加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的思考

王蘭芳

摘要：黨校檔案是指黨校在日常的教學(xué)、科研等管理活動(dòng)中形成的，對(duì)黨校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展具有查考價(jià)值的各種不同載體的歷史記錄。加強(qiáng)黨校檔案管理工作可以為黨校的日后管理、教學(xué)提供可靠原始依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等滲透到檔案工作中，使基層黨校檔案工作者面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文首先指出當(dāng)前基層黨校檔案管理工作中存在的問(wèn)題；其次闡述了加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的重要意義；最后從轉(zhuǎn)變方式、建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)、提高檔案管理人員的素質(zhì)、加大經(jīng)費(fèi)投入等方面提出了加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的若干建議。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；基層黨校；檔案；信息化；管理

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。黨校檔案是在黨校辦學(xué)實(shí)踐和教學(xué)科研中形成的重要文件材料，既是黨校的歷史記載，又是黨校發(fā)展可借鑒的重要資料。因此，認(rèn)真積累，整理有關(guān)材料，建立并管理好黨校檔案，十分必要。由于受到傳統(tǒng)的管理方式的影響，當(dāng)前黨校特別是基層黨校的檔案管理與信息化時(shí)代的要求不相適應(yīng)，存在著某些問(wèn)題。

一、當(dāng)前基層黨校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.歸檔文件材料收集不全

歸檔文件材料的手機(jī)是檔案工作重要的一環(huán)。歸檔文件材料的收集是為整理文件材料做準(zhǔn)備的，沒(méi)有了收集工作也就沒(méi)有了檔案。文件材料收集是否完整齊全，直接影響著整理工作的順利進(jìn)行，以及檔案在利用過(guò)程中的實(shí)際效果。而在檔案管理工作中，由于有些文件沒(méi)有同步送到管理員手中，造成部分文件的丟失；還有些科室為了自己查閱的方便，對(duì)有些文件材料、會(huì)議資料自留不送等現(xiàn)象，給文件歸檔工作帶來(lái)了很大麻煩。

2.管理手段落后，設(shè)備陳舊

大部分基層黨校檔案管理設(shè)施落后，檔案室環(huán)境不佳，空氣不流通，不利于檔案的長(zhǎng)期存放，甚至?xí)驗(yàn)槊棺兌绊憴n案外觀和完整，相關(guān)的硬件設(shè)施配置也不齊全。大部分基層黨校檔案管理設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能跟上科技時(shí)代的步伐，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理效率提高的必要性，對(duì)于實(shí)行信息化管理模式認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

3.檔案管理制度不夠完善

很多基層黨校在制定檔案管理制度的過(guò)程中，只是大致規(guī)定了需要?dú)w檔材料的內(nèi)容和項(xiàng)目，而沒(méi)有明確規(guī)定應(yīng)該歸檔的時(shí)間、歸檔要求和具體的獎(jiǎng)懲措施。特別是對(duì)日常的檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)督，導(dǎo)致檔案管理工作形成了一種自發(fā)行為。制度的缺失使黨校檔案管理工作沒(méi)有形成整套系統(tǒng)，部分單位甚至連專門的檔案室都沒(méi)有配備，最終導(dǎo)致了黨校檔案的收集、整理和分類處于比較混亂的狀態(tài)。

4.檔案管理意識(shí)比較薄弱

首先，個(gè)別黨校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作不夠重視，導(dǎo)致歸檔材料不系統(tǒng)、檔案文件材料管理不規(guī)范、歸檔材料不完備，更有甚者流失了重要資料；其次，黨校教學(xué)、科研人員對(duì)檔案的管理工作人士不夠清晰，不能及時(shí)上交教學(xué)和科研的工作檔案，極個(gè)別管理人員對(duì)檔案歸檔工作持消極態(tài)度。

二、加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的重要意義

1.檔案管理的信息化可以給管理人員、職能部門帶來(lái)顯而易見(jiàn)的效果和收益

一是檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力；檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高了工作效率。五是有效地提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是整個(gè)單位內(nèi)部的信息中心。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息電子化的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用。

3.檔案管理信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求

目前，大多數(shù)基層黨校對(duì)檔案的管理與形勢(shì)的發(fā)展要求是不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用。運(yùn)用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。

4.能大大提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù)，還要求工作人員能夠熟練地使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的信息化檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)信息化進(jìn)程的需要，檔案管理信息化中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的信息化管理方法，只有這樣通過(guò)學(xué)習(xí)和熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能來(lái)提高管理水平的效果。

三、加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的若干對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變方式，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是前提

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理科室不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)信息化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案如教學(xué)、科研等進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為黨校教學(xué)、科研等等發(fā)展提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能真正成為未來(lái)信息社會(huì)基層黨校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

2.建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)是關(guān)鍵

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為此，要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到：一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)是基礎(chǔ)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

4.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入是保障

處于信息化時(shí)代，黨校作為我黨干部教育培訓(xùn)輪訓(xùn)的主陣地，理應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)的步伐，建立健全與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。所以，黨校領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式存在的檔案進(jìn)行掃描、錄入等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，從而為管理、教學(xué)、科研服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

總之，要充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的重要意義，改變傳統(tǒng)的管理方式，才能搞好當(dāng)前基層黨校檔案管理工作，才能為我國(guó)基層干部的教育培訓(xùn)輪訓(xùn)打下良好基礎(chǔ)，培養(yǎng)更多的基層黨員干部，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)等方面的發(fā)展打牢基礎(chǔ)。