企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化探討

聶潔

（西安鐵路局辦公室助理工程師，陜西西安710054）

企業(yè)管理中的公文收文工作流程優(yōu)化探討

聶潔

（西安鐵路局辦公室助理工程師，陜西西安710054）

公文收文工作流程的優(yōu)化能有效地提高企業(yè)的管理水平，增強(qiáng)依法行政履職能力。分析收文辦理工作流程中可能產(chǎn)生的問題及對(duì)企業(yè)管理水平、依法行政履職能力的影響，探討在審核簽收和登記、擬辦、批辦和承辦、傳閱、催辦和督辦、電子公文的收文辦理六個(gè)方面如何通過流程優(yōu)化，防止問題發(fā)生。

公文；企業(yè)管理；依法行政；履職能力；收文辦理；工作流程；探討

0 引言

公文是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文收文辦理是公文處理工作的重要組成部分，公文收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序，是企業(yè)及時(shí)得到上級(jí)部門下發(fā)的各類公文和對(duì)外部信息溝通的重要渠道，是上下通達(dá)、信息互通、左右聯(lián)系的紐帶[1]。

1 收文辦理工作流程中容易出現(xiàn)的問題

收文辦理工作具有政治性、時(shí)限性和機(jī)要性，另一個(gè)特點(diǎn)是繁雜而瑣碎，容易出現(xiàn)文件和信息丟失，文件傳遞中斷，或因承辦人的偶然失誤給企業(yè)造成損失等錯(cuò)誤。辦公室文書人員應(yīng)追求工作零失誤，要始終保持高度的工作熱情，及時(shí)準(zhǔn)確、科學(xué)規(guī)范、保密安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、職能部門及時(shí)完成任務(wù)做好服務(wù)工作。為此，公文管理要做到流程合理，流轉(zhuǎn)高效，擬辦（審核）正確、催（督）辦及時(shí)、歸檔完整?，F(xiàn)針對(duì)工作中容易出現(xiàn)的問題，從如何減少公文審核簽收、登記時(shí)的失誤，如何有針對(duì)性地提出擬辦意見，如何提高批辦和承辦質(zhì)量，如何高效傳閱公文，如何充分發(fā)揮催辦和督辦的作用，如何加強(qiáng)電子公文的管理等六個(gè)方面探討優(yōu)化公文收文辦理工作流程，以更好地服務(wù)中心工作。

2 收文辦理工作流程的優(yōu)化探討

2．1流程優(yōu)化一：厘清公文審核登記分類

文書人員簽收公文時(shí)要做到四檢查，一查信函收文單位名稱是否屬于本單位收文，以防錯(cuò)收；二查信函號(hào)碼與遞送人簽收登記號(hào)碼是否一致、信函件數(shù)是否相等；三查信函的密封情況；四是接收電子公文時(shí)，不錯(cuò)收、不漏收、不遲收，檢查公文名稱是否與內(nèi)容符合，附件是否齊全。

公文簽收后應(yīng)該立即進(jìn)行審核登記，根據(jù)公文的密級(jí)、來文機(jī)關(guān)、公文性質(zhì)進(jìn)行分類登記。重復(fù)性強(qiáng)的工作只有堅(jiān)持按制度規(guī)范進(jìn)行，才能盡量減少失誤。收文登記的作用是對(duì)公文進(jìn)行保護(hù)和有效管理，防止丟失，也是為日后公文運(yùn)轉(zhuǎn)交接、統(tǒng)計(jì)催辦、快速查閱做好準(zhǔn)備工作。收文登記分流水登記、分類登記，各單位可按來文的實(shí)際情況選擇登記方法。如果對(duì)外聯(lián)系單位較單一，公文較少，可選擇流水登記方法。如果對(duì)外聯(lián)系單位較多或主管上級(jí)來文較多，可選擇分類登記方法，這樣有利于查詢和催辦公文。

審核登記是收文辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文書人員為公文審核登記，要迅速判斷出公文的輕重緩急，根據(jù)時(shí)限要求及內(nèi)容性質(zhì)不同，做相應(yīng)處理。例如時(shí)限短的先辦，時(shí)限長的后辦，急件急辦，特件特辦，不拘泥形式，采取靈活多樣的方式加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通也是成功辦理急件的關(guān)鍵。秘書人員為做好收文工作必須努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，長期積累經(jīng)驗(yàn)，工作中分清主次輕重。有的同志把所有公文都當(dāng)成急件處理，感到這樣做絕對(duì)不會(huì)出錯(cuò)，搞得自己整天忙忙碌碌，抓不住重點(diǎn)，長期下去不僅容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，還耽誤了急件的處理。

2．2流程優(yōu)化二：提高擬辦意見針對(duì)性

擬辦是收文辦理的一項(xiàng)輔助決策環(huán)節(jié)，為決策活動(dòng)提供可選擇的方案，是變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮參謀助手作用的具體體現(xiàn)。擬辦文件時(shí)認(rèn)真研讀公文的內(nèi)容、發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，真正弄清對(duì)方的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際情況，這樣才能有針對(duì)性地提出擬辦意見。意見要簡明、具體、得體，應(yīng)工整、清晰地批示在相應(yīng)的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

2．3流程優(yōu)化三：提高批辦和承辦質(zhì)量

批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文指示精神進(jìn)行經(jīng)營決策并向承辦部門布置工作重點(diǎn)和要求的過程。批辦意見應(yīng)具體明確并具有指導(dǎo)性，使承辦部門責(zé)權(quán)分明，不互相推諉，能迅速貫徹和執(zhí)行文件精神，布置的工作得到順利完成。批辦意見也應(yīng)工整、清晰地批示在相應(yīng)的欄目中，并簽注批辦人姓名與日期。

文書人員在送批過程中，因領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙時(shí)閱文時(shí)間過長，應(yīng)及時(shí)提醒，這樣可以加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

承辦是收文辦理的重要環(huán)節(jié)，公文只有承辦才有意義，公文就是為企業(yè)經(jīng)營管理解決問題而產(chǎn)生的，承辦部門承辦的效率直接體現(xiàn)了公文辦理的效率。承辦部門收到交辦的公文后，一要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍和公文辦理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實(shí)。二要熟悉交辦公文相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度。三要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)具體批辦意見及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。主辦單位應(yīng)先拿出辦理意見后積極協(xié)調(diào)有關(guān)單位，采取靈活多樣的方法及時(shí)溝通、商談，比如電話聯(lián)系、開會(huì)研究，意見達(dá)成一致后，相互合作，全力配合。如協(xié)調(diào)確有困難可向辦公室文書人員說明，也可直接請(qǐng)示單位領(lǐng)導(dǎo)，得到批示后再行辦理。如果是一般性文件，領(lǐng)導(dǎo)沒有具體批辦意見，承辦單位可按慣例進(jìn)行辦理。四要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將公文辦理完畢，緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，一般公文應(yīng)當(dāng)在3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，并將辦理意見在閱辦單上注明。如有客觀原因，不能在限時(shí)內(nèi)辦完的，應(yīng)主動(dòng)向公司領(lǐng)導(dǎo)或文書人員說明情況。承辦部門辦文人員應(yīng)將本部門承辦結(jié)果工整、清晰地寫在相應(yīng)的欄目中，簽注承辦人姓名與日期，并在公文處理后及時(shí)將公文返回辦公室歸檔。

2．4流程優(yōu)化四：提高公文傳閱高效性

公文組織傳閱時(shí)，應(yīng)采取以文書人員為中心點(diǎn)的輻射方式，盡量避免傳閱部門之間的橫傳，橫傳容易造成公文管理的失控和泄密。為保證公文特別是帶密公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時(shí)方便，文書人員要對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門的公文管理人員及時(shí)提醒，告知公文橫傳的弊端，使大家養(yǎng)成良好的辦文習(xí)慣。文書人員在送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱文件時(shí)，如遇急件，根據(jù)實(shí)際情況可先送呈辦單位閱辦后再繼續(xù)送領(lǐng)導(dǎo)批閱。送承辦部門閱辦公文時(shí)，也是先主辦、后協(xié)辦，先閱辦、后閱知。另外收文辦理要執(zhí)行交接登記制度，這樣有利于公文的及時(shí)催收，防止公文丟失。

2．5流程優(yōu)化五：充分發(fā)揮催辦和督辦的作用

為了加速收文的處理速度，提高辦公室的辦文效率，使承辦部門能夠按照時(shí)效高質(zhì)量完成領(lǐng)導(dǎo)在公文上批辦的各項(xiàng)工作，辦公室應(yīng)該對(duì)辦理的公文進(jìn)行催辦和督辦。送領(lǐng)導(dǎo)或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室秘書要負(fù)責(zé)催辦。凡列入公司督辦事項(xiàng)，辦公室要發(fā)送督辦單，及時(shí)督辦，限時(shí)報(bào)告結(jié)果。各承辦部門要高度重視督辦件的辦理。對(duì)列為督辦的事項(xiàng)，承辦部門要及時(shí)向辦公室報(bào)送辦理結(jié)果。如確需延時(shí)辦理，應(yīng)主動(dòng)說明情況。

2．6流程優(yōu)化六：加強(qiáng)電子公文辦理工作的法制化

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，辦公自動(dòng)化被深入運(yùn)用，很多企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入無紙質(zhì)辦公階段，實(shí)現(xiàn)電子辦公的腳步明顯加快。電子公文是相對(duì)于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)公文而言的，它伴隨著現(xiàn)代信息管理技術(shù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生，其傳送和接收是在高度自由的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行的。必須加強(qiáng)電子公文各方面的建設(shè)，確保傳輸和存儲(chǔ)信息介質(zhì)的有效運(yùn)行，保證公文的嚴(yán)肅性和機(jī)要性。負(fù)責(zé)收文辦理的人員要及時(shí)接收電子公文，按照企業(yè)辦公網(wǎng)收文流程對(duì)公文進(jìn)行流轉(zhuǎn)，根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)流程上的批辦意見，簽署承辦意見，辦理完畢后將電子公文返回文書部門。文書人員根據(jù)電子公文性質(zhì)、密級(jí)、重要程度分類處理，具有保存價(jià)值的公文將內(nèi)容、閱辦流轉(zhuǎn)單打印裝訂，年底進(jìn)行歸檔保存。

電子公文處理工作是較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，公文系統(tǒng)是一個(gè)縱向、橫向交錯(cuò)的綜合結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)被多級(jí)組織共同使用；從橫向看，公文系統(tǒng)被同級(jí)的多個(gè)職能部門共同使用。不同組織級(jí)別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn)，不同組織級(jí)別的公文處理流程有較大的差異，受到多方面因素的影響變得復(fù)雜多樣。由于其特殊性，在送達(dá)、接收文件時(shí)，需要設(shè)置一定的權(quán)限，譬如說電子簽名、電子簽章或電子指紋，經(jīng)確認(rèn)后才能打開文件。與此同時(shí)，我國電子公文尚不具備與紙質(zhì)公文同等的法定效力，這是當(dāng)前迫切需要解決的問題。目前，法律地位的不確定，給電子公文的發(fā)展和使用帶來了許多麻煩，從而阻礙了電子公文的發(fā)展。解決了這個(gè)問題，電子公文無論是權(quán)威性還是可信度都將得到很大程度的提升，具有很強(qiáng)的法定效力，是被法律所認(rèn)同的公文。

采取以上六項(xiàng)措施優(yōu)化的企業(yè)公文收文辦理流程見圖1。通過流程優(yōu)化，企業(yè)的管理水平將得到有效提高。

圖1 收文辦理流程圖

4 結(jié)束語

企業(yè)管理水平的提高，依法行政履職能力的增強(qiáng)，取決于各項(xiàng)工作流程的優(yōu)化。公文收文是其中的一項(xiàng)工作，辦理流程的優(yōu)化，工作制度的嚴(yán)格遵守，業(yè)務(wù)知識(shí)水平的不斷提高，加上高度的責(zé)任感，有效的溝通協(xié)調(diào)能力，就能將收文辦理工作做得忙而不亂，有條不紊。

[1]孫冰.鐵路企業(yè)精細(xì)化管理淺析[J].鐵道經(jīng)濟(jì)研究，2010（3）：43-45

（責(zé)任編輯：魏艷紅）

The optimization of receiving files process will effectively improve the enterprise management level and enhance the ability of performing duties by law. This paper analyzes the possible problems in receiving files process, the impacts on enterprise management level and the ability of performing duties by law, discusses how to optimize the process of the audit, registration, start,approval,undertaking,circularizing,urging,supervision and receiving,in order to prevent problems.

document;enterprise management;performing duties by law;ability of performing duties;receiving files management;working process;discussion

A

1004-9746（2014）03-0044-03

2014-05-12）