如何提高中小企業(yè)工作效率

毛倩

摘 要：本文分析了現(xiàn)代企業(yè)工作落實中存在的困難。主要針對中小企業(yè)的弱點——員工素質(zhì)高低不齊，來尋求克服這一難題，提高工作效率的方法。并提出了通過對工作任務(wù)的詳細剖析，將工作任務(wù)分解，以達到簡化工作的辦法。另外，借助現(xiàn)代IT技術(shù)的發(fā)展與日新月異的軟件技術(shù)，在工作分解的基礎(chǔ)上，將企業(yè)的日常管理工作搬遷到移動平臺上，使整個企業(yè)的工作在標準有序的環(huán)境下展開，提高工作的落實率。從而將傳統(tǒng)的自上而下的企業(yè)管理模式變?yōu)樽韵露系淖园l(fā)型運作模式。

關(guān)鍵詞：工作分解；落實；移動管理軟件

傳統(tǒng)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)都是正金字塔狀的，董事長或總經(jīng)理在最頂層，統(tǒng)領(lǐng)全局，其下是幾個部門經(jīng)理，負責向他匯報。部門經(jīng)理手下又管理著幾個主管，負責向他匯報、接受他的指揮。管理層級再依次向下分生。

這樣的組織結(jié)構(gòu)也就奠定了企業(yè)自上而下的管理模式。作為一個層級的領(lǐng)導(dǎo)，有任務(wù)，有工作，通常只能交到下一層級的幾個人手中，真正能向他直接匯報、負責的也就是那幾個人。當最高層的領(lǐng)導(dǎo)把一個任務(wù)交給了下屬，最終需要由最基層的工作人員來完成時，如果領(lǐng)導(dǎo)想知道這項任務(wù)的工作進度或者聽取反饋報告，就需要層層匯報，一級級反饋，費心而耗時，浪費人力資本。上級不能隨心所欲的監(jiān)督或者了解下屬的工作進度，對于下屬來說，也缺少了積極性。

1 工作效率的影響因素

影響一個企業(yè)的工作效率的主要因素有員工技能、外部環(huán)境、內(nèi)部條件以及激勵效應(yīng)。員工技能是指員工具備的核心能力，是內(nèi)在的因素，經(jīng)過培訓(xùn)和開發(fā)是可以提高的；外部環(huán)境是指組織和個人面臨的不為組織所左右的因素，是客觀因素，我們是完全不能控制的；內(nèi)部條件是指組織和個人開展工作所需的各種資源，也是客觀因素，在一定程度上我們能改變內(nèi)部條件的制約；激勵效應(yīng)是指組織和個人為達成目標而工作的主動性、積極性，激勵效應(yīng)是主觀因素。

影響組織績效的關(guān)鍵因素主要有以下五個方面：

①工作者本身的態(tài)度、工作技能、掌握的知識、IQ、EQ等等；

②工作本身的目標、計劃、資源需求、過程控制等；

③包括流程、協(xié)調(diào)、組織在內(nèi)的工作方法；

④工作環(huán)境，包括文化氛圍、自然環(huán)境以及工作環(huán)境；

⑤管理機制，包括計劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、激勵、反饋等。

在這些影響因素存在的前提下，找尋一種高效的管理方法來實現(xiàn)工作的落實就是現(xiàn)代企業(yè)最需突破的難關(guān)。對于大型企業(yè)來說，他們坐擁優(yōu)秀的人力資源以及巨大的財力，更有豐富的管理經(jīng)驗，要提高企業(yè)的工作效率有許多辦法。然而對于中小企業(yè)來說，他們擁有的資源就相對較少，也很難吸引最優(yōu)秀的人才，體制的建設(shè)亦不完善，在這些條件的制約下，中小企業(yè)要想提高工作效率，通常只剩口頭上的空談，很難有顯著的效果。

2 工作明晰化是工作落實的前提

要做到工作的落實，最重要的是工作任務(wù)的明確與工作過程的督導(dǎo)。明確工作任務(wù)不是簡單的交代一句，也不是只針對結(jié)果的定義，而是對工作的整個過程的詳細描述。一般企業(yè)對崗位工作的描述都比較粗糙，在日常工作過程中大多依靠員工的主觀能動性來完成工作。工作任務(wù)只有細致才會明確，只有細致才會簡單。工作細分是為了簡化工作，為素質(zhì)不高的員工降低工作難度，發(fā)揮工作人員的主觀能動性。而工作的督導(dǎo)則是敦促工作完成的客觀動力。督導(dǎo)的重點不在于監(jiān)督，而在于指導(dǎo)。本承著管理的核心是服務(wù)的思想，督導(dǎo)的重點在于即時幫員工克服工作中遇到的困難，所以督導(dǎo)的及時性很重要。

我所想到的辦法是將每一個工作可以串成不同的流程，而每一個流程中的每一個環(huán)節(jié)都有具體的落實方法，將這些落實方法進行詳細的描述，將大大降低工作的難度。

下面以招聘管理的流程為例，來進行詳細的工作細分。

首先，通過查閱人力資源管理工作描述方面的書籍，以及企業(yè)的內(nèi)部資料，我們通?？梢钥偨Y(jié)出企業(yè)各部門的所有日常工作，以及這些工作的作業(yè)標準。參考企業(yè)的相關(guān)規(guī)定與制度，我們可以得到一項工作的流程，如招聘管理的一般流程即是：提交招聘需求→人力資源部經(jīng)理審核→總經(jīng)理審批→擬定招聘方案→發(fā)布招聘信息→簡歷初篩→準備面試→進行面試→錄用決策→發(fā)送錄用通知。

在確立了總體流程以后，就是對流程中的每一個環(huán)節(jié)進行具體描述。

要進行具體描述，首先要明確這一項工作的責任人是誰——是哪個部門、哪個崗位的工作。如招聘管理流程中的第一項“提交招聘需求”，應(yīng)當是各需求部門的工作，由各部門的工作人員來進行表單呈遞；第二項“人力資源部經(jīng)理審核”則是人力資源部經(jīng)理的工作。

明確了責任人之后，就要察看流程中上下環(huán)節(jié)的關(guān)系，確定這一環(huán)節(jié)工作人員與相鄰環(huán)節(jié)的哪些工作人員需要發(fā)生關(guān)系。在招聘管理流程中，第一項“提交招聘需求”需要與下一環(huán)節(jié)的責任人人力資源部經(jīng)理發(fā)生聯(lián)系，而與上一環(huán)節(jié)沒有聯(lián)系。

接下來就要進行這項工作的具體描述，如下：

工作任務(wù)描述說明（第一項）：

1.各部門根據(jù)下一年度的整體業(yè)務(wù)目標和現(xiàn)有人力資源狀況，擬定人員增補需求，填寫“人員增補申請表”。

2.向人力資源部提交“人員增補申請表”，并向人事經(jīng)理說明需要增補各崗位人員的原因。

3.準備詳細的職位說明書和任職資格說明書。

4.等待審批結(jié)果。

工作任務(wù)描述說明（第二項）：

1.聽取用人部門經(jīng)理對增補人員需求的說明。

2.核查用人部門申請招聘人數(shù)是否超過公司年度招聘份額。

3.組織人力資源部審查該用人部門所要求增補的各崗位新員工人數(shù)是否符合該部門發(fā)展需求。

4.對于超額申請或不符合需求的情況，在與用人部門協(xié)商后對“人員增補申請表”做出調(diào)整。

5.審批“人員增補申請表”。

6.將“人員增補申請表”提交至總經(jīng)理辦公室。

7.向總經(jīng)理匯報相關(guān)情況，等待批復(fù)。

在工作任務(wù)描述清楚了以后，還有一個重要的要點，即工作結(jié)果的界定。工作結(jié)果界定的標準可以幫助工作人員更好的理解辦事目標，也易于工作考評的進行。

3 利用移動管理軟件提高工作落實率

將所有工作進行了分解之后，把一個個的工作流程上載到移動平臺上，利用現(xiàn)代技術(shù)，IT云概念，制作出一種軟件，在手機、平板等移動設(shè)備上運行，即可以實現(xiàn)管理人員對手下工作人員工作進度的實時管控，各級工作人員也可隨時將工作成果上載到云平臺上，從而實現(xiàn)企業(yè)日常工作的實時交流。這正是基于移動臺的工作管理新方法。

把企業(yè)的日常管理工作搬遷到移動平臺上，將使整個企業(yè)的工作在標準有序的環(huán)境下展開，大大提高工作的落實率。從而將傳統(tǒng)的自上而下的企業(yè)管理模式變?yōu)樽韵露系淖园l(fā)型運作模式。

雖然前期的企業(yè)工作梳理，以及編入程序是個異常工程很浩大，但是這種方法一旦成熟，一定可以開啟企業(yè)管理的新紀元。

參考文獻

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[2]吳冬梅. 崗位分析與崗位評價， 機械工業(yè)出版社

[3]孫宗虎. 人力資源部規(guī)范化管理工具箱. 第3版，人民郵電出版社

[4]李晶. 人力資源部管理制度范本大全，鷺江出版社