基層檢察訴訟檔案工作存在問題與對策

郝東生+崔軍華

1 基層檢察院訴訟檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 對訴訟檔案工作重視程度逐年增加。1950年11月滑縣人民檢察署成立時(shí)無下設(shè)機(jī)構(gòu)，至1972年在公安編制內(nèi)設(shè)立了“檢察股”，“文革”前的業(yè)務(wù)檔案留存在公安局。1978年滑縣人民檢察院恢復(fù)重建后，建院以來的檔案材料，由于重視不夠無專人管理，保存得不夠完整。1986年設(shè)立了檔案室，及時(shí)將保存在縣公安局“文革”前的業(yè)務(wù)檔案及資料歸入滑縣檢察院。自1979年恢復(fù)重建以來的各類文書檔案保管越來越得到重視，檢察機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理意識得到不斷提高，訴訟檔案歸檔及時(shí)性和優(yōu)秀率均大幅提高。

1.2 訴訟檔案工作基礎(chǔ)不斷夯實(shí)。目前，滑縣人民檢察院通過辦理各類案件，履行法律監(jiān)督職能形成文書檔案、訴訟檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等種類檔案。其中訴訟檔案數(shù)量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬元，購置微機(jī)、密集型檔案架等檔案專用設(shè)施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現(xiàn)占地面積80余平方米，可容納未來50年新增各類卷宗、影像檔案。

2 存在的問題與不足

2.1 干警檔案管理規(guī)范意識不強(qiáng)，不能及時(shí)歸檔。當(dāng)前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對檔案材料完整規(guī)范、及時(shí)準(zhǔn)確歸檔關(guān)注得少；不能做到檔案材料及時(shí)結(jié)案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對歸檔的檔案材料重?cái)?shù)量不重質(zhì)量，頁碼重疊、順序顛倒等問題存在，給專職檔案管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)。對檢察機(jī)關(guān)來講，沒有完整規(guī)范的檢察檔案作記錄，檔案的開發(fā)和利用就成為無源之水無本之木。

2.2 檔案案卷質(zhì)量不高，檔案安全存在隱患。①卷內(nèi)材料不全，卷內(nèi)文件短缺。一旦有當(dāng)事人提出異議，需要復(fù)查時(shí)，可能因缺乏某項(xiàng)內(nèi)容而影響案件的公正性。②卷內(nèi)材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫不全，歸檔卷宗的收案日期和結(jié)案日期填寫不規(guī)范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當(dāng)部分材料中存在劣質(zhì)字跡（即鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統(tǒng)檢查驗(yàn)收訴訟檔案時(shí)，對劣質(zhì)字跡的要求是復(fù)印，但復(fù)印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)?？傮w來講，目前檔案室大多是館藏，內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量多、時(shí)間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中，加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理規(guī)格不統(tǒng)一等，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)工作普遍較差。

2.3 檔案管理信息化程度不高。基層檢察院由于經(jīng)費(fèi)、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，該院計(jì)算機(jī)嚴(yán)重老化也很難適應(yīng)數(shù)字化管理要求。

2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機(jī)關(guān)的性質(zhì)要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價(jià)值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來看，均為案卷復(fù)查和辦案需要的借閱。

3 改進(jìn)檢察訴訟檔案管理的對策與建議

3.1 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。重視專兼職檔案人員業(yè)務(wù)提高，積極組織檔案人員參加上級業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷教育等，持續(xù)“充電”，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)檔案人才。

3.2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方法，確保質(zhì)量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。一要層層把關(guān)、及時(shí)歸檔。訴訟案卷歸檔，要經(jīng)各辦案部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)勤人員對承辦人整理的案卷材料逐一審查，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)齊，然后向檔案室移交檔案和清冊，過期不交的檔案，檔案室應(yīng)積極催交。二要嚴(yán)格按照實(shí)際辦案程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執(zhí)行監(jiān)督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序，按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規(guī)定排列。

3.3 夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)，確保保障到位。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)利用，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助工作，提高效率，以實(shí)現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、高效的檔案信息處理，增強(qiáng)檢察檔案資源開發(fā)利用的實(shí)用性、有效性和針對性。

3.4 處理好保密與利用工作的關(guān)系。涉密檔案保而不用，只會(huì)失去檔案的價(jià)值。檔案工作者要主動(dòng)預(yù)測、捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，并作出相應(yīng)對策，征求各方對檔案利用意見，公布或提供服務(wù)的范圍、內(nèi)容，便于利用者了解室藏情況，服務(wù)范圍由嚴(yán)格限制向面向特定人群服務(wù)轉(zhuǎn)換。

（作者單位：滑縣人民檢察院 來稿日期：2014-08-18）