新時期檔案管理工作中的信息化問題

周麗梅

檔案是出于人類存貯信息的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是一種信息資源。人類社會一產(chǎn)生，人們就開始利用信息來為自己服務(wù)，從原始的結(jié)繩記事，到刻契、直到紙質(zhì)文書的出現(xiàn)，以及當(dāng)代社會中的影片、照片、錄音和錄像等等，都是承載和傳遞信息的工具，人們將其中有價值的通過整理后保存起來。以備查考，便產(chǎn)生了檔案。檔案是信息與載體的統(tǒng)一體，是存貯和傳遞信息的工具。

一、信息化社會的特征

信息化社會就是以知識和信息為基礎(chǔ)的社會，它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征，以信息經(jīng)濟的發(fā)展為社會進步的基礎(chǔ)，以社會信息化的發(fā)展為標(biāo)志。多樣化、綜合化、非同時化、分類化、優(yōu)化、分權(quán)化等是信息化社會的主要特征，主要表現(xiàn)為：

1.信息、知識、智力日益成為社會發(fā)展的決定性力量。面對浩如煙海的信息，信息資源的開發(fā)、整理和利用，便成為一項不可缺少的工作，也直接關(guān)系到個人、企業(yè)和國家的發(fā)展。知識是信息的積累，智力是知識的激活。人是社會發(fā)展中主要的因素，知識的激活需要人。為此，我們更應(yīng)重視信息資源的開發(fā)管理和利用。

2.信息技術(shù)，信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟日益成為科技、經(jīng)濟、社會發(fā)展的主導(dǎo)因素。信息技術(shù)是歷史發(fā)展進程的主要因素，人類史上無不是技術(shù)革命推動了社會變革和社會發(fā)展，信息技術(shù)通過促進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的變更，推動著各國信息經(jīng)濟的發(fā)展。

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代化社會服務(wù)。首先，要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”等做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案工作有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，服務(wù)于社會發(fā)展。

（2）塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館應(yīng)具有：一是能夠為社會公眾提供檔案信息支持和良好的社會形象，這是社會信息化過程中檔案館應(yīng)具備的形象；二是敬業(yè)愛崗、熱情待人，滿意服務(wù)，美化閱檔環(huán)境，營造高效、舒適、健康、優(yōu)美的閱檔氛圍，接受監(jiān)督，改進工作的良好服務(wù)形象；三是以知識管理為手段，合理組織與開發(fā)經(jīng)營活動的管理形象；四是塑造共同的檔案局價值的良好群體形象。

（3）開展有償服務(wù)，增強“造血”功能。20世紀(jì)70年代以來，隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，信息的價值得到了社會的肯定，人們對信息服務(wù)提供了更高的要求。適當(dāng)開展有償服務(wù)這一手段輔佐檔案館固有的無償形式，從而有利于引進優(yōu)秀人才，改善職工的福利，調(diào)動人員的積極性，并通過信息反館，借有償服務(wù)窗口了解社會需求，以增強檔案館的“造血”功能。

（4）檔案保密和檔案安全解決方法的探討。檔案工作的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地、盡可能快地開發(fā)檔案信息，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，信息產(chǎn)業(yè)在不斷地發(fā)展壯大，且愈來愈重要。

3.社會更需要高技術(shù)的綜合人才?？萍紟恿斯I(yè)的發(fā)展，推動著社會的進步，進而使知識成為生產(chǎn)活動的最重要因素。當(dāng)前，知識經(jīng)濟不斷興起，信息社會越來越需要高素質(zhì)的綜合人才，信息人員、技術(shù)人員、知識分子的作用日前增大。

4.社會經(jīng)濟生活分散化、多樣化、小規(guī)?；⒎侨后w化、節(jié)奏加快的趨勢日前加強。電子計算機及其通信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加速了信息流動，從而使生產(chǎn)與生活的分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化成為可能，并且使人們的生活節(jié)奏速度大大加快，這正如“時間就是生命”一樣寶貴。

二、信息化過程中檔案工作面臨的問題

1.傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后，開放意識與創(chuàng)新意識淡薄。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，“安于現(xiàn)狀”，不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”等做法?，F(xiàn)代信息社會日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來源于社會而服務(wù)于社會的檔案工作領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題。這些情況和問題，特別是觀念落后、思想認(rèn)識跟不上時代步伐，已成為制約檔案工作發(fā)展的重要因素。

2.新時期檔案工作面臨的經(jīng)費問題。眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理服務(wù)的現(xiàn)代化，是當(dāng)前以及今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐，就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)等。為此，檔案館需要投入大量的人力、物力、財力去解決這些問題。但由于技術(shù)不斷更新?lián)Q代，檔案館不可能單靠政府撥款解決事業(yè)經(jīng)費不足的問題。

3.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)不斷深入社會各個領(lǐng)域，檔案保密和檔案安全必將受到影響，其主要因素：一是人為因素，檔案人員安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒“瘟疫”橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些務(wù)必引起我們的高度重視，并加以研究解決。

三、信息化社會中檔案工作的啟發(fā)和對策

努力培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，提高檔案人員素質(zhì)。積極更新改善優(yōu)良設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員素質(zhì)：一是努力培養(yǎng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才。他們既掌握信息理論與信息知識，又熟練地運用數(shù)字化技術(shù)、信息儲存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)；二是積極讓檔案管理人員參加檔案管理現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)；三是抓好檔案管理人員的在職培訓(xùn)、進修，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平；四是加強理論研討?？梢赃x擇信息利用、資源開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、人才培養(yǎng)等課題，組織專業(yè)和管理檔案工作人員共同研討，站在信息學(xué)、檔案學(xué)、工程學(xué)、管理學(xué)等理論的高度，來提升檔案工作的實踐，進而推動檔案工作上檔次、上水平。