企業(yè)采購監(jiān)督機制中存在的問題及對策探討

梁明華

【摘 要】企業(yè)采購監(jiān)督機制對于保證采購質(zhì)量、減少采購成本以及有效預(yù)防不良企圖的人利用職務(wù)之便撈取不法利益具有重要作用。采購作為企業(yè)一項較大的成本投入，應(yīng)當(dāng)加強對企業(yè)采購的重視與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)采購中的問題，并采取行之有效的解決方法，杜絕貪污腐化行為的發(fā)生，確保企業(yè)利益實現(xiàn)最大化。本文擬通過對企業(yè)當(dāng)前的采購現(xiàn)狀進(jìn)行分析，尋找問題并提出相應(yīng)措施，以期全面提升企業(yè)利益。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)采購；監(jiān)督機制；存在問題；對策研究

近年來，市場競爭日益激烈，各企業(yè)為了更好的發(fā)展紛紛進(jìn)行各項改革，以保證企業(yè)效益的提高。采購作為企業(yè)的一項重要工作，如果在制度及監(jiān)督管理方面做的不完善，就會影響到企業(yè)的發(fā)展速度，損害企業(yè)全體人員的利益。因此，針對企業(yè)采購管理存在的問題進(jìn)行監(jiān)督改進(jìn)，對于更好地推動企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

一、企業(yè)采購監(jiān)督管理機制存在的問題

企業(yè)采購作為企業(yè)生產(chǎn)的大事，采購的合理性在一定程度上會影響企業(yè)的發(fā)展，比如：采購成本的控制、采購資金的使用，采購員的管理與監(jiān)督等。目前我國企業(yè)雖然仍在不斷完善自身的管理，但是在采購方面還存在一些問題：

1.監(jiān)督部門思想上不夠重視

監(jiān)督管理部門的主要職能是監(jiān)管企業(yè)各項工作的順利開展，在企業(yè)工作中對于監(jiān)督管理以及采購都會有相關(guān)的制度規(guī)定，但是部分監(jiān)督管人員沒有認(rèn)識到采購對企業(yè)的重要性，在監(jiān)督工作中更多的是流于形式，或者是由于自身能力有限，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，更不能有效地進(jìn)行管理或監(jiān)督，容易給采購工作留下隱患。

2.采購組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理

采購部門針對采購工作的開展并沒有落實到個人，這樣如果采購任務(wù)完不成就是整個部門的失職，容易挫傷全體人員的積極性。企業(yè)內(nèi)部的激勵機制不健全，只是一味的追求經(jīng)濟(jì)效益，對于高價采購浪費資金的，或收受賄賂損害企業(yè)利益的行為做不處罰或少處罰，對節(jié)約資金完成任務(wù)的人員卻無特殊獎勵，這就降低了他們的工作積極性，這對于一些工作積極的員工來說很不利，無法凝聚員工的力量。此外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其它相關(guān)人員為了人情或其它目的插手正常的采購工作，從而影響到采購工作的監(jiān)督與管理。

3.內(nèi)部的監(jiān)督機制不完善

對企業(yè)各項工作實行合理監(jiān)督，可以避免一些工作失誤，但是目前企業(yè)中相應(yīng)的監(jiān)管機制還不完善，對于采購這樣一個工作跨度時間長、流程復(fù)雜的項目進(jìn)行監(jiān)督，相關(guān)監(jiān)督人員的工作目標(biāo)和工作方式還不明確。一些企業(yè)由于機構(gòu)編制的原因，一些部門即是項目任務(wù)執(zhí)行部門又是監(jiān)督部門，監(jiān)督者和被監(jiān)督者“同在一個屋檐下”，這樣勢必難以起到有效監(jiān)督的作用，也就無法滿足企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

二、改善企業(yè)采購監(jiān)督管理現(xiàn)狀的有效措施

采購是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要一環(huán)，對于確保企業(yè)的持續(xù)運營具有重要意義，因此，完善企業(yè)采購管理，可以提高企業(yè)效益，更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。針對當(dāng)前企業(yè)采購部門存在的問題可以通過以下措施進(jìn)行整改，以達(dá)到提升企業(yè)效益的目的：

1.加強監(jiān)管部門的培訓(xùn)、提高重視程度

監(jiān)督管理部門作為企業(yè)運行中的重要部門，每一位員工的工作開展情況都會影響到企業(yè)的成本預(yù)算及有效運轉(zhuǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)該加強對監(jiān)管部門的重視程度，適時對監(jiān)管部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。首先，對于監(jiān)督管理部門工作人員的培訓(xùn)不能只停留在專業(yè)層面，應(yīng)該根據(jù)工作的需要，開展一些諸如提高監(jiān)管能力、做好審計工作以及法規(guī)條例的學(xué)習(xí)，通過不斷提高監(jiān)管人員的業(yè)務(wù)能力，增強他們對企業(yè)采購工作監(jiān)督的適應(yīng)能力。企業(yè)還可以利用一些活動平臺，增加監(jiān)管人員彼此之間的工作經(jīng)驗交流，實現(xiàn)共同進(jìn)步。其次，在企業(yè)要開展職業(yè)素養(yǎng)教育活動，職業(yè)素養(yǎng)是員工對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)，定期對員工進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)教育可以讓員工對工作更負(fù)責(zé)，強化企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督效應(yīng)，這樣一來，監(jiān)管人員遇到違反企業(yè)條例規(guī)定的行為更能夠嚴(yán)格按照章程辦事，絕不偏袒。進(jìn)行素質(zhì)教育時可以給員工播放一些案例，通過案例對員工進(jìn)行警醒教育，促使其慎重自己在工作中的行為舉止。

2.制定監(jiān)督目標(biāo)及方式，確保監(jiān)督有效性

企業(yè)監(jiān)督管理部門是確保監(jiān)督采購工作正常合理運轉(zhuǎn)的主要部門，由于采購部門的工作任務(wù)多、時間長，因此在監(jiān)管上需要花費較多的精力。監(jiān)管部門可以通過長時間的摸索，找準(zhǔn)工作重點，設(shè)置工作目標(biāo)，確保監(jiān)督工作的有效性。第一，開展監(jiān)督工作應(yīng)該明確工作重點。采購工作是企業(yè)的重要部門之一，采購質(zhì)量和成本控制都會對企業(yè)運轉(zhuǎn)造成影響，因此監(jiān)管部門應(yīng)該將采購的質(zhì)量和成本放在首位，實行采購人員對采購物資質(zhì)量的“終身負(fù)責(zé)制”。為了有效避免采購員和供應(yīng)商形成利益關(guān)系、從中謀取利益，要定期對采購人員進(jìn)行換人換崗。不過，也有一種看法，認(rèn)為不宜頻繁更換崗位，因為采購員在本崗位時間長，與商家有良好的合作關(guān)系，流程熟悉業(yè)務(wù)精通，能保證質(zhì)量和供貨時間，換另一個人要熟悉其業(yè)務(wù)及流程需要一個過程，與商家進(jìn)行良好的溝通也要時間，這樣對企業(yè)的生產(chǎn)會有一定的影響，因此關(guān)鍵還是要有監(jiān)管制度的保證和實施，不一定換人換崗最有效。第二，對于采購工作的監(jiān)督要抓住關(guān)鍵，采購計劃必須要具有實用性，要關(guān)注計劃采購物資的依據(jù)、必要性與可行性，防止出現(xiàn)盲目計劃、拍腦袋預(yù)算或雖有計劃卻難以實施的現(xiàn)象。采購物資選擇的供應(yīng)商必須要具備相應(yīng)的資質(zhì)，確保物資的采購能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，同時還要認(rèn)真檢查驗收所采購的物資，防止不合格品進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，全方位的確保監(jiān)管有效性。

3.建立健全企業(yè)采購監(jiān)督管理制度

一套完善的監(jiān)督管理體制是企業(yè)監(jiān)管部門順利開展工作的依據(jù)，企業(yè)相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該根據(jù)監(jiān)管部門的工作需要建立健全監(jiān)督管理體制，為監(jiān)管部門對采購工作的監(jiān)督管理提供章程。在管理中，繼續(xù)堅持“主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)、管理監(jiān)督部門為主、整頓辦日常協(xié)調(diào)、各部門齊抓共管”的監(jiān)管機制，監(jiān)督力量體系構(gòu)建上注重結(jié)合單位內(nèi)外監(jiān)督力量，建立以整頓管理為主，法規(guī)監(jiān)察為支撐，供應(yīng)單位及干部職工為補充力量的監(jiān)督體系。監(jiān)管部門應(yīng)該定期將采購賬單公示給企業(yè)員工，讓員工一同參與到監(jiān)督力量中。根據(jù)采購工作建立一套獎懲制度，對于在采購過程中積極性較高、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工要給予一定的物質(zhì)或精神獎勵，激勵員工的工作熱情；對于在采購工作中利用職務(wù)之便謀取利益的員工，要給予嚴(yán)重警告，涉及到違反法規(guī)的要交由相關(guān)部門處理，絕不講情面，通過實例給全體員工一個警示。

4.實施公開、透明化管理

為了更好地對采購部門工作進(jìn)行監(jiān)管，還可以通過公開管理，利用員工的力量進(jìn)行監(jiān)督，這樣既實現(xiàn)了管理的透明化，還能夠更好地監(jiān)督采購工作。采購部門作為企業(yè)的重要部門，應(yīng)該明確內(nèi)部的管理制度及任務(wù)分工，這樣就能更好地將責(zé)任歸結(jié)到個人，便于監(jiān)督制度的實施。另外，對于企業(yè)采購過程的監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)、合理，在保證采購順利進(jìn)行的同時實現(xiàn)監(jiān)督機制的強化，這樣不僅能夠確保采購過程的順利進(jìn)行，同時還能夠增強企業(yè)員工的責(zé)任感和集體榮譽感，這對于強化集體力量，提升企業(yè)的綜合發(fā)展水平具有重要意義。除了要實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的透明化管理外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)邀請外界權(quán)威部門對企業(yè)內(nèi)部運行進(jìn)行監(jiān)督，以實現(xiàn)企業(yè)運營過程的公開化、透明化，滿足企業(yè)的采購監(jiān)督機制構(gòu)建需求。

三、結(jié)束語

企業(yè)采購是關(guān)乎企業(yè)生產(chǎn)、運轉(zhuǎn)的重要部門，但又是監(jiān)管最難的一個部門，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)采購中存在的問題，并根據(jù)問題采取行之有效的辦法可以更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，也能更好地體現(xiàn)企業(yè)監(jiān)管部門工作價值。因此，在未來的發(fā)展過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到采購監(jiān)督機制構(gòu)建的重要性，并積極采取有效措施加強監(jiān)督機制的變革與完善，以提升企業(yè)采購過程的監(jiān)督水平，從而實現(xiàn)企業(yè)成本降低，更好的滿足企業(yè)后續(xù)發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉敏.我國中小企業(yè)采購管理中存在的問題及對策研究[J].物流工程與管理，2010（32）

[2]周戚遠(yuǎn).我國政府采購監(jiān)督機制的問題與對策研究[D].湖南大學(xué)，2011（05）

[3]劉立江.企業(yè)采購對政府采購的啟示[D].吉林大學(xué)，2010（04）

[4] 劉敏.我國中小企業(yè)采購管理中存在的問題及對策研究[J].物流工程與管理，2010（10）

[5] 冷碧遙.淺析供應(yīng)鏈模式下采購管理優(yōu)化問題[J].商品與質(zhì)量，2010（S5）

[6] 徐軍洲.我國汽車制造企業(yè)采購現(xiàn)狀、問題及對策[J].商場現(xiàn)代化，2009（16）