀

1.1 公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，標(biāo)引方法繁瑣嗎？有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“公文主題詞標(biāo)引的隨意性大，且標(biāo)引方法繁瑣” [1]。這一理由并不符合實(shí)際情況。

公文標(biāo)引主題詞，“始于1986年的國務(wù)院文件” [2]。后來，中共中央辦公廳秘書局、國務(wù)院辦公廳秘書局以及其他系統(tǒng)都編制了各自的主題詞表?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》先后有1988年、1994年和1997年3個(gè)版本。我們就以1997年版的《國務(wù)院公文主題詞表》為依據(jù)，來看一看主題詞的標(biāo)引是否隨意性大，方法是否繁瑣。

《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定：標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞；一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引；當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別。

以上是主題詞標(biāo)引方法的主要內(nèi)容。從上述規(guī)定中能看出“標(biāo)引的隨意性大”嗎？能看出“標(biāo)引方法繁瑣”嗎？筆者自2004年以來一直從事秘書學(xué)專業(yè)《文書學(xué)》課程的教學(xué)，在講授公文主題詞時(shí)，依據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》再結(jié)合一些公文標(biāo)題作為實(shí)例，秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生都能較好地理解，并能按要求標(biāo)引出規(guī)范的主題詞來。

為什么有人認(rèn)為主題詞“標(biāo)引的隨意性大”呢？主要原因是在標(biāo)引主題詞時(shí)沒有根據(jù)主題詞表去進(jìn)行，而僅僅從公文標(biāo)題中去加以挑選。這樣做的結(jié)果，隨意選取的“主題詞”與主題詞表中的主題詞有較大的差距，甚至面目全非。之所以認(rèn)為“標(biāo)引方法繁瑣”，主要是認(rèn)為確定主題詞需要查找主題詞表中的主題詞比較麻煩。

可見，只要能夠自覺地利用主題詞表，標(biāo)引主題詞就能夠杜絕隨意性大和標(biāo)引方法繁瑣的問題。

1.2 取消主題詞可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負(fù)擔(dān)嗎？還有一篇文章給出的取消公文主題詞的理由是：“取消主題詞……可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負(fù)擔(dān)，提高公文的時(shí)效性?！盵3] 這與公文主題詞標(biāo)引“費(fèi)時(shí)費(fèi)力” [4]的說法有類似之處。

標(biāo)引一份公文的主題詞，查找主題詞表，從時(shí)間上看，也不過是兩三分鐘的事。因此，認(rèn)為取消主題詞“可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負(fù)擔(dān)，提高公文的時(shí)效性”之類的說法，無疑是站不住腳的。

還有人撰文指出，取消主題詞“大大減輕了辦文者的負(fù)擔(dān)，辦文者不再為查閱大量的主題詞而費(fèi)時(shí)費(fèi)力了，也不再為主題詞標(biāo)引是否正確而煩惱了。取消主題詞，受到了廣大從事公文辦理的文秘工作者極大的歡迎”。[5]筆者以為，文秘工作者極大地歡迎主題詞的被取消，既不是因?yàn)樵僖膊恍枰百M(fèi)時(shí)費(fèi)力了”，也不是因?yàn)樵僖膊恍枰獮椤皹?biāo)引是否正確而煩惱了”，而是因?yàn)椤肮霓k理過程中不需要主題詞”[6]，主題詞的存在與否，“既不影響公文的表達(dá)效果，更不會(huì)影響公文的執(zhí)行力”[7]。因此，文秘工作者對(duì)公文主題詞的重視程度不夠，甚至認(rèn)為可有可無。加之，公文主題詞并非直接從公文標(biāo)題中進(jìn)行選擇，需要專門查閱相應(yīng)的主題詞表，的確有些麻煩，從而產(chǎn)生抵觸情緒，也就不難理解了。

1.3 主題詞失去它的檢索功能了嗎？有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，“主題詞是20世紀(jì)80年代辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，當(dāng)時(shí)主要起到提高檢索檔案主題效率的作用，隨著科技的進(jìn)步，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷，主題詞失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”[8]。

這一解讀未免太過于絕對(duì)化。即使是“用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷”，也得不出主題詞已經(jīng)“失去它的檢索功能，完成了它的歷史使命”的結(jié)論。如果我們繼續(xù)使用主題詞，主題詞的檢索功能依然是存在的。準(zhǔn)確地說，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索效率更高，而不是主題詞失去了檢索功能。

1.4 主題詞實(shí)施過程中“未產(chǎn)生較好效果”嗎？《鄭文》認(rèn)為，實(shí)施主題詞項(xiàng)目過程中存在“研究論證不足”、“實(shí)施價(jià)值追蹤調(diào)查不夠”、“推行措施不力”這三大問題，“結(jié)果使原本動(dòng)機(jī)好的一個(gè)舉措，因未產(chǎn)生較好效果而被取消”?！多嵨摹穼⒐闹黝}詞被取消的原因歸結(jié)到實(shí)施效果不好這一點(diǎn)上。不可否認(rèn)，公文主題詞在實(shí)施過程中的確存在著不少問題，《鄭文》提出的三方面問題也是比較客觀的，但這幾方面的問題還不足以成為公文主題詞被取消的真正原因。我們可以設(shè)想一下，假如公文必須使用主題詞的話，即使因種種原因“未產(chǎn)生較好效果”，我們也可以采取多種措施加以完善，以確保主題詞實(shí)施過程中能夠產(chǎn)生較好的效果?？梢?，“未產(chǎn)生較好效果”只能是原因之一，但絕不是最主要的、起決定性作用的真正原因。

2 取消公文主題詞的真正原因

1997年12月修訂的《國務(wù)院公文主題詞表》在使用說明中指出了編制《國務(wù)院公文主題詞表》的目的是“為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文”。如果有一種更方便快捷的方法可以達(dá)到便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文的目的，那么取消公文主題詞就能夠成為現(xiàn)實(shí)。

在當(dāng)今的辦公自動(dòng)化技術(shù)條件下，很多機(jī)關(guān)單位都普遍使用了局域網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上和互聯(lián)網(wǎng)連接?？萍嫉倪M(jìn)步使得很多機(jī)關(guān)單位紛紛建立了電子政務(wù)平臺(tái)，制發(fā)電子公文，甚至只形成電子公文，僅僅在歸檔時(shí)打印紙質(zhì)公文作為檔案保存。

以安徽師范大學(xué)電子政務(wù)平臺(tái)為例，該平臺(tái)具有文件查閱、文件查詢的功能。筆者曾選擇中共安徽師范大學(xué)委員會(huì)2012年2月21日制發(fā)的師發(fā)〔2012〕1號(hào)文件《關(guān)于印發(fā)〈安徽師范大學(xué)2012年黨政工作要點(diǎn)〉的通知》這份電子公文，檢測了文件查詢的具體情況。

在標(biāo)題欄輸入完整的公文標(biāo)題后，點(diǎn)擊查找，可以找到該文件。

在標(biāo)題欄輸入“黨政工作要點(diǎn)”或“黨政工作”， 點(diǎn)擊查找，可以查到標(biāo)題中含有“黨政工作要點(diǎn)”、“黨政工作”的4個(gè)文件。

在標(biāo)題欄輸入“工作要點(diǎn)”，點(diǎn)擊查找，會(huì)出現(xiàn)所有標(biāo)題中含有“工作要點(diǎn)”的全部193個(gè)文件。

而在標(biāo)題欄輸入“黨政 工作 要點(diǎn)”或“工作 要點(diǎn)”或“黨政 要點(diǎn)”，點(diǎn)擊查找，皆無任何結(jié)果。

通過發(fā)文日期欄查找，共出現(xiàn)5113條信息?？梢姡@種方式查找，無實(shí)際意義。

通過文號(hào)欄查找，與通過“標(biāo)題欄”查找，結(jié)果相同，可以準(zhǔn)確查到該文件。當(dāng)然，以“師發(fā)”或“師發(fā)〔2012〕”也可以進(jìn)行查找，區(qū)別是：以“師發(fā)”查找，顯示的是所有“師發(fā)”文件，以“師發(fā)〔2012〕”查找，出來的是“師發(fā)〔2012〕”的全部文件。

安徽師范大學(xué)紙質(zhì)公文和電子公文一直都沒有標(biāo)引主題詞，所以無法按主題詞進(jìn)行檢索。

由上述可以得出結(jié)論，知道公文標(biāo)題或發(fā)文字號(hào)，可以進(jìn)行準(zhǔn)確查找；不知道完整的公文標(biāo)題，只知道關(guān)鍵詞，也可以進(jìn)行查找。通過關(guān)鍵詞查找非?？旖?、準(zhǔn)確，而且省去了標(biāo)引主題詞時(shí)需要在主題詞表中查找主題詞的麻煩，“加上詞表修訂難度大，周期長，往往一用十余年，難免掛一漏萬，跟不上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要”[9]。更何況有的“主題詞”在主題詞表中還沒有收錄，無法查到，需要人工標(biāo)引，而“由于個(gè)人的理解和認(rèn)識(shí)差異，對(duì)同一個(gè)公文，人工標(biāo)引的主題詞可能存在很大差異”。[10]

總之，和關(guān)鍵詞相比，主題詞標(biāo)引存在著固有的局限性，取消主題詞就成為一種必然。

其實(shí)，就是對(duì)取消主題詞原因作了錯(cuò)誤解讀的作者，也有的談到了取消主題詞的真正原因。“從辦公現(xiàn)代化的角度看，隨著辦公管理信息系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，文檔一體化的關(guān)鍵詞檢索模塊性已非常完善，完全可以擺脫對(duì)主題詞檢索的依賴?！盵11]“隨著科技的進(jìn)步，用關(guān)鍵詞代替主題詞檢索公文信息更方便、更快捷。”[12]

有必要補(bǔ)充說明的是，現(xiàn)在很少有機(jī)關(guān)單位的文書工作與檔案工作實(shí)現(xiàn)了一體化管理，體現(xiàn)在管理軟件上，文件管理軟件與檔案管理軟件尚未接軌統(tǒng)一起來，還處于各自為政的狀態(tài)。以安徽師范大學(xué)為例，該校辦公系統(tǒng)已經(jīng)采用了電子政務(wù)平臺(tái)，而檔案管理系統(tǒng)使用的則是南大之星網(wǎng)絡(luò)版。筆者使用南大之星檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版進(jìn)行了測試，測試情況如下：

在正題名欄輸入“關(guān)于印發(fā)《安徽師范大學(xué)2012年黨政工作要點(diǎn)》的通知”，主題詞欄中則自動(dòng)生成“師范 工作 要點(diǎn) 師范大學(xué) 黨政工作”。今后可以通過“師范 工作 要點(diǎn) 師范大學(xué) 黨政工作”中的全部詞組或部分詞組進(jìn)行檢索。

準(zhǔn)確地說，這里用“主題詞”是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，?yīng)該使用“關(guān)鍵詞”。我們以國務(wù)院2000年發(fā)布的《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》為例進(jìn)行比較。根據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》，這份公文的主題詞應(yīng)該是“文秘工作 公文 辦法”。而將該公文的標(biāo)題輸入到南大之星檔案管理系統(tǒng)的正題名欄，在主題詞欄自動(dòng)生成的則是“國家 行政 機(jī)關(guān) 公文 處理辦法 通知”?？梢?，兩者的差別相當(dāng)大，共同點(diǎn)只有一個(gè)“公文”。真正的主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，而“國家 行政 機(jī)關(guān) 公文 處理辦法 通知”都是從標(biāo)題中生成的詞組。很顯然，將它們稱為關(guān)鍵詞更為合適。

3 結(jié)語

無論是電子政務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)，還是檔案管理系統(tǒng)，只要通過關(guān)鍵詞就可以快速、準(zhǔn)確地在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中模糊查詢到與關(guān)鍵詞相匹配的文件。通過關(guān)鍵詞檢索比主題詞檢索的優(yōu)越性更為明顯，這才是導(dǎo)致主題詞被取消命運(yùn)的真正原因。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：安徽師范大學(xué)文學(xué)院 來稿日期：2014-08-20）