淺析機(jī)關(guān)文書立卷工作的基本環(huán)節(jié)

摘要：文書立卷是機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)踐中最重要的工作環(huán)節(jié)，它即是文書工作的終結(jié)，也是檔案工作的開始，具有承上啟下的重要意義。筆者在多年的文書檔案教學(xué)實(shí)踐中，探索并總結(jié)出了機(jī)關(guān)文書立卷工作的七個(gè)重要環(huán)節(jié)及其注意事項(xiàng)，以期對(duì)機(jī)關(guān)檔案界人士及文書檔案教學(xué)工作者有所借鑒。

關(guān)鍵詞：文書立卷 檔案工作 檔案管理 案卷

文書立卷是指文書部門對(duì)本機(jī)關(guān)在工作中形成的、辦理完畢的、有查考保存價(jià)值的文件，按照其形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組成案卷，又稱組卷或編立案卷。筆者在多年的檔案管理學(xué)教學(xué)實(shí)踐中，探索并總結(jié)出了文書立卷工作的十個(gè)重要環(huán)節(jié)及其注意事項(xiàng)，下面簡(jiǎn)單做一下介紹。

1 分類組卷——文書立卷工作的牢固基石

文書部門每天都會(huì)收到上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來文，日積月累，文件會(huì)越積越多，面對(duì)紛繁蕪雜的文件材料構(gòu)成的“文山會(huì)?！?，怎樣高效率地使之規(guī)整化、條理化，是每位文書人員和檔案人員面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)，這就是分類組卷工作。所謂分類組卷，即根據(jù)文書立卷方法將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行分類、組合、編目而組合成檔案保管單位的過程。筆者認(rèn)為，又快又好地完成分類組卷工作，可以根據(jù)具體單位文件的不同特點(diǎn)，采取以下組卷方法，其一，按時(shí)間（年度）組卷。就是按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組合為案卷。適合于按時(shí)間特征組卷的文件，主要是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間明顯的文件。如：工作計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等。如：《濰坊市國(guó)稅局二零壹壹年〈工作簡(jiǎn)報(bào)〉》。其二，按作者組卷。“作者”是指撰寫和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織或個(gè)人。將同一作者的某些文件組成案卷。這種立卷方法適用于同一作者或組織機(jī)構(gòu)文件數(shù)量少時(shí)使用。各層級(jí)上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量少時(shí)，也可適當(dāng)合并組成上級(jí)機(jī)關(guān)文件卷或下級(jí)機(jī)關(guān)文件卷，如：《國(guó)家財(cái)政部、山東省財(cái)政廳關(guān)于×××工作的通知》。其三，按問題組卷?！皢栴}”是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作、人物或事件等。將反映同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、通知與決定、總結(jié)與計(jì)劃、正件與附件等放一起歸檔，一般為一事一卷。如：《濰坊市檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的通知、通報(bào)》。依據(jù)問題特征組卷，優(yōu)點(diǎn)是方便靈活。若同一問題的文件數(shù)量多，可適當(dāng)分為幾個(gè)小問題；文件數(shù)量少，可加以概括，用其上位類概念組合案卷。例如干部工作，一年內(nèi)形成的同類文件較少，就組成“干部工作”卷；若文件多，就可分為干部任免、干部調(diào)配、干部培訓(xùn)、干部獎(jiǎng)懲等數(shù)卷。其四，按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷。就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)就某個(gè)問題或幾個(gè)問題的來往文件組成案卷。如：《中共××省委關(guān)于農(nóng)田水利建設(shè)問題與××市委的來往文書》、《××大學(xué)關(guān)于招生問題與××省教育廳的來往文書》。其五，按地域特征組卷。一般多用于下屬機(jī)關(guān)來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門文件。如：《濰坊市各縣市區(qū)關(guān)于××工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。

2 卷內(nèi)文件排列——卷內(nèi)文件的條理化、順序化

為了便于日后文件的查找，分類組卷好的文件是不能隨意排列的，而應(yīng)該按一定的邏輯順序秩序井然地排列在檔案盒或者卷皮中，這就需要做好卷內(nèi)文件排列工作，在這項(xiàng)工作中，有幾個(gè)方面也應(yīng)該注意，當(dāng)卷內(nèi)文件是一個(gè)作者，一種名稱，或者當(dāng)卷內(nèi)文件是一個(gè)作者，一個(gè)問題時(shí)，卷內(nèi)文件應(yīng)按時(shí)間排列，如“中共青州市委2013年常委會(huì)議記錄”、“青州市人民政府關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的通知、規(guī)定”；當(dāng)案卷屬于同一作者、幾個(gè)問題時(shí)，卷內(nèi)文件按問題——時(shí)間排列，如“中共青州市鄭母鎮(zhèn)黨委關(guān)于發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)的通知、意見”；當(dāng)卷內(nèi)文件是幾個(gè)作者、一個(gè)問題時(shí)，卷內(nèi)文件按作者——時(shí)間排列，如“青州市政府、農(nóng)委、東夏鎮(zhèn)政府關(guān)于秋收工作的通知、意見”，但要注意的是，該種排列方法應(yīng)把級(jí)別高的文件放在前面；當(dāng)案卷是反映幾個(gè)問題、幾個(gè)作者時(shí)，應(yīng)按問題——作者——時(shí)間排列，如“中共青州市委、市紀(jì)委、市委組織部、編委關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置、印章啟用、人員調(diào)配的通知、決定”；當(dāng)遇到同一管轄區(qū)域內(nèi)有關(guān)幾個(gè)地區(qū)的同一問題文件所組成的案卷時(shí)，應(yīng)按地區(qū)——時(shí)間排列，如：“青州市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)關(guān)于農(nóng)村基本建設(shè)的情況匯報(bào)”。

3 擬寫案卷標(biāo)題——文書立卷工作的點(diǎn)睛之筆

案卷標(biāo)題，就是案卷的名稱（題名），它應(yīng)揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容和成份，所以不管案卷由多少份文件構(gòu)成，不管是厚卷還是薄卷，都應(yīng)要求文字簡(jiǎn)潔、確切、通順。筆者認(rèn)為，擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，可以先打草，把標(biāo)題用鉛筆寫在一張紙條上，用曲別針別在案卷封皮上，檢查完畢后，再把標(biāo)題印在案卷封面上。在擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，只需標(biāo)明作者、問題和文種即可，切忌啰嗦重復(fù)。如：“濰坊市人事局關(guān)于干部工資調(diào)整問題的通知、規(guī)定”，“濰坊工程職業(yè)學(xué)院2012年教師外出培訓(xùn)的通知、報(bào)名表、登記表等”，“青州市委組織部等關(guān)于開展創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)、遠(yuǎn)程教育、黨員管理的意見、通知”。筆者總結(jié)，在該環(huán)節(jié)中，要注意以下幾個(gè)問題：其一，在標(biāo)明案卷作者時(shí)，如果作者名稱較短可以全部標(biāo)出，作者名稱較長(zhǎng)要概括標(biāo)出，多個(gè)作者的聯(lián)合發(fā)文，作者只標(biāo)注主辦單位，針對(duì)性文件與本級(jí)一起立卷的（如人事卷），作者只標(biāo)立檔單位，所屬單位的工作總結(jié)（包括類似的報(bào)表），作者只能標(biāo)所屬單位，不應(yīng)標(biāo)立檔單位本身；其二，在標(biāo)明案卷反映的問題時(shí)，要求準(zhǔn)確，精練地把卷內(nèi)文件內(nèi)容標(biāo)在案卷封面上。如果文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間性強(qiáng)，要標(biāo)明時(shí)間。例：XX公司XXXX年董事聯(lián)席會(huì)議記錄；XX企業(yè)關(guān)于組織、紀(jì)檢監(jiān)察、編制、機(jī)構(gòu)、人事、工資工作文件材料；其三，在標(biāo)明名稱時(shí)，如果不說明文件內(nèi)容的名稱（如報(bào)告、通知、意見），則不必標(biāo)明，可統(tǒng)稱為“文件材料”。

4 復(fù)查定卷——案卷質(zhì)量檢查的重中之重

在搞好前幾步工作的基礎(chǔ)上，還應(yīng)注意搞好復(fù)查定卷，它是保證案卷質(zhì)量的重要措施。復(fù)查內(nèi)容時(shí)要做到七看，一看文件是否齊全，即看文件是否按文書案卷收集標(biāo)準(zhǔn)和本機(jī)關(guān)的歸檔范圍查，注意有沒有漏收或重份的文件；二看年度是否分清，其中特別要注意針對(duì)年度文件的補(bǔ)收；三看級(jí)別是否分準(zhǔn)，尤其要注意同一問題不同級(jí)別的文件的組合；四看卷內(nèi)排列是否合理，要注意不可分的文件有無人為分開；五看保管期限是否準(zhǔn)確，特別要注意三個(gè)保管期限有無交叉現(xiàn)象；六看反映的問題是否集中，特別要注意有無夾雜其他內(nèi)容；七看所擬標(biāo)題是否準(zhǔn)確，注意有無遺漏重要內(nèi)容。endprint

5 卷內(nèi)文件編號(hào)——卷內(nèi)文件的規(guī)整化、序號(hào)化

編頁號(hào)，是為了固定文件所在案卷內(nèi)位置，便于檢查、統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件，一般情況下，應(yīng)該按照卷內(nèi)文件排列順序編流水號(hào)。編頁號(hào)看似簡(jiǎn)單，但要想盡善盡美地完成也需要檔案人員有足夠的細(xì)心和耐心，如編一份300頁的案卷，如果一個(gè)頁碼編錯(cuò)了，就得從錯(cuò)誤的地方重新編，這就造成了人力和時(shí)間的浪費(fèi)。為了高效地完成編頁號(hào)工作，筆者總結(jié)出了如下的注意事項(xiàng)，其一，編頁號(hào)時(shí)，除案卷封皮、卷內(nèi)目錄和備考表外，應(yīng)該以案卷為單位，每份文件按卷內(nèi)排列順序編流水號(hào)。其二，當(dāng)案卷內(nèi)有一張襯墊紙上貼幾頁文件（如行政介紹信、組織及工資關(guān)系、學(xué)籍卡）時(shí)，應(yīng)以原件為對(duì)象，每頁編一個(gè)頁號(hào)。其三，當(dāng)案卷內(nèi)有書刊小冊(cè)子時(shí)，能利用原張?zhí)柕目刹辉倬帉?，不能利用的，每張編一個(gè)號(hào)。

6 卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面——文書立卷的表格填寫

卷內(nèi)文件目錄是介紹檔案文件內(nèi)容，便于查找與統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件的一種工具，它由順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、文件日期、所在頁號(hào)、備注組成；案卷的備考表置于全卷文件的最后，用來保護(hù)文件，說明卷內(nèi)文件的狀況（文件的缺損、修補(bǔ)等）情況，便于保管人員和利用者了解。卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。卷內(nèi)備考表的立卷人、檢查人和立卷時(shí)間要求用藍(lán)黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫或加蓋印章。卷內(nèi)文件整理完畢后，要以案卷為單位在封面上編目，國(guó)家規(guī)定的案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱，類目名稱，案卷題名，卷內(nèi)文件起止時(shí)間，保管期限，總件數(shù)，總頁數(shù)，歸檔號(hào)，檔號(hào)等。在填寫時(shí)，要求電腦打印或用藍(lán)黑、炭素墨水、毛筆、簽字筆填寫，字跡工整。

7 裝訂——完整案卷的成形

裝訂案卷，是為了固定文件的位置，防止文件散落，要力求整齊美觀，便于管理。目前裝訂的形式有案卷級(jí)和文件級(jí)兩種形式。在裝訂案卷時(shí)，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：其一，裝訂前，破損文件要修補(bǔ)完好，窄邊的要加邊，要去掉文件金屬物。其二，裝訂時(shí)，文件要折疊整齊，取齊右邊和下沿，裝訂線不要壓字，卷背要襯墊平整。其三，裝訂應(yīng)采取三孔一線的方法，用棉制線或尼龍線裝訂。

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作者簡(jiǎn)介：曾劍（1978-），女，山東臨朐人，濰坊工程職業(yè)學(xué)院副教授，山東大學(xué)文學(xué)與新聞傳播學(xué)院漢語言文字學(xué)專業(yè)研究生畢業(yè)，研究方向：文書與檔案，漢語言文字學(xué)。endprint