精細(xì)管理 持續(xù)創(chuàng)新實現(xiàn)企業(yè)檔案工作跨越發(fā)展

孫娟娟

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)干部職工的智慧結(jié)晶，作為檔案部門，如何科學(xué)、規(guī)范的管理好檔案，最大限度的挖掘、開發(fā)利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案的價值，為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，是每個檔案人員肩負(fù)的職責(zé)與使命。本文作者結(jié)合多年的檔案工作經(jīng)驗以及本企業(yè)檔案工作的實際，對企業(yè)檔案工作如何創(chuàng)新機制，加快發(fā)展，提出了自己的見解。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案工作 發(fā)展

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的歷程，承載了企業(yè)的智力成果，是企業(yè)的價值和文化的積累，對企業(yè)的歷史、現(xiàn)實、未來發(fā)展有著不可替代的作用和價值。尤其是科技檔案，能夠直接轉(zhuǎn)化為科技生產(chǎn)力，應(yīng)用于企業(yè)各項技術(shù)創(chuàng)新工作中。在知識經(jīng)濟(jì)和信息化迅猛發(fā)展的今天，檔案作為信息資源與知識載體的作用在企業(yè)加強軟實力建設(shè)中，發(fā)揮著越來越的重要作用。所有這些，促使企業(yè)的檔案工作必須完善體制，創(chuàng)新機制，加快發(fā)展，跟上企業(yè)管理創(chuàng)新發(fā)展的步伐，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮支撐作用。

一、首秦公司檔案室介紹

首秦公司是首鋼落實科學(xué)發(fā)展觀、主動進(jìn)行戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整的重點項目，于2003年5月3日開工建設(shè)，到2006年10月20日，以具有國際一流水平的4300mm寬厚板生產(chǎn)線竣工投產(chǎn)為標(biāo)志，實現(xiàn)了鐵、鋼、坯、材工藝流程的全線貫通。生產(chǎn)能力為生鐵255萬噸/年，鋼坯260萬噸/年，寬厚鋼板180萬噸/年。產(chǎn)品有造船與海工鋼、管線鋼、橋梁板、容器板等12大系列、300多個品種，廣泛應(yīng)用于裝備制造業(yè)、建筑業(yè)、石油化工業(yè)、交通運輸業(yè)、水利電力業(yè)等領(lǐng)域。首秦公司以建設(shè)“專精深強”寬厚板服務(wù)商為目標(biāo)，實施高端精品和沿海發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)企業(yè)的全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。在企業(yè)管理上，首秦公司堅持繼承與創(chuàng)新相結(jié)合，大膽吸收、借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)管理理念，結(jié)合實際，創(chuàng)造了具有自身特色的“四化”管理模式，即：工程、生產(chǎn)一體化，組織架構(gòu)扁平化，內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)化，輔助系統(tǒng)社會化。

首秦公司綜合檔案室成立于2007年11月，隸屬辦公室。承擔(dān)首秦公司科技、文書、會計、人事、音像、實物和電子等檔案的接收、整理和提供利用工作，并接受上級主管機關(guān)及地方檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。截止目前，綜合檔案室館藏檔案70820卷、21737件；實物檔案214件，照片檔案177641張。

首秦公司檔案工作在成立之前一直處于分散管理，經(jīng)歷過分散管理面臨的制度體系不健全，業(yè)務(wù)流程不理順、收集不全等一系列問題，因此，在綜合檔案室建立之初，就明確目標(biāo)，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)核心，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，將現(xiàn)代企業(yè)管理理念融入到檔案工作中，夯實基礎(chǔ)管理，持續(xù)創(chuàng)新，在體制建設(shè)、制度建設(shè)、檔案開發(fā)等方面精細(xì)管理，推動檔案工作日益科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展。

二、構(gòu)建自上而下的有效的管理體制

（一）分級建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

綜合檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)各門類檔案資料的收集、保管、利用，下屬各作業(yè)部不再設(shè)立檔案機構(gòu)，既節(jié)約又充分利用了各類資源；成立以公司黨委書記為組長，各單位部長為組員的領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)公司檔案工作；各部門設(shè)立兼職檔案管理人員和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，重點開展對歷年來各單位形成的檔案資料的收集整理歸檔工作.現(xiàn)在各部門兼職檔案人員已達(dá)72人，有效的配合了檔案室日常檔案收集、宣傳等各項工作的開展。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，為檔案工作持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。

首秦公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作一直非常重視，無論對人員配備、設(shè)備購置，還是資金投入上都給予大力支持，為綜合檔案室配備了0#曬圖機、0#復(fù)印機、0#掃描儀、防磁柜、除濕機、消毒柜等各種專業(yè)的檔案設(shè)施、裝具。為進(jìn)一步加快公司檔案工作發(fā)展步伐，2009年公司投入365萬元資金建設(shè)綜合檔案室新館和購置密集柜、辦公設(shè)備和檔案現(xiàn)代化、自動化以及數(shù)字化的設(shè)施等。2010年2月綜合檔案室新館落成，4月，整體搬遷工作順利完成。在此期間，公司領(lǐng)導(dǎo)多次親臨現(xiàn)場檢查指導(dǎo)工作，并對檔案工作提出具體要求。尤其是在首鋼總公司將首秦公司列為數(shù)字檔案室建設(shè)示范基地之一，公司領(lǐng)導(dǎo)更是給予高度關(guān)注，并且在新館建設(shè)過程中將建設(shè)數(shù)字檔案室列入新館建設(shè)方案，通過新館建設(shè)推動數(shù)字檔案室建設(shè)。同時在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中公司領(lǐng)導(dǎo)抽出時間多次到檔案室實地檢查工作，認(rèn)真聽取數(shù)字檔案室建設(shè)的情況匯報，解決數(shù)字檔案室建設(shè)中遇到的具體問題。

三、法制護(hù)航，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化

做好企業(yè)檔案工作，首先要從強化管理制度上入手，樹立法制意識，形成依法治檔的思想。檔案室結(jié)合公司實際，制定完善首秦公司檔案管理制度，從根本上解決過去分散管理模式下檔案管理各自為政、管理制度不健全的問題，確保公司檔案資料管理的統(tǒng)一和完整，先后編制了公司檔案管理方面的制度21項，制定各種臺帳22種，規(guī)范各單位文件材料的收集歸檔范圍，形成了《首秦公司檔案工作制度匯編》。業(yè)務(wù)流程上，規(guī)范檔案資料查閱、借閱制度，理順檔案資料打印、復(fù)印流程，使管理和工程技術(shù)人員能充分利用檔案資源，為經(jīng)營生產(chǎn)和設(shè)備檢修服務(wù)。

四、抓“重點”檔案專業(yè)建設(shè)，促進(jìn)檔案工作流程化

在鋼鐵企業(yè)中，科技檔案的作用不容忽視，一是其所占檔案比例達(dá)80%以上；二是科技檔案中的科技成果可以直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力；三是科技檔案中的圖紙、技術(shù)資料是現(xiàn)場設(shè)備維護(hù)，生產(chǎn)穩(wěn)定的有力保證。

因此，檔案室在日常管理中加強對工程檔案的管理，健全工程檔案管理流程，制定一系列控制措施，理順管理流程，對工程竣工檔案進(jìn)行全過程管理，開工前由檔案室對《施工合同》進(jìn)行審核并簽字；工程結(jié)束后檔案室在《資金結(jié)算單》上簽字。創(chuàng)建“六步驗收法”：⑴制發(fā)竣工資料的驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求。⑵每年組織1-2次專業(yè)培訓(xùn)。⑶對施工單位移交竣工資料時出現(xiàn)的問題進(jìn)行面對面的指導(dǎo)并限期修改或重做。⑷就地組卷。⑸要求各個作業(yè)部門的技術(shù)人員配合對竣工資料驗收簽字。⑹監(jiān)理單位對資料進(jìn)行審核簽字認(rèn)可。最后由檔案人員檢查是否符合檔案規(guī)范后進(jìn)行歸檔。實現(xiàn)工程、技改竣工檔案資料齊全率100%。endprint

五、更新觀念，打造檔案文化精品為企業(yè)服務(wù)。

企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，如何利用好企業(yè)檔案，充分挖掘、開發(fā)、整合檔案信息資源，制作檔案編研精品，將“死檔”變?yōu)椤盎睢钡男畔?，直接呈獻(xiàn)給利用者檔案知識成果，是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的艱巨任務(wù)。檔案室在成立后，制定了“邊組卷、邊編研”的工作思路，先后組織編制了大事記、中修匯編等一系列編研材料；2009年為紀(jì)念首鋼成立90周年和首秦公司成立5周年，綜合檔案室利用組建后擁有的各門類檔案資源，編纂了《首秦公司創(chuàng)業(yè)發(fā)展圖文集-投產(chǎn)五周年回顧》，于2009年9月31日出版。該書全方位、多視角的記錄了投產(chǎn)五年來公司管理、工程建設(shè)、運行生產(chǎn)、財務(wù)管理、節(jié)能環(huán)保、科技創(chuàng)新、大事記等方面創(chuàng)業(yè)和發(fā)展的變化。包括37個專題，近7萬字；收錄照片616張；圖表122個。此書榮獲首鋼總公司優(yōu)秀檔案編研成果獎。2013年公司成立十周年，檔案人員組織公司兼職檔案人員和根據(jù)檔案庫藏，編寫了首秦公司十周年-大事記，為回顧企業(yè)的的發(fā)展提供了可靠的信息資源。

六、推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

信息化時代，檔案數(shù)字化已成為檔案發(fā)展的不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，檔案數(shù)字化工作能夠促進(jìn)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)利用模式向現(xiàn)代利用模式轉(zhuǎn)變，不但可以便捷全面的提供檔案信息，而且可以有效的保護(hù)檔案原件，確保檔案實體安全；不但可以促進(jìn)檔案在企業(yè)內(nèi)部為管理者和技術(shù)人員利用，而且可以促進(jìn)檔案為職工個人利用，更充分的發(fā)揮檔案信息資源的價值。

首秦公司的檔案數(shù)字化工作起步較早，2006年公司辦公自動化系統(tǒng)上線后，為保證OA系統(tǒng)中的電子文件及時、準(zhǔn)確、完整歸檔，引進(jìn)了北京東方飛揚公司的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件全部及時、準(zhǔn)確、完整歸檔，同時實現(xiàn)了公司一期圖紙檔案的網(wǎng)上掛接工作。開展數(shù)字檔案室建設(shè)后，又組織有關(guān)部室對檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級改造，進(jìn)一步健全完善檔案管理系統(tǒng)功能需求，使檔案管理系統(tǒng)軟件功能進(jìn)一步提升。

2010年初，首鋼總公司在集團(tuán)內(nèi)部開展數(shù)字檔案室建設(shè)，首秦公司作為示范基地，率先開展了檔案數(shù)字化建設(shè)，成效顯著。截止目前，完成科技檔案數(shù)字化條目錄入170964條、693624頁。目前文書檔案全部實現(xiàn)網(wǎng)上利用，科技檔案70%實現(xiàn)網(wǎng)上利用，從軟、硬件建設(shè)各方面提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。

七、加強檔案人才隊伍建設(shè)，檔案工作持續(xù)創(chuàng)新的源泉。

首秦公司始終把檔案人才隊伍建設(shè)作為檔案事業(yè)保持可持續(xù)性發(fā)展的一項重要任務(wù)抓緊、抓實。檔案管理人員全部按要求持證上崗，持證上崗率100%。

首先，樹立檔案人員“主動性”學(xué)習(xí)觀念。結(jié)合對照自身存在的差距，強化檔案室信息化應(yīng)用水平和信息安全防范意識，加強自身業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和計算機相關(guān)知識學(xué)習(xí)。

其次，采取“走出去”和“引進(jìn)來”方式，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)?！白叱鋈ァ?，組織檔案人員到檔案工作先進(jìn)單位如北京燕山石化公司、礦業(yè)公司等單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，進(jìn)一步拓寬了視野、增強了業(yè)務(wù)技能。“引進(jìn)來”，這兩年，檔案室陸續(xù)接待了北京檔案培訓(xùn)班學(xué)習(xí)人員100多人、北京建龍重工集團(tuán)、機電設(shè)研院、秦皇島市培訓(xùn)班人員78家企業(yè)、開發(fā)區(qū)20幾家單位等等檔案專業(yè)人員，通過互相學(xué)習(xí)交流，也使檔案人員看到了自身的不足及努力的方向。

最后，創(chuàng)新檔案管理，攻關(guān)克難、將公司積極推行的5S、六西格瑪、項目管理等先進(jìn)的企業(yè)管理理念引入檔案工作，促進(jìn)檔案工作精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，同時以“項目帶動人”，促進(jìn)檔案人才隊伍建設(shè)。例如，利用六西格瑪項目組織實施完成的《規(guī)范作業(yè)部施工圖紙的管理》、《建立首秦公司大事記管理體系》、《提高技改、檢修增項資料歸檔率》、《創(chuàng)建數(shù)字檔案室，實現(xiàn)網(wǎng)上利用》等項目，不僅完成既定項目目標(biāo)，而且先進(jìn)的管理思路有效提升了檔案管理水平，且在項目評審中成績分別名列前茅。

（作者單位：首鋼秦皇島首秦金屬材料有限公司）endprint