淺談檔案信息數(shù)字化

付瑜

檔案是從古至今歷史的見證?，F(xiàn)代社會科技的發(fā)展日新月異，檔案的存儲和管理也悄然發(fā)生了變化。以前人們收集檔案信息，往往只能大海撈針。今天，尤其是在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)地區(qū)，人們可以通過去檔案館、甚至足不出戶網(wǎng)上查詢的方式查閱到自己所需要的開放性檔案文件。這看似微小的進(jìn)步背后，是檔案管理制度的日趨完善和檔案信息數(shù)字化新技術(shù)的迅速發(fā)展的結(jié)果。

有資料顯示，近年來，全世界每天發(fā)表的論文達(dá)13000～14000篇，每年登記的新專利達(dá)70萬項，每年出版的圖書達(dá)50多萬種。新理論、新材料、新工藝、新方法的不斷出現(xiàn)，使知識老化的速度加快。全球印刷信息的生產(chǎn)量每5年翻一番，尤其是近30年來，人類生產(chǎn)的信息已超過過去5000年信息生產(chǎn)的總和?！靶畔⒋蟊ā睍r代的到來無疑對我們曾經(jīng)歷過幾十年起落動蕩的檔案管理工作提出了更高的要求。

檔案的數(shù)量逐年增加，對檔案信息的管理要求越來越嚴(yán)格，傳統(tǒng)以紙張為載體的文件存儲和應(yīng)用已不再適應(yīng)現(xiàn)代社會的需求。人們不僅要求檔案能夠便于保存和管理，還要具備方便檢索查找、運用快捷簡便的特點，這使得高科技產(chǎn)品越來越廣泛地運用與檔案信息管理工作，以達(dá)到帶動工作效能的目的，檔案管理工作也開始面臨著巨大變革。

檔案信息數(shù)字化是這一變革的新趨勢。現(xiàn)在，許多文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲等高科技產(chǎn)品設(shè)備及技術(shù)，能夠?qū)鹘y(tǒng)載體檔案，通過高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機檢索和閱讀。這種新的檔案管理模式無疑具有以下幾大優(yōu)勢：

首先，檔案信息數(shù)字化有利于提高工作效率。通過檔案數(shù)字化信息建設(shè)，檔案以數(shù)字化形式存儲利用，以網(wǎng)絡(luò)化形式相互連接，以計算機系統(tǒng)進(jìn)行綜合管理，三者形成一個動態(tài)的、具有多功能立體構(gòu)架的檔案信息庫，數(shù)字化效能轉(zhuǎn)接實現(xiàn)多部門聯(lián)動、資源共享，為人們提供詳實、即時的數(shù)據(jù)信息，有利于提高管理效率水平和檔案部門的服務(wù)水平。

其次，檔案信息數(shù)字化有利于降低檔案的管理成本，有利于經(jīng)濟(jì)效益的提高和檔案文件的保護(hù)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案，無疑能夠節(jié)約保管費用、節(jié)省存儲空間、延長檔案的收藏保管使用年限，使檔案查閱起來極為方便迅速，從而減少了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費，避免對保管文件材料在利用過程中的損壞。

最后，檔案信息數(shù)字化有利于珍貴原件的保護(hù)。檔案作為一種特殊的信息載體，特別是一些年代較久遠(yuǎn)的珍貴史料，具有一定的不可替代性和相當(dāng)?shù)臍v史價值，這樣的檔案文件在使用過程中如果直接調(diào)閱原件，對史料的安全無疑造成極大威脅，也大大提高了珍貴檔案的管理維護(hù)成本。國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，其中第21條規(guī)定：“各級種類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力?！?這就為檔案原件的再生性保護(hù)提供了法律依據(jù)。利用檔案數(shù)字化處理技術(shù)，如通過現(xiàn)在通行的縮微技術(shù)復(fù)制紙質(zhì)載體文件，更有利于檔案文件的廣泛利用和對原件的保護(hù)。

綜上，檔案信息數(shù)字化在技術(shù)利用上實現(xiàn)了存儲密度大，技術(shù)成熟及穩(wěn)定性高、記錄效果好，壽命長、適用范圍廣、易于還原拷貝和多功能使用、具有法律憑證等作用；在功能上體現(xiàn)了“八能”的特色：能縮小保存空間、能保護(hù)原件、能便于長期保存、能便于文獻(xiàn)的收集與交流、能便于提供利用、能便于信息的傳遞、能提高辦公效率、能保護(hù)原件。隨著越來越多的聲像檔案資料成了館藏文獻(xiàn)的重要組成部分，我們該如何應(yīng)對新型的檔案管理工作呢？我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面著手：

一是嚴(yán)格控制歸檔時間。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，檔案信息數(shù)字化在實現(xiàn)資源共享的同時，也使得電子文件經(jīng)常處于一種開放狀態(tài)，發(fā)生丟失或損壞的風(fēng)險大大提高。對此，我們應(yīng)該將歸檔范圍內(nèi)的電子文件自形成起即實現(xiàn)及時歸檔，盡可能降低電子文件被丟失或損壞帶來的風(fēng)險。

二是加強計算機安全技術(shù)保護(hù)電子檔案文件安全。作為檔案文件在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中保密性、完整性和可用性的重要保證，計算機安全技術(shù)的合理運用可以有效防止電子文件被人為破壞、篡改或刪除。.重要的文件應(yīng)及時做好加密保護(hù)和備份，計算機操作系統(tǒng)、防火墻應(yīng)做好及時升級，防止病毒感染和傳播造成不必要的損失。

三是要進(jìn)一步完善相關(guān)制度。審批手續(xù)方面，內(nèi)容應(yīng)該明確歸檔負(fù)責(zé)人、歸檔時間、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽名痕跡等；歸檔手續(xù)辦理方面，不僅要有相應(yīng)文件的歸檔說明，還應(yīng)該有該文件相關(guān)的移交清單，便于一旦出現(xiàn)問題時問責(zé)相關(guān)負(fù)責(zé)人。

最后，要加強各部門間的協(xié)調(diào)配合。歸檔工作應(yīng)該制定更為詳細(xì)的進(jìn)度表，根據(jù)實際情況定期將有關(guān)文件進(jìn)行預(yù)歸檔，最后集中向檔案部門移交，更有利于歸檔工作的連續(xù)性。

（作者單位：天津市市政公路巡查管理處）endprint