基層檔案管理現(xiàn)狀探析

摘 要：檔案可以真實(shí)地記錄人類(lèi)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的情況，它提供的信息是社會(huì)的寶貴財(cái)富。隨著社會(huì)發(fā)展的步伐不斷加快，檔案管理在基層管理工作中的重要性也日益凸顯，引起了人們的高度重視，而在基層檔案管理的過(guò)程中，仍然存在著一些問(wèn)題，使基層檔案管理工作難以順利進(jìn)行。鑒于此，筆者以基層檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題為切入點(diǎn)，進(jìn)而提出加強(qiáng)基層檔案管理的有效措施，為加強(qiáng)基層檔案管理提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；問(wèn)題

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展和生產(chǎn)效率的提高，人們儲(chǔ)存信息的欲望和需求也日益膨脹，在此背景下，就有了檔案記載。到現(xiàn)在為止，紙質(zhì)檔案的歷史已十分悠久了，它記錄了兩千多年的歷史演變信息，為現(xiàn)代人追溯歷史提供了重要的依據(jù)，極大地促進(jìn)了人類(lèi)文明的進(jìn)步和發(fā)展，也為現(xiàn)代社會(huì)的物質(zhì)和精神文明建設(shè)提供了寶貴的信息資源。因此，檔案的記載對(duì)人類(lèi)文明的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，令人堪憂(yōu)的是，目前的基層檔案管理工作中還存在著一些問(wèn)題，只有解決這些問(wèn)題，才能加強(qiáng)基層檔案管理。

1.基層檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

自建國(guó)以來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)整體上的發(fā)展是健康有序的，較以往而言有了一定的突破。為了促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)也建立了大量的檔案機(jī)構(gòu)以及檔案，這極大地促進(jìn)了社會(huì)主義的發(fā)展，加快了我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程。然而，檔案事業(yè)的發(fā)展還沒(méi)有走向成熟和平衡，有少數(shù)地方、少數(shù)基層單位的檔案管理意識(shí)較為薄弱，根本不重視檔案管理工作。因此，我國(guó)的基層檔案管理還存在著較多的問(wèn)題，以下是具體介紹：

1.1硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

有部分單位認(rèn)為根本沒(méi)有必要設(shè)立檔案室，檔案室的硬件設(shè)施完全是浪費(fèi)資源，認(rèn)為把那些過(guò)時(shí)的資料放在一個(gè)獨(dú)立的空間就行，改進(jìn)設(shè)施更是沒(méi)必要，檔案管理的目標(biāo)就是把材料擺放整齊進(jìn)行備案。這種看法在很大程度上影響了檔案室的管理，導(dǎo)致如今檔案室的設(shè)備不齊全、設(shè)施陳舊、立卷手段也較為落后，大部分工作仍然采用手工操作，工作效率低下，少數(shù)長(zhǎng)期被忽視的資料出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的毀壞，使檔案資料缺乏完整性。

1.2對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位

人們心目中不怎么重視檔案工作，對(duì)檔案工作不看好，他們覺(jué)得檔案工作的效益不直接和明顯，無(wú)法和教育、科技產(chǎn)業(yè)相比[1]。有少數(shù)基層單位甚至認(rèn)為檔案工作不重要，隨便應(yīng)付下就行，根本不對(duì)人員的素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格地考核，不管人員能否勝任該工作，只要有人在崗工作可以應(yīng)付檢查就行。因此，檔案室失去了最基本的作用，成了保管資料的倉(cāng)庫(kù)，有很多的文件資料都是隨便放置在柜中，甚至有些資料還沒(méi)有進(jìn)行收集，就更不要說(shuō)對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用了。尤其是還有少數(shù)村級(jí)和一部分民營(yíng)企業(yè)，完全沒(méi)有檔案工作意識(shí)，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

1.3管理水平不高，管理制度不完善

人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深刻，他們普遍認(rèn)為檔案室就是存放過(guò)時(shí)的倉(cāng)庫(kù)，工作人員的職責(zé)就是保管資料，對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投資力度也就很小，長(zhǎng)此以往，檔案部門(mén)的管理工作水平很難得到提高，使檔案部門(mén)的管理工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)性。除此之外，檔案室還沒(méi)有健全的規(guī)章制度，對(duì)卷宗的管理缺乏規(guī)范性，這樣就嚴(yán)重影響了管理工作的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理很難實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.加強(qiáng)基層檔案管理的有效措施

2.1 穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)要求較高，它要求有專(zhuān)業(yè)的和有經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)進(jìn)行管理，這樣的人員才能勝任這份工作。檔案工作的順利進(jìn)行還需要一定的制度保障，科學(xué)合理的制度能使檔案具備保密性和專(zhuān)業(yè)性。當(dāng)然，檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)是十分必要的，它對(duì)檔案工作人員進(jìn)行嚴(yán)格地考核，并對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的、系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，使檔案管理工作的效率得到提高。

2.2實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的檔案管理

基層檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，就必須設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案場(chǎng)所，并且要使用專(zhuān)用的、完善的基礎(chǔ)設(shè)備。除此之外，檔案場(chǎng)所的防范工作也是很重要的，加強(qiáng)防范可以保證檔案的完整性和整潔性?；鶎訖n案資源要具備真實(shí)可靠性，進(jìn)行及時(shí)的收集、整理和分類(lèi)。工作人員要明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)，端正自己的工作態(tài)度，做好資料的處理和匯總，建立檔案管理工作人員的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，增強(qiáng)工作人員的積極性，從而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的檔案管理。

2.3增加投入，改善檔案工作環(huán)境

檔案工作的進(jìn)行需要堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)和大量的經(jīng)費(fèi)投入。只有這樣才可以促進(jìn)檔案庫(kù)房設(shè)施的改善，提高科學(xué)管理水平，可以為檔案的科研工作提供物質(zhì)保障，加快檔案管理新方法、新舉措的探索步伐。另外，大量的經(jīng)費(fèi)投入可以使檔案工作人員的待遇得到有效改善，為工作人員提供獎(jiǎng)金和工作津貼，激發(fā)他們工作的積極性。

2.4循序漸進(jìn)、紙質(zhì)、電子文檔同步發(fā)展

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用以及辦公自動(dòng)化的普及，加快了文書(shū)工作的革新，從原來(lái)的“筆桿子”轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“鍵盤(pán)子”，由此就形成了電子文件，電子檔案也隨之出現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)也成為檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)[2]。對(duì)基層檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首當(dāng)其沖的是要做好基礎(chǔ)工作，建立科學(xué)、規(guī)范的紙質(zhì)文檔，進(jìn)而形成電子文檔。因此，檔案管理要循序漸進(jìn)，在此過(guò)程中，要引進(jìn)高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的優(yōu)秀人才，為現(xiàn)代化的檔案建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)，還要改善電子文檔建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，促進(jìn)電子文檔的形成。同時(shí)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有效保證基層檔案工作的順利開(kāi)展。如果我們?nèi)鐣?huì)都關(guān)注和重視檔案事業(yè)的發(fā)展，基層檔案工作的面貌就會(huì)煥然一新，加快邁入正規(guī)的步伐。

2.5抓住重點(diǎn)，努力攻克薄弱環(huán)節(jié)

如今，村級(jí)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)建檔對(duì)建檔工作的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理意識(shí)較為薄弱，尤其是一些地處偏僻的村級(jí)，人員的變動(dòng)幅度較大，很難進(jìn)行規(guī)范化的工作接交，導(dǎo)致很多檔案資料不完整，缺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，也有少數(shù)民營(yíng)企業(yè)完全沒(méi)有建檔意識(shí)[3]。面對(duì)這種情況，各級(jí)檔案部門(mén)和涉農(nóng)部們就要重視農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作，加強(qiáng)管理和指導(dǎo)，采取一系列行之有效的措施和制定完善的管理機(jī)制。例如，工作不到位追究制、建檔工作責(zé)任制和落實(shí)情況督查制等制度，把建設(shè)縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)檔案信息網(wǎng)作為檔案管理工作的重點(diǎn)，集中力量擴(kuò)大村級(jí)和民營(yíng)企業(yè)的建檔范圍，努力提高我國(guó)檔案管理的水平。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的推動(dòng)下和信息化浪潮的沖擊下，我國(guó)的基層檔案管理工作中的問(wèn)題越來(lái)越明顯，使我國(guó)的基層案管理水平很難得到提高，無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。因此，基層檔案管理部門(mén)要采取一系列行之有效的措施，擴(kuò)大管理力度，加強(qiáng)基層檔案的管理。只有做好基層檔案管理工作，才能提高我國(guó)基層檔案管理的水平，進(jìn)而更好地促進(jìn)我國(guó)物質(zhì)文明和精神文明的建設(shè)，最終促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王前.淺論基層檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].企業(yè)管理，2013，37（10）：84-85.

[2]周繼娥.淺談基層檔案管理工作現(xiàn)狀及工作對(duì)策[J].法制與經(jīng)濟(jì)，2012，54（12）：99-100.

[3]萬(wàn)紅英，萬(wàn)紅梅.淺析基層檔案管理工作的現(xiàn)狀[J].管理科學(xué)，2011，25（09）：55-56.

作者簡(jiǎn)介

丁芳（1973—），女，漢，山東省濟(jì)南市人，工作單位：山東省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，秘書(shū)，館員學(xué)位：本科，研究方向：檔案管理