對(duì)電子檔案紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

李怡林

摘 要：信息化技術(shù)對(duì)現(xiàn)代高校的檔案管理工作帶來(lái)了巨大的改變。在信息化技術(shù)條件下，電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，具有諸多的優(yōu)勢(shì)。但由于目前正處于紙質(zhì)檔案與電子檔案的過(guò)渡期，以及電子檔案管理技術(shù)、機(jī)制尚不完善等因素影響，就導(dǎo)致了當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的局面出現(xiàn)。在這樣的情況下，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并做好電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理工作，從而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)

1.1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

在高校發(fā)展與日常運(yùn)作的過(guò)程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生許多具有作用價(jià)值的檔案信息，例如師生的情況資料、教學(xué)科研資料、各種活動(dòng)會(huì)議的記錄等等。在信息化技術(shù)出現(xiàn)后，高校開(kāi)始借助于信息化的技術(shù)、設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理，其原因在于信息化技術(shù)條件下的檔案管理具有以下優(yōu)點(diǎn)：第一，所需的物理存儲(chǔ)空間小，在非常小的存儲(chǔ)媒介內(nèi)，可以存儲(chǔ)非常大量的數(shù)據(jù)信息，例如硬盤(pán)、光盤(pán)等；第二，管理過(guò)程與操作方便，能夠節(jié)省大量的人力成本，而且速度非?？欤侨肆λ荒芗暗?；第三，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)類(lèi)型豐富，從傳統(tǒng)的文字信息到圖片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存儲(chǔ)；第四，傳輸速度快、共享方便、利用率高。信息化檔案管理主要借助的是計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施設(shè)備，它們具有諸多的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)也正是人們借助他們進(jìn)行檔案管理的原因，借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)，檔案信息能夠即時(shí)性的傳輸?shù)饺魏斡芯W(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方，共享非常方便，而且借助計(jì)算機(jī)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入的挖掘，可以將檔案的作用價(jià)值最大化的發(fā)揮出來(lái)。

1.2 電子檔案的缺點(diǎn)

信息化技術(shù)條件下的電子檔案具有許多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)，但是我們也要認(rèn)識(shí)到其存在的缺點(diǎn)，這樣才能真正有效的利用電子檔案。通過(guò)對(duì)信息化檔案管理的實(shí)踐，電子檔案的缺點(diǎn)被總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，需要電力支持，在停電的情況下，便會(huì)導(dǎo)致管理系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行；第二，對(duì)硬件的要求嚴(yán)格，如果某些計(jì)算機(jī)硬件、互聯(lián)網(wǎng)硬件出現(xiàn)損壞，便會(huì)導(dǎo)致管理系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行；點(diǎn)三，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境復(fù)雜，一些人為或是病毒的入侵，會(huì)導(dǎo)致管理系統(tǒng)崩潰，或是檔案信息泄露、破壞等等。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

電子檔案與紙質(zhì)檔案各具優(yōu)勢(shì)，在當(dāng)前這兩者共存的情況下，應(yīng)當(dāng)對(duì)其優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，從而提高高校檔案管理工作的質(zhì)量。

2.1 利用紙質(zhì)檔案來(lái)解決電子檔案對(duì)電力與硬件的依賴(lài)性

紙質(zhì)檔案雖然在管理上比較麻煩，但是卻不需要依靠較多的外界技術(shù)支持，所以可以將其作為電子檔案的一種后備檔案，這樣就能夠在信息化檔案管理系統(tǒng)無(wú)法運(yùn)行的時(shí)候，起到彌補(bǔ)作用，始終保持高校檔案管理工作的有序推進(jìn)。

2.2 利用紙質(zhì)檔案來(lái)解決電子檔案的難確定性

從當(dāng)前的法律層面來(lái)講，我國(guó)對(duì)電子檔案的認(rèn)同還存在著不確定性，如果在電子檔案發(fā)生法律糾紛，且沒(méi)有相關(guān)證據(jù)的情況下，就需要有紙質(zhì)檔案來(lái)解決這種不確定性，畢竟紙質(zhì)檔案在我國(guó)有著非常長(zhǎng)久的應(yīng)用歷史與法律實(shí)踐作用.

2.3 利用電子檔案解決紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)的便利性及復(fù)用性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案復(fù)制困難、傳輸不便，想要實(shí)現(xiàn)大范圍的共享更是難上加難，而這正是信息化電子技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在。所以，可以在實(shí)際的管理工作當(dāng)中利用電子檔案解決紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)的便利性及復(fù)用性。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的局面已經(jīng)形成，且還會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，由于其兩者之間的互補(bǔ)，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量與有效性，所以在具體的管理工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到“齊抓共管”，不偏向于任何一方。

3.1 推行雙規(guī)管理模式

所謂的雙軌管理模式，就是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理同時(shí)進(jìn)行。首先，要根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自特點(diǎn)，分別建立管理操作模式，并在兩種管理模式之間，打通溝通連接的渠道，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步存儲(chǔ)、同步更新。例如在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來(lái)保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性，或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開(kāi)放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿(mǎn)足檔案信息資源共享的需要。

3.2 完善電子檔案管理制度

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著非常長(zhǎng)的管理歷史與經(jīng)驗(yàn)，所形成的管理制度也較為完善、合理但由于電子檔案的出現(xiàn)尚不算久，所以其管理制度還需要進(jìn)行探索與完善。首先，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開(kāi)始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

3.3 改善檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)

不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都必須要有相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)作為基本條件保障。在這兩者共存的情況下，應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)改善其管理物質(zhì)基礎(chǔ)。在紙質(zhì)檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)格外注意檔案環(huán)存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)化與改善，至少要達(dá)到防水、防潮、防火等基本要求，以保證紙質(zhì)檔案管理的安全性。對(duì)于電子檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)完善，相對(duì)復(fù)雜，各種各樣的硬件、軟件均需要根據(jù)高校檔案管理工作的需求進(jìn)行必要的升級(jí)，同時(shí)還要搞好相應(yīng)的安全防護(hù)工作，例如配置防火墻、構(gòu)建檔案信息自動(dòng)備份系統(tǒng)等等。

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