淺談轉制科研機構檔案管理工作存在問題及對策

張艷萍

前言

1999年國務院正式批準國家了經貿委管理的10個國家局所屬242家科研機構的管理體制改革實施方案。這是自1985年科技體制改革以來最大的改革，即單位的性質發(fā)生了根本變化，由事業(yè)單位管理體制轉化為企業(yè)管理體制。近幾年來，隨著國企改革的進一步深入，很多轉制后的單位又相繼進行了重組改制。在這一系列的轉制、改制過程中，企業(yè)的工作重點由最初的搞科研出成果轉移到開發(fā)市場增產創(chuàng)收上來，相應的生產經營管理模式和制度不斷的被探索和創(chuàng)新，但是很多企業(yè)的檔案管理工作很大程度上還仍在套用改制前的制度和模式，改革的步伐明顯滯后。

摘要：本文結合作者在實際工作中遇到的問題和體會闡述了改制企業(yè)中檔案管理工作存在的問題和對策

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度的修訂與完善明顯滯后，管理不到位

國有企業(yè)在經過資產重組、結構調整等改革后，原有企事單位逐步成為股份有限公司、有限責任公司等。內部管理機構的調整和人員配備以及其它各項制度的建立和完善工作都很及時到位，但檔案管理制度的修訂工作嚴重滯后，有的單位仍沿用改制前的制度和規(guī)定，檔案管理工作很大程度靠檔案人員的經驗和主觀判斷向前推進，缺乏制度的規(guī)范和支持。

（二）對檔案管理工作認識不足，重視不夠

原事業(yè)管理體制的單位改制成企業(yè)后，因工作重點經營模式的變化導致企業(yè)對檔案管理工作的重視不夠，員工對檔案的意識淡薄。以科技檔案為例，轉制前，從領導干部到普通員工對科技資料的收集整理都很重視，已經形成了一種自覺性和工作習慣，因為這些資料會成為后續(xù)科學研究和成果創(chuàng)新的重要參考和依據(jù)，所以每一項科研課題的檔案資料都很完整齊全，記錄了該項課題的全部研究細節(jié)和過程，歸檔也及時規(guī)范。轉制后，由于大家把工作重心都轉移到怎樣開拓市場，增加創(chuàng)收上來，盡管人人都懂得自主研發(fā)的科技成果是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展的生命線，但搞科研的短期效果很難呈現(xiàn)，很多人自然不再踏踏實實潛心研究，對工作中的資料更談不上自覺整理積極歸檔。其次，科研機構的轉制改革形成了一種“合作、共建”的研究模式，一個研究項目可能涉及一個或多個其它關聯(lián)單位和人員，項目資料的收集、積累和整理工作更難得到重視，往往項目完成后，除了鑒定所必需的材料，該課題項目的其它原始資料料很難能夠完整的積累下來。另外，也有一些研究人員不愿將科研資料交單位存檔，將其視為個人所有，人為地隱瞞關鍵性研究資料，從而使課題項目的最終歸檔缺少核心的東西，歸檔的科技檔案質量自然不高，由此導致如今的課題檔案資料遠達不到改制前那樣詳實，自然今后的利用和參考價值也大打折扣，更多的只是為職稱評定報獎晉級提供服務。

（三）檔案管理信息化程度不高，影響檔案資源的有效開發(fā)和利用？

目前很多單位的檔案管理還停留在手工管理上，在檔案信息化建設方面投入不足，檔案數(shù)字化工作進展緩慢，嚴重影響檔案資源的有效開發(fā)和利用。尤其表現(xiàn)在科技檔案上，目前科研課題項目形成的都是電子圖紙和文檔，缺少檔案管理的信息化平臺，很難將科研項目的電子技術資料收集完整形成寶貴的科技檔案資源。

二、提升檔案管理水平的對策

（一）修訂完善各項檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，建立一套適應本企業(yè)特點、科學規(guī)范的檔案管理體系。

依照《中華人民共和國檔案法》，根據(jù)國家檔案局、國家經委、國家計委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》和國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結合企業(yè)改制后的實際情況，修訂完善本企業(yè)各項檔案管理制度，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中管理，理順檔案管理機構與其它各單位的工作關系，在企業(yè)內部形成一個相互聯(lián)系、相互滲透的檔案管理網絡，使得檔案工作的發(fā)展不滯后于企業(yè)發(fā)展速度。

（二）轉變觀念，提高認識，強調檔案管理的重要意義。

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的寶貴資源，它真實記錄了企業(yè)在生產、技術、科研和經營等各方面的活動。作為一種信息資源，企業(yè)檔案是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產。在企業(yè)改革與發(fā)展的同時，重視企業(yè)檔案管理工作，科學規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作。做好檔案管理工作必將為企業(yè)各項工作的開展創(chuàng)造有利條件，對規(guī)避和抵御各種風險也會起到一定的必備作用。

為提高全員檔案意識，使之在工作中自覺收集整理有價值的檔案資料，保管利用好這些寶貴資源，除了通過建立各種制度來規(guī)范員工行為外，在企業(yè)內部還可以利用各種載體開展靈活多樣的活動，提高員工對檔案工作的認知度，逐步使他們重視檔案的意識從被要求變成自覺自愿的行為意識。

（三）逐步實現(xiàn)檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案資料的在線收集、歸檔與利用

根據(jù)企業(yè)自身實際情況，逐步加大檔案管理信息化的投入，建立檔案信息化平臺，實現(xiàn)紙質檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，不斷提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

（四）遵循規(guī)則，靈活管理，使檔案管理工作更好的服務于企業(yè)

檔案管理的最終目的是利用。國家檔案局2000年12月6日頒布實施了《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》），改變了傳統(tǒng)以"卷"為單位的文書立卷方式，采用以"件"為單位的整理模式，是檔案管理方式上的一項重大改革，《規(guī)則》無疑簡化了檔案整理程序，可以隨辦隨歸。但是在實際操作中還需要檔案管理人員根據(jù)單位的具體情況靈活踐行《規(guī)則》中的各項規(guī)定，以有利于檔案利用方便高效為原則。

《規(guī)則》中規(guī)定一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為—件?，F(xiàn)在很多檔案人員將定稿簡單的理解為正式文件的底稿，所以在以件為單位歸檔時將底稿與正式文件視為一件存檔，但是真正意義上的定稿是指草稿經過修改、審閱、并由領導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。這其中要有修改、審閱簽發(fā)等過程記錄痕跡，如果沒有這些過程記錄的文件底稿與正式文件視為一件存檔沒有任何意義，而且還多占了很多儲存空間.所以，對于單位行文的歸檔應該視具體情況靈活掌握，如果重要文件，其形成必然會經過起草、征求意見、討論修改、最終定稿的過程，文件歸檔時就應該將記錄此文件形成過程的定稿本與正式文件視為一件一起存檔，而一般定稿比較簡單的文件，如果沒有文件形成的過程記錄的底稿就沒必要再存檔，只存正式文件就可以了。

文件以件為單位整理歸檔簡化管理工作的同時也存在著一定的缺憾，在實際工作中存在這樣的情況，一個事由的多個文件要從不同的卷盒中調出，如果不把這引起文件調全就看不出事件的產生發(fā)展過程，這在一定程度上影響了檔案的高效利用。所以實際操作中，可以變通地將同一年內的同一事件形成的文件視為一件處理，如果以一件處理文件過厚可以分件相鄰存放。對于同一重要事件跨年度形成的不同文件以文件復本形式單存一卷。對于重大或常規(guī)事件可以建立專題目錄方便檔案的查找和利用，比如單位歷史沿革專題目錄、機構調整專題目錄、干部任免專題目錄等等。有了這些專題目錄或專題卷，相關工作查考的效率則會大大提升。

（四）注重檔案編研成果的開發(fā)和利用

檔案編研是一項以庫藏檔案資料為基礎，以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項專門工作，是檔案管理工作的重要組成部分，也是提高服務質量保護原始檔案的一個重要手段。編研成果的質量從某種程度上體現(xiàn)了一個企業(yè)的檔案管理水平，所以，要把檔案編研成果的開發(fā)和利用自覺納入企業(yè)檔案管理工作體系中。

通常編研成果按加工層次不同分為一次加工的編研成果，比如一些專題資料的匯編、發(fā)文匯編等；二次加工的編研成果，比如，大事記、組織沿革等；三次加工的編研，比如企業(yè)年鑒、專業(yè)手冊等等。根據(jù)企業(yè)自身實際情況，積極開發(fā)檔案各類編制研成果，使檔案的利用服務工作由“你查我調”的零散被動式服務到系統(tǒng)主動式服務，同時增加了檔案資料的易讀性和原始檔案的壽命。

（作者單位：中煤科工集團唐山研究院有限公司）endprint