試述當(dāng)前檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對策

摘 要：隨著當(dāng)前我國的經(jīng)濟與社會在不斷發(fā)展進步，檔案資料在社會的各項工作中也顯得越來越重要，而檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性問題也日益突出。因此，檔案管理信息化建設(shè)工作越來越受重視。本文介紹了當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題，通過深入分析，有針對性的提出幾方面對策來加強檔案管理信息化建設(shè)，不斷加強檔案信息的開發(fā)與利用，真正提高檔案的利用效率，并完善檔案信息化建設(shè)的安全防范性能，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；問題；對策

檔案管理工作復(fù)雜而且瑣碎，但其意義重大，然而，以往陳舊、傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，因此，加強檔案的信息化建設(shè)與管理工作是十分重要的。

1當(dāng)前檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.1管理觀念問題

觀念是長期滯留下來的，在推進檔案信息化建設(shè)路上，由于檔案管理人員依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用等落后觀念。

1.2檔案信息資源開發(fā)利用不足問題

不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目地進行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。

1.3檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善問題

一般來說，檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施包括存儲器、計算機、復(fù)印機、刻錄機等。然而，當(dāng)前不少單位由于缺少應(yīng)有的資金來源保障的話，而無法為檔案信息化建設(shè)工作提供相應(yīng)的服務(wù)，同時也導(dǎo)致信息化發(fā)展受阻，無法真正滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1.4存在安全防范性問題

系統(tǒng)使用人員對計算機和網(wǎng)絡(luò)安全重要性認識不足，重使用輕安全。雖然制定了一些相關(guān)的制度，但由于缺乏安全意識，缺乏安全知識，制度未能嚴格地執(zhí)行，存在一定的安全隱憂。如在日常工作中，通過查看來歷不明的電子郵件的附件，從網(wǎng)絡(luò)下載、安裝軟件，打開外來的未經(jīng)防病毒檢測的文件（如軟盤、U盤、光盤、移動硬盤等）均有可能使計算機感染病毒甚至中木馬程序的侵害，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的停頓，工作無法正常進行。

2解決對策

通過檔案的信息化管理，不僅可以有效的保證檔案的準(zhǔn)確性及完整性，而且可以明顯的提高檔案的查閱速度，提高檔案的使用效率，信息化管理檔案將是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢與要求。下面就如何加強檔案信息化建設(shè)展開分析：

2.1必須創(chuàng)新檔案管理理念

2.1.1檔案人員要樹立正確意識

檔案信息的保存與利用問題具有重要的影響，而以往陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求。這一點很重要，檔案管理人員要運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，工作中要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，更要積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。

2.1.2健全信息化人才保障機制

一方面，在招錄工作人員時要有意識地錄取計機算專業(yè)畢業(yè)的技術(shù)人才，積極引進技術(shù)開發(fā)維護和網(wǎng)絡(luò)管理型人才，通過提升檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技術(shù)水平，以便滿足在進行檔案數(shù)字化管理時所需的專業(yè)素質(zhì)要求。

另一方面，通過合理配備基層工作人員，按照知識結(jié)構(gòu)合理的要求，對基層工作人員進行合理調(diào)配，把信息化素養(yǎng)較高的人員充實到合適的崗位上，做到人盡其才，提高本單位信息化建設(shè)隊伍的專業(yè)和技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強學(xué)習(xí)如何將學(xué)生電子文件檔案移出進行長期保存，避免出現(xiàn)計算機系統(tǒng)損壞或其他意外事故、自然災(zāi)害時，導(dǎo)致檔案的信息丟失。

2.2加強檔案信息資源開發(fā)利用

通常事業(yè)單位檔案部門現(xiàn)有的主要檔案資源仍然以紙質(zhì)資源為主，在進行信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中，首先要對這類檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描等轉(zhuǎn)換方式將紙質(zhì)檔案文件進行二次保存，可供網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。此外，由于受檔案連續(xù)性的約束，所有的現(xiàn)存檔案文件都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，在進行信息化轉(zhuǎn)變的同時，也許要擴充部分檔案資源，將原有的檔案資料繼續(xù)完善，構(gòu)建完整的檔案資料庫。

此外，為了實現(xiàn)有效開發(fā)利用的基本措施我院加強檔案管理重在開發(fā)利用，為此必須嚴格抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

把館藏檔案信息深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文件級著錄標(biāo)引并錄入微機，實現(xiàn)檔案由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。

2.3統(tǒng)一、規(guī)范檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件標(biāo)準(zhǔn)

2.3.1健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，真正實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，推進我國檔案信息化建設(shè)的進程。

2.3.2健全檔案信息化管理制度

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。借助先進的檔案管理技術(shù)，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。在對檔案進行數(shù)字化管理時，必須嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化、應(yīng)用法制化、管理制度化進行管理，實現(xiàn)檔案資料的資源共享，真正提高檔案信息化管理的效用。

2.3.3完善基礎(chǔ)設(shè)施

加大對檔案管理部門的資金投入，為檔案管理部門配備足夠的基礎(chǔ)設(shè)施硬件，完善其基礎(chǔ)設(shè)施。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。

2.4提高檔案信息化建設(shè)的安全防范性能

2.4.1建立完善的電子檔案安全管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對數(shù)字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

此外，因檔案具有保密性和機要性，除保證網(wǎng)絡(luò)安全外，還要保證檔案信息前處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，逐步加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，以保證檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

2.4.2加強檔案管理人員的操作安全防范

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用電子加密或數(shù)字簽名技術(shù)對電子文件進行歸檔管理。其次，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對歸檔的電子文件進行備份處理，定期檢測檔案數(shù)據(jù)庫存放服務(wù)器的防毒殺毒防攻擊能力。

3小結(jié)

綜上所述，只有在轉(zhuǎn)變檔案管理理念的基礎(chǔ)上，通過建立健全的檔案信息化管理規(guī)范制度，不斷開發(fā)、利用檔案信息資源，從而提高檔案檔案的使用效率，并提高檔案信息化建設(shè)的安全性能，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用及實效性，真正實現(xiàn)檔案信息化管理目標(biāo)。

參考文獻

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作者簡介

羅穎（1984-），男，湖北通城人，主要從事信息化工作，單位：廣西壯族自治區(qū)交通規(guī)劃勘察設(shè)計研究院。