檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用及問(wèn)題探討

劉正霞

摘 要：加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的科學(xué)化管理、開發(fā)和利用，不僅對(duì)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用，而且還能客觀反映建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)程中的輝煌成就和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。目前.對(duì)于新時(shí)期醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的步伐。大多數(shù)醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)。因此。挖掘利用檔案信息資源，更新新時(shí)期醫(yī)院檔案管理模式。對(duì)推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展具有極其重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；缺陷；對(duì)策

1 檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位和作用

1.1 醫(yī)院檔案是反映醫(yī)院發(fā)展的見證和縮影

醫(yī)院作為社會(huì)工作的一個(gè)特殊行業(yè)，承載者記錄社會(huì)變遷和保障人民身心健康的偉大重任。而醫(yī)院檔案作為一種存儲(chǔ)和加工信息的載體，反映醫(yī)院發(fā)展信息的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛。從以前單一的文書檔案、手寫病歷檔案、照片檔案到今天門類眾多的數(shù)字化檔案、科研檔案、影像檔案、縮微膠片檔案、電子病案、實(shí)物檔案等。隨著檔案存儲(chǔ)門類的不斷豐富，它詳細(xì)、生動(dòng)地記載著醫(yī)院在不同歷史發(fā)展時(shí)期的進(jìn)程，客觀反映了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的發(fā)展規(guī)律，體現(xiàn)了人民生產(chǎn)生活、醫(yī)療保健水平的發(fā)展方向。

1.2 醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要信息寶庫(kù).是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分

一方面.可以利用設(shè)備檔案、基建檔案、科研技術(shù)檔案等信息資源，不斷開拓創(chuàng)新，科學(xué)地組織生產(chǎn)和醫(yī)療研發(fā)，使醫(yī)院技術(shù)力量更加雄厚，科室布局趨于合理，科研項(xiàng)目廣泛應(yīng)用，從而取得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。另一方面，合理開發(fā)利用這些信息資源可為醫(yī)院發(fā)展決策服務(wù)，為醫(yī)院提高診療水平服務(wù)，為醫(yī)院解決各類糾紛服務(wù)，為醫(yī)院技術(shù)革新，清產(chǎn)核資服務(wù)，從而直接或間接地為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。

2 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要缺陷

2.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

由于檔案管理工作的主要目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)利用，對(duì)于立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益難以產(chǎn)生。因此。醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的重視和支持.普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)。認(rèn)識(shí)不到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動(dòng)性逐步減退，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，工作業(yè)績(jī)不突出，導(dǎo)致檔案工作停滯不前。

2.2 醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍

目前，許多醫(yī)院未設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內(nèi)容局限，醫(yī)院重要檔案資源如：科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病案則分別由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，各類檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限.錯(cuò)過(guò)了檔案最佳的收集、整理、歸檔時(shí)限.導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件材料收集內(nèi)容不夠齊全，整理規(guī)程不規(guī)范，裝訂質(zhì)量不過(guò)關(guān)等檔案基礎(chǔ)質(zhì)量問(wèn)題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫(yī)院檔案質(zhì)量。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發(fā)利用，無(wú)一不體現(xiàn)著檔案工作者過(guò)硬的專業(yè)理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，難以做到及時(shí)、完整、全面地收集所需歸檔文件。另外檔案工作清貧、乏味，有的人員缺乏對(duì)檔案工作的熱愛，不安心本職工作，工作積極性不高，造成檔案人員流動(dòng)性快，管理經(jīng)驗(yàn)不足，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的方案

3.1 加強(qiáng)宣傳.弘揚(yáng)檔案精神，增強(qiáng)檔案意識(shí)

做好檔案工作要大力宣傳檔案工作的重要性，秉持“創(chuàng)新、為民、忘我”的新時(shí)期檔案人精神，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識(shí)。一方面要通過(guò)醫(yī)院電子屏幕、宣傳欄、醫(yī)院報(bào)刊等多種形式，大力宣傳檔案工作法律、法規(guī)、方針、政策，弘揚(yáng)檔案精神。另一方面，要定期召開檔案工作專題會(huì)議，研究檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作納入重要議事日程.了解檔案工作中的困難和存在問(wèn)題，關(guān)心、支持檔案工作。每年定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。選派檔案工作業(yè)務(wù)骨干參加上級(jí)檔案部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)理論交流和學(xué)習(xí)。用先進(jìn)的檔案管理理論和方法武裝檔案管理人員.以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作再上新臺(tái)階。

3.2 制定健全的檔案管理制度.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

要做好檔案管理工作，醫(yī)院制定健全的規(guī)章制度是基礎(chǔ)，有了這些制度的約束和管理，不僅可以規(guī)范檔案管理人員的工作行為，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，而且可以進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。通過(guò)制定考核和獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，將檔案工作納入科室工作質(zhì)量考核內(nèi)容，定期組織質(zhì)量控制人員對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)量考核，使用工作質(zhì)量PDCA循環(huán)管理辦法。進(jìn)行計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)的持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)。在醫(yī)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃中納人檔案管理人員培養(yǎng)，通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)、職稱晉升、專業(yè)培訓(xùn)及考核獎(jiǎng)勵(lì)。調(diào)動(dòng)大家做好檔案管理工作的積極性，選用的兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人員從事檔案管理工作.同時(shí)要重視其它方面的學(xué)習(xí)，如外語(yǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)能力等的學(xué)習(xí)，從而使檔案管理人員的綜合素質(zhì)全面提高。

3.3 嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)管理醫(yī)院檔案，創(chuàng)建檔案工作新局面

醫(yī)院檔案部門要科學(xué)制定適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的《分類編號(hào)規(guī)則》、《文件材料整理規(guī)程》和《工作流程》等一系列科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作體系，力求存儲(chǔ)信息結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良、種類齊全。做到從收集到分類，從整理到立卷，從歸檔到利用等工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。隨著檔案門類的增多和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，重點(diǎn)要保證電子公文檔案、磁性載體檔案的管理質(zhì)量符合要求，粘貼標(biāo)簽準(zhǔn)確，保管時(shí)間確切，保護(hù)措施得力，儀器設(shè)施齊全，從而使紙質(zhì)檔案、現(xiàn)代化電子檔案、影像檔案、磁性載體檔案均符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。使檔案更生動(dòng)、更形象、更直觀地反映醫(yī)院發(fā)展面貌。使醫(yī)院對(duì)檔案的開發(fā)利用更方便、更準(zhǔn)切、更及時(shí)。

3.4 運(yùn)用科學(xué)管理方法.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式，配備先進(jìn)的管理設(shè)備是做好檔案信息化工作的重要環(huán)節(jié)。①檔案室要合理規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)房，配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備儀器如：計(jì)算機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、除塵、除濕、烘干、滅火器等，科學(xué)控制庫(kù)房溫濕度.防止蟲害、火災(zāi)、潮濕等不良災(zāi)害的發(fā)生。②運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理軟件和局域網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院各部門開展檔案收集、登記、著錄、檢索、查找、閱覽等檔案信息資料管理工作。③要努力建設(shè)以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化管理體系，開展為醫(yī)院各部門提供檔案信息資料服務(wù)工作。發(fā)揮膠片、磁盤、光盤、磁帶等新型載體儲(chǔ)存容量大、攜帶方便、便于查找存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)與共享資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案提供利用形式的多樣性和廣泛性。④要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí).甄別檔案信息資源的開發(fā)利用價(jià)值，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度，切實(shí)維護(hù)好醫(yī)院檔案信息的完整和安全。

3.5 樹立服務(wù)大局觀念，積極開展醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用

提供利用準(zhǔn)確、詳實(shí)、豐富的檔案信息資料是檔案管理的最終目的。檔案管理工作人員要牢固樹立服務(wù)觀念，根據(jù)醫(yī)院工作目標(biāo)和安排，充分利用照片檔案、科技檔案、科研課題檔案、設(shè)備檔案、基建檔案的豐富內(nèi)容。積極為各科室提供有參考價(jià)值的檔案資料，開展多種多樣的檔案編研活動(dòng)。編寫各種專題匯編成果，為臨床、醫(yī)療、教學(xué)、科研工作等方面提供多層面，全方位的信息資源。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理.充分收集醫(yī)院各部門對(duì)檔案信息資源的利用需求，做到投其所需，用其所用，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供重要的信息力量支持。

總之，醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分。加強(qiáng)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更是醫(yī)院進(jìn)步的體現(xiàn)。柳檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到自身的不足和改進(jìn)的工作的重點(diǎn)，牢固樹立大局觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，探索研究適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案管理新模式、新方法，提高醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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