如何做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

王麗+范悅青+胡悅桐

隨著河南油田開(kāi)發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來(lái)越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。本文以河南油田建設(shè)工程公司為例，針對(duì)工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)、常見(jiàn)問(wèn)題提出解決的辦法和措施，以供參考。

1 基建工程檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案數(shù)量多、形成時(shí)間長(zhǎng)。油田地面建設(shè)大部分都是由一個(gè)個(gè)單位、單項(xiàng)工程組成，投資多，項(xiàng)目龐大。從項(xiàng)目的調(diào)研、評(píng)估決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、竣工到試運(yùn)行，少的一年，多的達(dá)3年～5年，而工程檔案收集必須是全過(guò)程參與。

1.2 涉及工作面廣、來(lái)源廣泛。一項(xiàng)工程的檔案絕不僅僅是建設(shè)單位或施工單位的事。它從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)督等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時(shí)歸檔資料，就會(huì)影響基建檔案材料的完整性。

1.3 檔案門(mén)類(lèi)繁多、歸檔載體多樣。在建設(shè)周期內(nèi)所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、工程施工等資料；涉及土建、安裝、電力等專(zhuān)業(yè)；歸檔載體有文字、圖紙、照片、證書(shū)、實(shí)物等載體；形成數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多的工程建設(shè)檔案，其專(zhuān)業(yè)性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。

2 工程建設(shè)檔案管理面臨的問(wèn)題

2.1 重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄。油田建設(shè)工程公司成立以來(lái)一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。

2.2 檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷。工程建設(shè)參建單位多，且工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，因此，檔案資料成套性差，準(zhǔn)確性、完整性不夠。

2.3 重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔。在基建工程建設(shè)過(guò)程中，參建單位收集工程建設(shè)過(guò)程的紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔時(shí)，大部分資料員認(rèn)為沒(méi)有必要?dú)w檔電子文件，在收集的過(guò)程中也沒(méi)有保存電子文件。

2.4 利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低。往往歸檔的檔案存放在檔案室，遇到問(wèn)題有些部門(mén)沒(méi)有想到利用檔案來(lái)解決。而檔案部門(mén)也沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，達(dá)到資源共享。

3 工程建設(shè)檔案管理措施

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。完善制度，建立工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的收集、歸檔、整理、移交等流程都有明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。

3.2 實(shí)施同步跟蹤管理，做好過(guò)程控制。實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過(guò)程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。

3.3 紙質(zhì)與電子檔案同步管理，改變存儲(chǔ)和利用方式。要加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為工程建設(shè)管理服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先，是檔案業(yè)務(wù)、工程專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，懂得工程施工流程。其次，對(duì)工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（作者單位：王麗，中石化河南油建工程有限公司檔案室；范悅青，中石化河南油田測(cè)井公司解釋研究中心；胡悅桐，電子科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院；來(lái)稿日期：2014-08-19）