高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*

關鍵詞：高校圖書館；檔案；管理；利用

摘要：高校圖書館借閱檔案含有豐富的讀者信息，能為圖書館工作提供參考。文章論述了讀者借閱檔案的管理方法，探討了它在圖書館文獻采訪、藏書建設、讀者工作等方面的價值。

中圖分類號：G252文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）04-0046-03

收稿日期：2014-03-18

作者簡介：史明文(1972-)，首都師范大學歷史學院副研究館員。

*本文為首都師范大學2012年教改項目“圖書館與教學單位資源共享模式探研——以古舊文獻利用為例”的階段性成果之一，項目號：201204。筆者長期從事圖書館古籍及民國書刊的管理與借閱工作，在工作中逐漸認識到讀者借閱檔案的價值，有意識地管理、利用這些資料，為日常工作服務，積累了一些經(jīng)驗，撰成此文。筆者以圖書館古籍及民國文獻的讀者信息為例，來探討讀者借閱檔案的管理與利用，以期拋磚引玉，引起圖書館工作者對讀者借閱檔案的重視，充分發(fā)揮其價值。

1讀者借閱檔案的管理

古籍及民國書刊（包括影印的）是高校圖書館的重要館藏之一，在文科類學科較強的高校，此類文獻利用率很高。目前，圖書館的古籍及民國書刊基本是閉架閱覽，讀者先填寫索書單，然后由工作人員去書庫提書，讀者閱覽完畢，索書單就定期銷毀。筆者在圖書館主要負責本館古舊文獻的管理與借閱服務，又兼作學科館員、信息參考服務、文獻采訪等工作，發(fā)現(xiàn)讀者借閱信息對圖書館工作很有價值，就改變銷毀讀者借閱檔案的做法，保存、分析、利用這些檔案，為工作服務，逐漸摸索出一套管理讀者借閱檔案的方法。

1.1分類保存

圖書館每天都有大量讀者借閱信息，這些信息只有時間先后順序，要想很好地管理與利用，必須對它們進行分類。分類的方法很多，就古籍與民國文獻而言，可以把這些借閱信息首先分為本校讀者與校外讀者。校外讀者借閱的文獻一般來說比較少見，應該引起重視，加強管理與保護。校內讀者可以先按照系別分類，如：哲學系、中文系、歷史系、教育系、社會學系等，然后在系別之下分教師檔案與學生檔案，每一類別按照借閱時間先后排列，這樣就把零亂的信息有序化，便于保存與查閱。將讀者借閱信息分類后，積累到一定數(shù)量，就要裝訂歸檔，妥善保存。對于特殊讀者，如：知名教授、為特定課題而搜集資料的讀者，可以把其借閱信息抽出來單獨建檔，這類檔案價值要大于一般的讀者。

1.2定期整理

保存讀者借閱檔案的目的在于利用這些信息為圖書館工作服務，積累到一定數(shù)量就要進行整理，分析這些信息的用途，把與當前工作關系緊密的信息做標注，或提取出來，以備利用。所謂定期整理，就是根據(jù)工作實際情況，以一天、一周、一個月或者更長時間為單位，把這些借閱檔案分類保存，并分析其價值。筆者通過幾年的實踐，把整理分為三步：第一步是每天下班前把當天的讀者借閱檔案分類歸檔，以免丟失。第二步是每月底把本月的讀者借閱檔案檢查一遍，特殊的信息保留原件，普通的信息留存電子版，紙本的檔案剔除，暫時存放。第三步是每半年徹底清理一次，特殊信息裝訂留檔，普通信息紙本銷毀，保留電子版，并對這些信息認真分析，撰寫工作日志，以備利用時查閱。整理檔案的過程也是分析這些信息、為利用提供思路的過程，如果不整理，這些檔案就是一堆廢紙，沒有價值，整理檔案是利用這些信息的關鍵。

1.3根據(jù)價值留檔

讀者借閱檔案的價值不同，其留檔方式也不一樣，普通讀者保留電子檔案即可，知名學者要保留原件。紙本的讀者借閱檔案數(shù)量太多，沒有必要全部保存，把他們轉化為電子版，既便于查詢、利用，又節(jié)省空間，可以長期保存。但對一些知名學者或研究重要課題查閱文獻時所留下的借閱檔案，要保存原件，這些檔案既有學術信息，將來可能還具有文物價值。電子版的檔案，要記錄全紙本檔案中的信息，如：讀者姓名、時間、系別、身份、索書號、書名、備注等，盡可能地反映出原始檔案的面貌。特殊的紙本檔案，要裝訂成冊，編制目錄，以備利用。

1.4豐富附加信息，積累學術信息

借閱檔案反映了讀者信息和學術信息，但這些信息還需要進一步完善，我們在工作中要利用借閱檔案，盡量豐富讀者的信息，如：讀者的研究方向、課題的進展情況、該文獻的價值及研究概況等，在留檔時，也要把這些與借閱檔案有關的信息附在檔案中，這些附加信息的價值有時更大。附加信息一般從兩個途徑獲得：一是，讀者借閱時對文獻的評論，如：該文獻的價值、傳世情況、優(yōu)缺點等，館員要留意讀者的這些言論，及時記錄下來，附在檔案中。二是，館員要主動向讀者請教與所借文獻相關的問題，如：借閱該文獻是教學需要，還是科研需求等。對于教師圍繞課題查閱文獻，研究生圍繞畢業(yè)論文查閱文獻的情況要特別留意，這些情況可以跟蹤服務。

讀者借閱檔案的保存與整理方法可以因人而異，但一定要有切實可行的規(guī)章制度，能夠做到“按照規(guī)范性的原則，依據(jù)不同層次設計分卷，分類入檔，并制定明晰的索引”，［1］還要有讀者借閱檔案是圖書館“活的資本”、“文件管理旨在促進機構業(yè)務活動日常開展的服務觀念”，［2］而且能持之以恒，堅持不懈地做下去。

2讀者借閱檔案的利用

2.1文獻采訪工作的依據(jù)

史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*文獻采訪是圖書館的基礎工作，影響著圖書館的藏書質量與文獻信息資源提供水平。圖書館訂購文獻，無論是紙本書刊還是電子資源，都要有讀者的需求作依據(jù)，特別是購買貴重圖書或數(shù)據(jù)庫時，要進行論證，讀者借閱檔案是一種有力的證據(jù)。通過讀者借閱檔案，可以知道讀者需要什么樣的文獻資源，合理利用資金，購買讀者最需要的文獻資源。讀者借閱檔案還可以為購買電子文獻作參考。如果某些紙本文獻需求量大，就應該考慮購買電子版，我館購買“晚清期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“大成老舊刊全文數(shù)據(jù)庫”、“民國時期期刊全文數(shù)據(jù)庫（1911～1949）”等數(shù)據(jù)庫就參考了讀者借閱檔案的數(shù)據(jù)。根據(jù)統(tǒng)計，讀者對晚清、民國的報紙、期刊需求較大，而我館收藏的此類文獻破損嚴重，且數(shù)量較少，建議購買含有晚清、民國報刊的數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫購買后，利用率很高，既方便了讀者，也有效地保護了館藏紙本文獻。此外，通過讀者借閱檔案，還可以跟蹤文獻的利用情況，對文獻采訪進行評價?！拔墨I利用率高低是對采訪質量、文獻結構等方面的綜合反映。一般來說，文獻利用率越高，說明采訪工作符合讀者的需要，說明文獻的知識信息被開發(fā)、被利用得越充分，其質量也就越高?！保?］評價文獻采訪的指標很多，文獻利用率應該是核心的指標之一，利用讀者借閱檔案來統(tǒng)計文獻利用率是最重要的方法。

2.2促進圖書館藏書建設

圖書館藏書建設是借閱服務的基礎，而借閱服務又可以促進藏書建設，反饋出藏書建設工作中存在的一些問題。讀者借閱檔案是借閱服務的原始記錄，研究這些信息，能為藏書建設提供參考。如在文獻典藏方面，盡管當前多數(shù)圖書館已經(jīng)實現(xiàn)了藏借閱一體化的模式，正在改變過去重藏輕用的觀念，但由于圖書館空間的限制及文獻的種類、價值等因素的影響（如：古籍、民國書刊、內部材料等），圖書館還無法把全部文獻實行開架閱覽，需要設置一些特殊的書庫，由圖書館員為讀者提取需要的文獻。文獻利用率高，在排架時就要考慮方便提取，在條件允許的情況下，應該把借閱量大的文獻提到開架閱覽室，或購買影印本及其他版本加以替代。如何準確統(tǒng)計文獻的利用率，讀者借閱檔案是最重要的依據(jù)。在文獻剔除時，讀者借閱檔案也有參考價值。剔除文獻的方法很多，但“必須符合藏書建設的規(guī)律。必須有利于藏書的補充，它不但要完成把無用圖書剔除出去的工作，而且還要知道什么圖書正在積極利用之中”。［4］怎么才能知道文獻的價值如何，讀者借閱檔案也有體現(xiàn)，借閱率高的文獻一定有價值，有些借閱檔案的附加信息中也會簡略說明文獻的價值。

2.3讀者工作參考資料

圖書館讀者工作的核心是為讀者服務，滿足他們對文獻信息資源的需求。讀者借閱檔案記錄著豐富的信息，這些信息為圖書館員了解讀者的學習、教學、科研及興趣愛好提供了參考，有助于全面了解讀者的情況，有針對性地為他們提供服務。圖書館讀者工作需要創(chuàng)新理念，“這關系到圖書館服務適應社會需要，與時俱進，關系到服務質量和水平的提升，甚至關系到圖書館的長久發(fā)展”。［5］但創(chuàng)新服務不是空中樓閣，更不是標新立異，需要研究文獻資源、服務對象等基本要素，讀者借閱檔案既能提供館藏文獻信息，又有讀者信息，是探討圖書館讀者工作的重要資料。深入研究讀者的借閱檔案，有利于探索讀者工作的服務模式，與讀者建立長期、暢通的聯(lián)系，發(fā)展和諧、友好關系，從而實現(xiàn)資源共享，合作共贏。

2.4了解學校師生科研動態(tài)

圖書館是學校信息資源的總樞紐，為教學科研提供文獻資源保障，只有了解師生的教學和科研情況，才能更好地履行這一職責。分析讀者借閱檔案，可以了解學校教學科研情況。教師研究課題，或學生作畢業(yè)論文，一定會在借閱的文獻上有所體現(xiàn)，而且有時候某一方向的研究生會圍繞著教師的課題作畢業(yè)論文，其論文就是課題的一部分。摸清學校的科研情況，就可以有針對性地開展工作，圖書館的文獻購置、讀者服務、學科館員等工作就能有的放矢。比如：筆者通過分析師生的借閱文獻檔案發(fā)現(xiàn)歷史系的師生借閱西北史地文獻較多，懷疑有人做這方面的課題，通過詢問，得知歷史系文獻學專業(yè)有一項研究新疆文獻的課題，該專業(yè)的研究生多圍繞著新疆文獻選題，就有意識地搜集與課題有關的信息提供給師生，并建議圖書館購買了《新疆史志》《中國西北文獻叢書》《中國新疆地方經(jīng)典資料集成》《清朝治理新疆方略匯編》等大型圖書，為他們查閱文獻提供方便。

2.5學科館員必備的參考資料

學科館員不但需要具備較高的專業(yè)素質，而且要熟悉館藏、了解讀者，善于發(fā)現(xiàn)讀者的需求。學科館員應該嘗試著通過借閱檔案來尋求與讀者交流的途徑，建立互動關系。讀者借閱檔案包含了讀者的基本情況、研究領域、文獻需求等信息，為學科館員提供寶貴資料。借助借閱檔案提供的信息與讀者建立起融洽關系，還可以由點及面，逐步與院系師生建立起交流網(wǎng)絡。如果能與一位教師溝通好，就能通過他與他的同事、研究生，甚至本科生建立起良好的關系，便于學科館員工作的開展。由于學科館員在各高校圖書館的具體工作情況不一樣，獲得讀者借閱檔案的途徑也不同，有些學科館員在一線從事讀者借閱服務，可以直接獲得讀者借閱檔案信息；有些學科館員不從事借閱工作，可以通過圖書館相關部分協(xié)調，指導相關館員對讀者借閱檔案建檔，共享這些信息資源。

讀者借閱檔案是圖書館很有價值的信息，有待于深入開發(fā)研究。目前，有些學者呼吁高校圖書館應該讓讀者參與文獻的采購，國外圖書館界也在嘗試一種新的資源建設模式——讀者決策采購。［6］這種模式自2011年以來，在國內也日益受到關注，已有三十余篇研究論文。讀者決策采購實際上就是利用讀者借閱檔案的部分價值，依托現(xiàn)代通訊技術，［7］通過特定的圖書館應用系統(tǒng)軟件來滿足讀者的文獻需求，是讀者借閱信息的深加工。

3結語

讀者借閱檔案是圖書館的資源之一，只要我們重視這種資源的保存、研究和開發(fā)，就能充分發(fā)揮它的價值，促進圖書館資源建設、讀者服務、信息參考咨詢等工作。在保存和利用讀者借閱檔案時，我們應該結合圖書館工作的實際情況，調動各部門的積極性，利用新技術，發(fā)掘其深層價值。

參考文獻:

［1］胡朝霞.圖書館借閱檔案管理探析［J］.河南圖書館學刊，2008(2)：115.

［2］馬林青.中國檔案分類與西方文件分類比較研究［J］.檔案學研究，2011(6)：16.

［3］陳學清，賈朝霞.高校圖書館文獻采訪績效評價指標體系構建［J］.圖書館理論與實踐，2010(5)：84.

［4］張清允，姚孟臣.文獻剔除方法初探［J］.北京大學學報（自然科學版），1994(5)：618.

［5］柯平.當代圖書館服務的10個理念——新圖書館服務論之二［J］.圖書館建設，2006(4)：5.

［6］劉華.以讀者為主導的文獻資源建設——美國學術圖書館讀者決策采購（PDA）研究［J］.圖書情報工作，2012(5)：89—93.

［7］張甲，胡小菁.讀者決策的圖書館藏書采購——藏書建設2.0版［J］.中國圖書館學報，2011(2)：36-39.

（編校：崔萌）