工程設計檔案的特點及現(xiàn)代化管理手段

摘 要：本文主要論述工程設計檔案的性質(zhì)、特點，以及如何針對這些特點在新形勢下通過現(xiàn)代化的手段來管理工程設計檔案。

關鍵詞：工程設計檔案；特點；現(xiàn)代化；管理手段

工程設計檔案作為浩瀚的檔案學中一個分支，在人類的生產(chǎn)實踐活動中有著重要的作用。和傳統(tǒng)的檔案相比，工程設計檔案有著自身的鮮明的特點，正是由于這些特點，使得工程設計檔案的管理除了具有檔案管理的共有屬性之外，也有自己的特殊的管理手段和管理方式。特別是在現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展的情況下，針對工程設計檔案的特點，運用現(xiàn)代化的管理手段來更好的管理工程設計檔案，為經(jīng)濟建設服務.

工程設計檔案的定義：工程設計是根據(jù)建設工程的要求，對建設工程所需的技術、經(jīng)濟、資源、環(huán)境等條件進行綜合分析、論證，編制建設文件的活動。在工程設計過程中形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，就是工程設計檔案，它是工程建設項目管理工作的重要組成部分。

工程設計檔案的特點主要有以下幾方面：

1 專業(yè)技術性

工程設計的特點是專業(yè)分工明確，各專業(yè)有自己的不同的技術、規(guī)范和要求，這樣形成的檔案有著鮮明的專業(yè)標志。一項工程設計是由多種專業(yè)和設計人員按不同專業(yè)分別開展具體設計作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。這種專業(yè)性要求檔案人員需要具備一定的專業(yè)知識，組卷時候既要考慮各專業(yè)的特點也要結(jié)合其中的有機聯(lián)系。在制定設計檔案的分類、整理、編目時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程設計之間的隸屬關系，才能系統(tǒng)的有針對性的管理設計檔案。

2 檔案內(nèi)容的成套性

工程設計檔案的成套性特點是指圍繞著一個獨立的工程項目所形成的一套工程設計檔案，是一個密切聯(lián)系的有機整體。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計所必須的上級批文、前期準備報告、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。 成套性的特點要求檔案介入必須追蹤全過程，現(xiàn)在的工程檔案項目之所以設立文檔人員，就是針對工程設計檔案的成套性的特點，全程介入，確保設計檔案的完整、準確。

3 設計檔案的階段性

工程設計一般包括前期準備階段：根據(jù)項目批文批件編制項目建議書、可行性研究報告等，中間設計階段：包括初步設計階段、施工圖設計階段等，現(xiàn)場服務施工階段完工后形成竣工圖。這些階段形成是一環(huán)套一環(huán)的，所形成的檔案也是不可分割的有機整體，這種階段性的特點也影響了設計檔案的歸檔、分類、整編不同于一般檔案。

4 設計檔案的多樣性和復雜性

工程設計檔案的形態(tài)多種多樣，繪圖工具從早期的手工繪圖板到現(xiàn)代的計算機輔助CAD設計、形成材料有硫酸紙底圖、藍圖、白圖，光盤、U盤等。依據(jù)不同的專業(yè)和設計規(guī)范，形成了文字、表格、圖紙等不同性質(zhì)的文件格式，包含照片、語音等不同媒體。文本也分為英文、中文、等各類語言格式。這種多樣性和復雜性的特點也給檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)，衍生了不同載體的保管格式，檔案的利用方式也隨著多樣性的特點而變得豐富多彩。

5 設計檔案的修改補充變化頻繁

和其他檔案不同的是設計檔案的修改、補充非常頻繁。設計的過程是一個不斷修改完善的過程。很少有設計內(nèi)容能夠一次性成功，這樣造成設計文件內(nèi)容不斷變更，圖紙版本更替常見，現(xiàn)場條件的變化導致圖紙的修改和補充。這對檔案管理提出的很高的要求，比如，底圖藍圖的一致性，版本變化的修改，圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致，檔案人員必須設計變更情況，保證設計文件和圖紙準確性。

6 設計檔案的可復用性

相比普通檔案，設計檔案的利用價值非常高，原因在于它的可復用性很高。設計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創(chuàng)造，一些工程，設計條件相似，規(guī)模相似，為了提高工作效率，往往采用復用之前相似圖紙。也有為了取得規(guī)模效益，為某種項目專門設計通用圖紙供大規(guī)模的復用套制。大大避免了重復勞動，縮短了設計周期，提高了工程效益。

7 設計檔案規(guī)模龐大性

和普通檔案相比，設計檔案數(shù)量增長速度快，底圖藍圖占用庫房面積比例高，這個特點決定了在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備來保管；設計檔案數(shù)量增長的膨脹性和檔案庫房單位面積的有限性，決定了檔案保管方式保管手段改變的急迫性。

8 設計檔案具有社會經(jīng)濟效益的時效性

設計檔案的可復用決定了它的經(jīng)濟效益。隨著時間的推移、生產(chǎn)的發(fā)展和科技進步，設計檔案的可利用性在不斷的衰減，利用價值也越來越小。據(jù)統(tǒng)計，設計檔案的形成時間越早，利用率越低，加上自身的龐大性特點，促使檔案管理制定合理的保管期限對到期的設計檔案進行利用價值的鑒定，對部分失去使用價值的檔案剔除銷毀。

根據(jù)設計檔案以上的這些特點，我們必須盡快采用現(xiàn)代化的管理手段，才能有效的管理設計檔案。首先，根據(jù)其專業(yè)性的特點，開發(fā)專門的設計檔案管理軟件，檔案部門要通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、共享性的數(shù)字化工程設計檔案系統(tǒng)、工程設計檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，加快工程設計檔案信息資源建設；其次，根據(jù)設計檔案的多樣性和復雜性，數(shù)量龐大的特點，通過掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成矢量化的電子文件，對于設計圖紙版本的變更，利用檔案軟件自動跟蹤，替換和補充。針對設計檔案可利用性高的特點，結(jié)合現(xiàn)代化的手段進行復制利用，事半功倍。在現(xiàn)階段，要推動數(shù)字簽名的合法性進程，一旦電子文件的法律效應得到確認，將一舉解決設計檔案規(guī)模龐大，占用庫房比例過高的矛盾，設計檔案的時效性也得到了延長。

利用現(xiàn)代化的手段來加快設計檔案的編研工作，工程設計檔案的編研工作是對工程檔案的二次開發(fā)，為科研設計院的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營管理和決策 工作提供重要的經(jīng)濟、技術信息支持。結(jié)合工程設計檔案的特點，把利用率較高，通用性、專業(yè)性較強的工程設計參數(shù)和設計條件提取出來， 編寫工程設計檔案編研資料，提高工程設計人員的工作效率。

只要我們能夠掌握工程設計檔案的性質(zhì)和特點，再加上運用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案人員的業(yè)務水平，不斷改進管理方法和提高服務質(zhì)量，更好的為工程建設服務。

參考文獻

[1]王厚垓 對工程設計單位檔案分類的探討 《檔案學通訊》1993年02期

[2]王傳宇 科技檔案管理學 中國人民大學出版社 1998-04-01

作者簡介

陳宗陵（1964年），男，江蘇南京，職稱：館員，本科，研究方向：科技檔案管理。