食品藥品檢驗所專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案建立和管理

浦學(xué)春　楊德昌

摘 要：專業(yè)技術(shù)人員檔案是技術(shù)部門不可缺少的信息資源管理工作，技術(shù)檔案是對員工信息的詳細記錄，檢驗人員個人的工作經(jīng)歷、社會實踐經(jīng)驗、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)等都能得到真實的體現(xiàn)，是專業(yè)技術(shù)人員在工作實踐中勞動結(jié)晶，也是他們晉升職稱、聘任、提職、調(diào)資、評先、評優(yōu)，年度考核提供材料的重要依據(jù)。本所自1986年成立至今，從未建立過專業(yè)技術(shù)檔案，給以往專業(yè)人員晉升職稱帶來諸多不便，今年我所為完善和做好專業(yè)技術(shù)人員檔案建立和管理工作，我們認為應(yīng)做到以下幾點。

關(guān)鍵詞：檔案收集；檔案管理；檔案體會

1 專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集工作

加強檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，開展檔案收集應(yīng)做好三個方面的工作：

1.1 建立規(guī)定制度，使歸檔工作有章可循

歸檔工作是正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關(guān)，歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料的質(zhì)量要求得以明確，它從制度上保障了檔案管理員定期接受歸檔材料，起到一定的制約作用，杜絕了私存文件、拒不歸檔現(xiàn)象的發(fā)生，保證文件材料的齊全完整。熟悉專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道和內(nèi)容。專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道和內(nèi)容有如下幾個方面：

①專業(yè)技術(shù)人員每年年度考核和總結(jié)，由個人對本年度工作進行自我評分，在科室里集體評議和打分，考核小組評分，然后由科室主任寫評語和簽名，最后由考核小組綜合評定并蓋章。

②畢業(yè)證書、學(xué)位證書、各級專業(yè)技術(shù)資格（職稱）證書，單位聘任證書。

③各種學(xué)術(shù)論文、專著、開展新項目、科研成果。

④進修和短期專業(yè)學(xué)習(xí)所取得的各種鑒定、證書。

⑤參加繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育所取得的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分及相應(yīng)學(xué)分證書。

⑥參加本所及以上專業(yè)知識、實際操作、大型儀器設(shè)備上機操作考核、技術(shù)比武的成績記載以及專業(yè)技術(shù)崗位上崗證書。

⑦每次參加實驗室資質(zhì)認定現(xiàn)場試驗項目名單、參加實驗室間比對品種、項目名單及比對分析情況。

⑧參加國家計量院培訓(xùn)取得的實驗室內(nèi)審員資格證書、參加國家食品藥品監(jiān)督管理局培訓(xùn)取得的GMP、GSP證書。

⑨教學(xué)、培養(yǎng)人才情況。

⑩專業(yè)技術(shù)處分情況及其它情況。

1.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案材料的收集工作，還要堅持做到兩個結(jié)合

一是堅持平時收集和集中收集相結(jié)合，平時收集，就是注意日常原始材料的收集，集中收集，主要集中在年底對一年來的材料進行收集。二是組織收集和個人收集相結(jié)合。組織堅持日常收集外，但個人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時送交檔案管理人員歸檔。

2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理工作

專業(yè)技術(shù)人員檔案的價值就是為晉升職稱、聘任、提職、調(diào)資、評先、評優(yōu)、年度考核、實驗室資質(zhì)認定、領(lǐng)導(dǎo)掌握專業(yè)技術(shù)人員情況而服務(wù)的，在整理工作中 ，必須按檔案的要求來嚴格規(guī)范。檔案整理是檔案管理的一項重要內(nèi)容。整理的目的就是將零亂的和零星的材料進一步條理化，具體為分類、整理、編目錄，使之系統(tǒng)化，便于檔案的管理和查找。根據(jù)平時工作的體會，我們認為專業(yè)技術(shù)檔案的整理應(yīng)掌握以下原則：

2.1 一人一檔

并在封面上標注姓名、科室、職稱、職務(wù)。目錄分類清晰詳盡。反映專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)水平的材料種類很多，大致分為學(xué)歷、工作經(jīng)歷、技術(shù)考核、技術(shù)職稱、論文、論著、科研、學(xué)分等類型。按獲得的時間順序?qū)⒏黝惒牧习幢硪?、表二的形式進行排序。便于保管和利用。便于保管和利用是建立檔案的基本出發(fā)點和最終要求。整理后的專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)簡明清晰便于利用，我們就將檔案建立成紙質(zhì)文檔和電子文檔。電子文檔查找更方便快捷。如要查看某某新項目開展情況，點擊新項目開展情況就及時了解。就不用再到檔案室查找，更省時省力。

2.2 及時性

為確保檔案資料的及時性，平時收集的培訓(xùn)證書、獲獎情況要及時歸檔，做到專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠隨時反映個人情況，其它檔案整理工作重點在年終集中收集歸檔。

2.3 加強檔案管理人員責(zé)任心意識的培養(yǎng)

檔案資料的收集、整理、登錄、歸檔在檔案收集管理工作中，是一項重要的工作，之所以要加強檔案管理人員責(zé)任心意識培養(yǎng)，使其認識專業(yè)技術(shù)檔案建立和管理的重要性。

3 總結(jié)

通過建立專業(yè)技術(shù)檔案，填補了食品藥品檢驗所近30年來的空白，規(guī)范和完善了檔案管理工作，不僅方便了專業(yè)技術(shù)人員個人業(yè)務(wù)的記錄和平時的查詢，也為專業(yè)技術(shù)人員今后的晉升職稱、考核、評優(yōu)等提高了客觀公正的參考依據(jù)，同時有助于領(lǐng)導(dǎo)一目了然地了解每一位專業(yè)技術(shù)人員的情況，有力的提高了管理工作的質(zhì)量和效率。