探析圖書館檔案優(yōu)化管理的措施及思考

肖艷平

摘 要：隨著當(dāng)今信息化管理建設(shè)步伐的加快，伴隨著圖書館檔案材料種類的數(shù)量在不斷增加，提高圖書館檔案管理系統(tǒng)必須能夠更好地促進(jìn)信息和專業(yè)的檔案管理庫(kù)的建設(shè)。文章論述了圖書館檔案優(yōu)化的重要性，接著分析了圖書館檔案管理的現(xiàn)狀，重點(diǎn)探討如何提高運(yùn)用現(xiàn)代圖書管理理念和技術(shù)庫(kù)文件的管理問題。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；探析；措施

檔案管理在圖書館工作中有著鮮明的性質(zhì)：歷史性，參考性，科學(xué)性。近幾年來，伴隨著我國(guó)院校自身教育規(guī)模的擴(kuò)大，如何正確審視當(dāng)代圖書館檔案工作的重要性，推進(jìn)圖書館檔案優(yōu)化管理工作，具有其重要的研究?jī)r(jià)值。

1 圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

1.1 優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進(jìn)行

圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗(yàn)，對(duì)圖書館人員編制進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并通過檔案信息反映了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價(jià)值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標(biāo)。

1.2 檔案管理是圖書館進(jìn)行科學(xué)管理的重要手段

通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進(jìn)一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對(duì)于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進(jìn)行詳細(xì)記錄工作，都是為未來圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 圖書館檔案優(yōu)化管理當(dāng)前存在問題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

許多圖書館都沒有意識(shí)到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認(rèn)為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行針對(duì)圖書進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件分類，建立索引就可以了。更糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會(huì)議重點(diǎn)討論了檔案管理考核的重要性，但在實(shí)際工作中也沒有實(shí)行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。所以，對(duì)檔案管理意識(shí)薄弱問題將不可避免地導(dǎo)致檔案管理意識(shí)的降低，進(jìn)而大大降低了圖書檔案管理的質(zhì)量水平。

2.2 檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高

目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語(yǔ)文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進(jìn)行排序放置，而這種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對(duì)分類查找。由于檔案管理機(jī)構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

2.3 對(duì)檔案管理的進(jìn)一步數(shù)字化開發(fā)利用進(jìn)程緩慢

當(dāng)前，部分圖書館的檔案管理仍然使用紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄為主的傳統(tǒng)管理模式，已不能滿足人們快速訪問檔案文獻(xiàn)資源的需求。許多圖書館沒有數(shù)字化檔案館，對(duì)于檔案文獻(xiàn)的編寫仍然停留在手工階段。雖然每個(gè)檔案管理部門已經(jīng)配備了電腦等現(xiàn)代化設(shè)備，但使用的范圍非常有限，使文件管理服務(wù)未能達(dá)到科學(xué)化發(fā)展。檔案的收集，整理，分類，編目等工作量繁瑣復(fù)雜，用手工完成錄入速度慢，保存效果差。

3 圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

3.1 優(yōu)化完善圖書館檔案管理機(jī)制

科學(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機(jī)制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨(dú)做的很好的，有很多檔案材料往往涉及到多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管期限表制，分保管期間，評(píng)估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)圖書館檔案管理建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫(kù)

所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對(duì)圖書信息進(jìn)行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實(shí)現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào)處理。因此，建立高效的圖書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是能夠非常合理利用信息資源庫(kù)文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)將圖書檔案管理通過電腦檔案信息化管理，進(jìn)一步完善圖書館檔案的日常管理工作。

3.3 提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。對(duì)于檔案管理人員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認(rèn)識(shí)到圖書管理人員對(duì)圖書館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅性，增強(qiáng)工作責(zé)任感，及時(shí)的準(zhǔn)確地對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理。

4 結(jié)論

優(yōu)化圖書管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)信息檔案和數(shù)字信息時(shí)代圖書館建設(shè)，抓住機(jī)遇，加快自身發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)更好地服務(wù)于我國(guó)社會(huì)改革發(fā)展和建設(shè)工作。

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