高校檔案信息化建設(shè)的問題及對策

倪翔凌

摘 要：信息技術(shù)在社會各部門的不斷滲透要求我們必須重視高校檔案的信息化建設(shè)。通過現(xiàn)實分析，我們發(fā)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)確實存在諸多問題，筆者針對這些問題，從基礎(chǔ)設(shè)備、信息人員以及技術(shù)和管理系統(tǒng)構(gòu)建方面提出了一些對策建議，以期本文的探究結(jié)論能夠有益于高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；問題；對策

隨著計算機日新月異的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會的各個方面，我們也正在邁入一個數(shù)字化的信息時代。毫無疑問，檔案的信息化建設(shè)勢必提高檔案管理的效率和質(zhì)量。高校檔案管理是教育工作者和學(xué)生在學(xué)校中各項活動真實的歷程記載，不僅對個人，對學(xué)校，對社會都有著非凡的意義。在信息化時代的進程中，高校的檔案信息化建設(shè)也應(yīng)跟上時代潮流，在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，審視自身缺陷，重塑與創(chuàng)新檔案的信息化建設(shè)。

1 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案的信息化建設(shè)有利于學(xué)校活動記錄效率的提高，高校檔案管理的重要性更是不言而喻，這項工作實現(xiàn)資源共享的一個必要手段，也是社會和學(xué)校相互了解的一個重要途徑。但是，由于諸多因素的存在，當前我國高校的檔案信息化建設(shè)還存在一些問題，筆者通過經(jīng)驗分析，進行以下三方面的總結(jié)。

1.1 信息化基礎(chǔ)設(shè)施滯后

信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基本要求，信息化基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機、掃描儀、復(fù)印機和存儲設(shè)備等一系列的硬件設(shè)備以及處理電子文檔的工具和網(wǎng)絡(luò)等一系列軟件設(shè)備，二者缺一不可。由于資金等問題的存在，很多高校這些設(shè)備并不齊全，這勢必會影響檔案信息化建設(shè)的進程。在很多高校內(nèi)，由于部門間設(shè)備水平的不一致，在一定程度上也會影響資源的共享。信息設(shè)備的迅猛發(fā)展使得舊的設(shè)備很快就會被淘汰，高校在這一方面可能還不能做到及時更新。

1.2 信息化人員素質(zhì)水平不高

即使高校的信息化基礎(chǔ)設(shè)施一應(yīng)俱全，設(shè)備完善，但若沒有擁有一定素質(zhì)水平的信息技術(shù)人員，這些設(shè)備也將會成為擺設(shè)，這種現(xiàn)象在很多高校屢見不鮮。先進的信息化基礎(chǔ)設(shè)施是否能夠充分被利用，關(guān)鍵就在于信息化人員的能力和技術(shù)水平。很多高校的檔案管理工作著年齡偏大，在信息技術(shù)放面的掌握和吸收能力較弱，可能在信息設(shè)備使用方面還不能及時跟上時代的步伐，以為學(xué)校購買了這些基礎(chǔ)設(shè)施就實現(xiàn)了信息化，殊不知這些設(shè)備需要較靈活的運用。

1.3 信息化技術(shù)與管理還不到位

微觀上講，信息化人員的素質(zhì)會影響基礎(chǔ)設(shè)施的使用效率，從學(xué)校整體來講，要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就需要系統(tǒng)性的技術(shù)和管理。目前，很多高校的不同部門技術(shù)水平不一致，所使用的軟件和硬件都有較大差異，因而會造成部門間信息傳輸和交流的障礙，不利于檔案的信息化建設(shè)。信息化假設(shè)同時要求有較高的管理水平，信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用勢必會打破原有的管理體系，在從傳統(tǒng)到信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型過程中，管理系統(tǒng)起著舉足輕重的作用。管理體系不利將會嚴重影響高校檔案的信息化建設(shè)。

2 高校檔案信息化建設(shè)的對策建議

檔案信息化建設(shè)的落后將會嚴重制約高校資源的共享工程，在一定程度上會影響學(xué)?；顒拥恼鎸嵱涗浐图皶r查找。那么，我們應(yīng)該如何建設(shè)高校檔案的信息化平臺，實現(xiàn)高效率的資源共享途徑，筆者針對上述問題，提出以下幾點對策建議。

2.1 加大檔案信息化建設(shè)的投入

信息化建設(shè)的投入是完善高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施的重要條件，只有充分做好信息化建設(shè)的投入，我們才能夠在硬件和軟件上為信息化建設(shè)做好準備。高校的信息化技術(shù)設(shè)施不健全的關(guān)鍵性因素便是高校在這方面的經(jīng)費投入力度較小，因此，加大信息化建設(shè)的投入是實現(xiàn)檔案信息化管理的首要條件。此外，還要加大在技術(shù)支持和管理系統(tǒng)上的經(jīng)費投入，這樣才能保障檔案信息擁有一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和有條不紊的流程。

2.2 提高信息化人員的綜合素質(zhì)水平

綜合素質(zhì)較高的信息化技術(shù)隊伍是高校檔案管理信息化建設(shè)的決定性因素。完備的信息化基礎(chǔ)設(shè)施要求我們擁有專業(yè)化的信息團隊，形成一個技術(shù)和知識水平梯度發(fā)展的態(tài)勢，這樣才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的有效和充分利用。因此，高校人才管理部門應(yīng)該定期或不定期進行信息技術(shù)培訓(xùn)，如開展一些專題講座或是討論，這不僅能夠直接傳授信息技術(shù)知識，還能夠有效地增強信息人員的自我提升意識。

2.3 構(gòu)建高效的技術(shù)和管理系統(tǒng)

一方面，高效的技術(shù)系統(tǒng)可以提高檔案信息的安全和保密程度，較高的技術(shù)支持系統(tǒng)可以有效防范黑客入侵等網(wǎng)絡(luò)問題；另一方面，高效的管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)高校內(nèi)部不同部門之間的技術(shù)交流和信息共享，還可以打破原有的封閉的管理體系，構(gòu)建開放式的信息管理體系，從而使得技術(shù)和管理形成一個整體，這不僅有利于各部門之間檔案的審批、流轉(zhuǎn)和存儲，還更大程度地節(jié)約了檔案搜尋和傳遞時間。因此，構(gòu)建高效的技術(shù)和管理系統(tǒng)是高校檔案信息化建設(shè)必不可少的環(huán)節(jié)。

3 結(jié)語

檔案的信息化建設(shè)是實現(xiàn)高校信息資源最有服務(wù)的關(guān)鍵，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和滲透更要求我們重視高校檔案的信息化建設(shè)。面對信息化潮流中，高校檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題，我們從基礎(chǔ)設(shè)備、信息人員以及技術(shù)和管理系統(tǒng)構(gòu)建方面提出了一些針對性的建議，以期本文的探究結(jié)論能夠有益于高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和創(chuàng)新。

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