聲像檔案管理存在的問題及對策研究

谷全心

摘 要：本文從工作實際出發(fā)，介紹了聲像檔案的特性、作用，以及聲像檔案管理工作中存在的問題及解決的方法和對策。

關(guān)鍵詞：聲像；檔案；管理

聲像檔案是指在科研生產(chǎn)、試驗、管理、經(jīng)營、基建、黨政、外事及其它各項管理活動中形成的，具有保存價值的錄像片、影視片、錄音、照片等聲像資料及附屬文字說明。本文針對聲像檔案方面的認識并結(jié)合單位的實際情況，對聲像檔案的特征、作用、存在的問題及解決方法做初步的探討。

1 聲像檔案的特性

聲像檔案是以特殊載體、特殊的方式記錄信息的特殊門類的檔案，它除了具有同紙質(zhì)檔案的共同特性如原始記錄性、憑證性、知識性、信息性之外，還具有它自身的特殊性質(zhì)。

1.1 視聽形象性

聲像檔案是將檔案信息記錄在特殊載體之上，它能在一定時間內(nèi)或更短時間準確無誤地將要記錄的信息比如時間、地點、人物、內(nèi)容、環(huán)境永久地保留在載體之上，它可以不受文字限制，以生動形象、直觀真實見長，不受時空限制，給人以身臨其境之感，從而具有紙質(zhì)檔案無法比擬的強大感染力和說服力。

1.2 內(nèi)容綜合性

隨著科學(xué)技術(shù)和文化事業(yè)的發(fā)展，社會分工越來越細，導(dǎo)致檔案形成領(lǐng)域不斷擴大，聲像檔案以其獨特的載體和記錄檔案信息的方式產(chǎn)生于社會活動的各個領(lǐng)域，記錄內(nèi)容也越來越豐富，它可以涉及到單位的財務(wù)、黨政、教學(xué)、科研等活動的方方面面，它與文書檔案、人事檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、財會檔案等門類的紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上相互印證，在形式上又相互補充，構(gòu)成文字與圖像結(jié)合的有機整體。

1.3 利用方便性

紙質(zhì)檔案形成多為孤本，因此利用者在利用時受到限制，而且在提供利用時還存在檔案的磨損、被破壞等不利因素，加上紙質(zhì)檔案有保密性的限制，這樣就大大限制了紙質(zhì)檔案的利用。與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案具有易復(fù)制性的特點，如照片、縮微片等感光材料的翻拍、掃描復(fù)制，只要物質(zhì)條件具備，就可以將聲像檔案復(fù)制成與母帶一樣的聲像材料，在提供利用時，將母帶存檔，將復(fù)制片借出。因此，聲像檔案以其自身獨特的特性，即以聲、圖并茂，情景交融的載體形式使現(xiàn)代檔案與利用者更加貼近，使聲像檔案的利用價值日益增大。

2 聲像檔案的作用

由于聲像檔案在內(nèi)容上的多樣性與形式上的特殊性，決定了它具有把單位各項事物的發(fā)生、發(fā)展的原貌真實而生動記錄下來，重現(xiàn)歷史、回顧歷史、展望未來，指導(dǎo)現(xiàn)實工作的作用。

2.1 利用聲像檔案舉辦展覽，對人們進行真實而客觀的教育

由于聲像檔案具有原始性、真實性，它生動形象，可直接作用于人的感官器官，因此無論從人的生理機能還是認識過程，無疑都會給人以親切、直觀、易于接受的感覺。

2.2 利用聲像檔案編史修志

聲像檔案是編史修志的主要依據(jù)，利用館藏真實而可靠的具有權(quán)威性的聲像檔案進行編史修志，不僅可以保證內(nèi)容真實可信，而且也使檔案存史價值得到實現(xiàn)。

2.3 憑證和參考的作用

例如每次試驗拍攝的素材，影像、聲音互相印證，更貼近現(xiàn)實，為以后參考分析提供形象的證據(jù)。

3 聲像檔案管理工作中存在的問題

3.1 攝錄人員存在人員配置和認識的問題。

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。在人員配置方面普遍存在年齡偏大、學(xué)歷偏低、人員數(shù)量偏少等問題。

攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區(qū)。一種是部分人認為在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電視臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

3.2 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

聲像檔案的管理目前存在著三種管理形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交；二是各科室一年一次移交檔案室；三是由科室分散保管或個人保存。這表明有的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏必要的統(tǒng)一管理制度，缺乏有效的保障措施。

3.3 檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片、底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝錄人員自己也難以追憶齊全和準確。積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，一盤帶子反復(fù)用，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，由于管理不規(guī)范，當檔案部門去收集時，往往不愿交。原因主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.4 保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。應(yīng)設(shè)置聲像檔案室或配備聲像檔案專柜，不應(yīng)將聲像檔案存放在不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求的文書柜內(nèi)或與其它檔案混存。由于不具備保管條件致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，追悔莫及。

3.5 收集渠道不暢，聲像檔案館、室收藏匱乏

基層單位中有相當一部分的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，致使聲像檔案館藏匱乏。endprint

4 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

4.1 加強宣傳，提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各單位各部門的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全體職工，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

4.2 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。建立相應(yīng)的聲像檔案管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向上級檔案館移交。在此基礎(chǔ)上要狠抓制度落實，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

4.3 加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標管理、年度檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.4 結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

4.5 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合實際，要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：1）、通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。2）、重點單位、重點科室重點收集。對重點單位、重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。3）、重點人物直接征集。單位內(nèi)主要領(lǐng)導(dǎo)、項目負責人參加的任務(wù)或會議比較多，有時直接自己拍攝照片或錄像，對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。4）、廣泛的社會征集。對散存在單位職工手中的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

綜上所述，聲像檔案在檔案管理中的地位日益重要，與紙質(zhì)檔案互相補充、互相印證，豐富了館藏，齊全了門類。聲像檔案是一門發(fā)展?jié)摿艽蟮奶厥廨d體檔案，它無論從內(nèi)容上還是從形式上都讓人容易接受，是一種很重要的社會信息源。只要在檔案制度管理和人們的檔案意識上多做些工作，聲像檔案的社會利用價值是不可限量的。endprint