淺談企業(yè)檔案工作的深化與改革問題

高建華

內(nèi)容摘要：企業(yè)檔案作為企業(yè)在其經(jīng)營領(lǐng)域內(nèi)所從事的各種活動中形成的清晰明確、據(jù)有保存價(jià)值的歷史記錄信息，具備真實(shí)性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性。結(jié)合當(dāng)前國家的政策與企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，我們在剖析企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)上，尋求解決檔案工作問題的途徑，探索適用于當(dāng)前企業(yè)檔案工作的方式方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 改革 管理

一、企業(yè)檔案概念

企業(yè)檔案即企業(yè)在其經(jīng)營領(lǐng)域內(nèi)所從事的各種活動中形成的清晰明確、據(jù)有保存價(jià)值的歷史記錄信息。

二、企業(yè)檔案工作深化與改革的必要性

（一）企業(yè)檔案的重要作用

企業(yè)以追逐經(jīng)濟(jì)利益為目標(biāo)，一切經(jīng)營活動都必須圍繞這個目標(biāo)而進(jìn)行。隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，企業(yè)管理的理念發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，開始由“信息價(jià)值鏈”向“知識價(jià)值鏈”轉(zhuǎn)化，企業(yè)擁有的信息資源數(shù)量與質(zhì)量優(yōu)勢，重要的是體現(xiàn)為企業(yè)獲取市場分析，經(jīng)驗(yàn)狀況和決策支持以及新產(chǎn)品開發(fā)信息的能力。企業(yè)不斷地發(fā)展與壯大，各項(xiàng)工作對于檔案的利用與需求也與日俱增。這進(jìn)一步體現(xiàn)了做好當(dāng)前形勢下的檔案工作對于企業(yè)發(fā)展的保障與推動作用。

謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案-原則與技術(shù)》中指出“檔案不是搜集物”，“它經(jīng)過自然的進(jìn)程逐漸匯合在一起，達(dá)到了最終的排列順序，它是一種生長的結(jié)果”。企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資源，而企業(yè)檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。在這個過程中，各項(xiàng)信息資源得到優(yōu)化整合，形成滿足企業(yè)發(fā)展需求的有機(jī)信息整體。這個整體所具備的真實(shí)性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性是其他資源無法比擬與取代的。

企業(yè)要想立足于不敗之地，最終須依托于自身的品牌效應(yīng)。品牌意味著高質(zhì)量、高信譽(yù)、高效益、低成本。而樹立企業(yè)品牌需要企業(yè)具備很強(qiáng)的資源統(tǒng)合能力。這種需求促使企業(yè)必須完整有效地保存自己的信息資源。

（二）企業(yè)檔案工作面臨的形式與問題

市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時期的企業(yè)檔案管理體制模式已不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展需求。隨著國有企業(yè)通過推行股份制改革而建立起來的現(xiàn)代企業(yè)制度以及政企分離等局面的出現(xiàn)，“條塊”結(jié)合的檔案管理體制在一定程度上嚴(yán)重掣肘新時期檔案工作的發(fā)展。此外，企業(yè)改制后，面臨著檔案所有權(quán)、股權(quán)變化、兼并破產(chǎn)等一系列問題，這都亟待需求檔案管理體制的改革與創(chuàng)新。

社會的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的融合，各行業(yè)企業(yè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)。行業(yè)內(nèi)部企業(yè)之間的競爭、兼并與取代；行業(yè)的興起與消亡；新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與壯大等，這些都要求檔案管理方式的靈活性與可行性。然而計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時期的統(tǒng)一的檔案管理模式已不能滿足多視角、各層面企業(yè)的需求，從而導(dǎo)致了當(dāng)前企業(yè)檔案工作的滯后現(xiàn)象。

對于現(xiàn)在企業(yè)檔案處置滯后于其他工作、企業(yè)檔案人力物力投入不斷下滑、檔案遺失遺漏問題明顯、檔案工作人員素質(zhì)參差不齊、檔案監(jiān)管不到位等一系列問題，究其根源是企業(yè)自身意識不到位，以及當(dāng)前整體環(huán)境下檔案管理模式的牽制。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益及檔案管理狀況直接關(guān)系到檔案處置工作正常開展。就此，我們有必要探究企業(yè)檔案深化改革的路徑，及時反思新形勢下我們檔案工作的盲點(diǎn)、疑點(diǎn)，為進(jìn)一步提高檔案利用效率不斷努力。

2011年度召開了全國黨委秘書長會議，中央辦公廳令計(jì)劃主任在講話中把檔案服務(wù)能力作為各級黨委辦公部門必須增強(qiáng)的“八大能力”之一。這進(jìn)一步提升了檔案工作的地位和作用。為檔案工作的開展提供了新的發(fā)展機(jī)遇。

三、關(guān)于企業(yè)檔案管理工作的改革建議

（一）企業(yè)檔案管理工作的全局意識

企業(yè)應(yīng)對于檔案管理工作給予高度重視，并根據(jù)自身的情況與特點(diǎn)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理室。檔案管理工作圍繞收集、管理、利用三環(huán)節(jié)，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案服務(wù)水平，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（二）企業(yè)檔案的鑒定與收集工作

從企業(yè)角度來講，要積極融合大檔案的觀念，強(qiáng)化檔案資源體系建設(shè)，全面覆蓋企業(yè)一切經(jīng)濟(jì)經(jīng)營活動，有目的、有計(jì)劃、分階段收集所需信息資源，尤其注重企業(yè)特色信息以及不同載體形式的檔案。

企業(yè)信息資源在收集之初，可以考慮宏觀鑒定方法。即檔案工作者可以結(jié)合形成背景和當(dāng)前使用情況，并取得當(dāng)?shù)貦n案所在部門的幫助與認(rèn)可，這種做法的好處便是“某一特定只能在所有載體所有地點(diǎn)上形成的文件便可以同時被綜合地加以鑒定”。

數(shù)字化資料如電子文件等，由于企業(yè)管理的疏忽，極易流失。尤其一些關(guān)鍵信息，在保管員交接工作之際更是存在著遺漏、丟失、損壞等現(xiàn)象；企業(yè)內(nèi)部關(guān)于檔案鑒定工作大都以人為主觀意愿為準(zhǔn)，有些信息因此夭折于建檔之初。以上種種現(xiàn)象使得電子信息資料難以起到支持企業(yè)運(yùn)營的真實(shí)憑證作用。就此，我們首先應(yīng)該在觀念上對于企業(yè)信息給予足夠的重視，在沒有鑒定分別能力的情況下，應(yīng)該做到保障資料的完整性，不隨意丟棄。

在收集、著錄電子文檔時，優(yōu)先考慮內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景三要素。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行電子文檔的鑒定工作。不僅要在內(nèi)容上鑒定，更要在技術(shù)鑒定（真實(shí)性、完整性、可讀性）上下足功夫。

（三）企業(yè)檔案的管理

企業(yè)檔案工作應(yīng)該結(jié)合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，市場經(jīng)濟(jì)體制，檔案事業(yè)發(fā)展方向等要素開展起來。制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理制度，在確定大的管理框架基礎(chǔ)上，靈活整合內(nèi)部要素，以高效精簡為原則，實(shí)用方便為主導(dǎo)，服務(wù)利用為目標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的優(yōu)化組合，成為企業(yè)壯大自身發(fā)展、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的智囊袋。

2012年度內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案工作會議指出：加強(qiáng)檔案管理、確保檔案安全，是檔案工作的永恒主題。要牢固制度、環(huán)境、技術(shù)、人員和保密五道防線，完善應(yīng)急預(yù)案，落實(shí)責(zé)任制，加強(qiáng)監(jiān)督檢查。根據(jù)會議精神，企業(yè)應(yīng)該在自身發(fā)展允許的條件下，不斷完善檔案保管條件，逐步建立以電子平臺為依托，檔案信息資源為核心，檔案信息企業(yè)共享為目標(biāo)的檔案信息化安全保障體系。

科技是第一生產(chǎn)力，企業(yè)核心技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的第一生產(chǎn)力。在靠團(tuán)隊(duì)合作取勝的今天，組織的戰(zhàn)略決策是企業(yè)生存的先決條件。這迫使企業(yè)組織及時制定正確有效的策略，其中，信息有機(jī)組合能力便是形成有效策略的關(guān)鍵點(diǎn)，而這一能力是依存在對于科技檔案的正確管理?！凹薪y(tǒng)一管理科技檔案，是社會化生產(chǎn)和專業(yè)分工的客觀要求”。同時，已經(jīng)形成的科技文件，可以滿足人們相互借鑒和研究的需要，對于以后企業(yè)核心技術(shù)的開發(fā)、利用、突破起到能動的促進(jìn)作用。

同時，針對遺失、殘缺的重點(diǎn)信息資源進(jìn)行補(bǔ)救工作，在還原信息資料的原貌、真實(shí)性方面，要深度挖掘人、事、物線索，力求做到不大意、不遺漏、不隨意處置；對于無法補(bǔ)救的信息資源，要在企業(yè)內(nèi)部檔案管理結(jié)構(gòu)中給予合適的位置留白，以供日后有所發(fā)現(xiàn)而進(jìn)行補(bǔ)充?？傮w而言，要以細(xì)致、全面、高效的態(tài)度完成搶救補(bǔ)缺工作。

（四）企業(yè)檔案的利用與服務(wù)

檔案的價(jià)值體現(xiàn)在利用與服務(wù)上。企業(yè)檔案工作人員應(yīng)積極開發(fā)內(nèi)部資源，編制檔案資料，配合重大工作與活動，積極舉辦展覽、拍攝視頻、出版資料等活動。

企業(yè)檔案服務(wù)方式應(yīng)該不斷改進(jìn)。利用電子系統(tǒng)建立健全企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在企業(yè)內(nèi)部開設(shè)檔案信息共享平臺，將公司整體通用信息分享于平臺之上。此種方式省時省力，高效對接信息內(nèi)容，提高了企業(yè)運(yùn)行的效率。

企業(yè)檔案工作人員是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的主體，檔案利用與服務(wù)工作的質(zhì)量，很大程度上取決于工作人員素質(zhì)的高低。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該在制度上對于檔案工作人員進(jìn)行積極引導(dǎo)，鼓勵內(nèi)部檔案工作人員參加專業(yè)技術(shù)繼續(xù)教育培訓(xùn)，參與企業(yè)所在地的檔案學(xué)習(xí)活動、職稱評比活動；同時，要將檔案工作者的工作表現(xiàn)納入企業(yè)績效考核中，給予檔案工作者應(yīng)有的鼓勵與支持，激發(fā)他們的工作熱情與積極性，真正打造一支優(yōu)質(zhì)的檔案工作人才隊(duì)伍。

企業(yè)檔案深化改革是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，作為企業(yè)檔案工作者，要注重基礎(chǔ)資料收集工作，綜合多種鑒定方法，有效融合企業(yè)自身情況與特點(diǎn)，不斷提高服務(wù)利用效率，及時為企業(yè)的發(fā)展提供有效依據(jù)。

（作者單位：巴彥淖爾市盛潔燃?xì)庥邢挢?zé)任公司）

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