試論高校后勤檔案管理信息化建設(shè)

胡嫄

摘 要：作為高校檔案重要組成部分之一，后勤檔案主要源于高校后勤服務(wù)及管理活動，其內(nèi)容涉及范圍廣、信息量龐大，是高校后勤工作得以順利實(shí)施及有序開展的基礎(chǔ)，對于高?？茖W(xué)化管理及決策具有十分重要的作用。隨著信息時代的到來，高校后勤檔案管理工作也必須加快信息化建設(shè)，提高后勤檔案管理的實(shí)效性，推動高校教育事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；后勤檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，為了更好地服務(wù)高校教學(xué)及科研工作，提高后勤管理水平，必須加快高校后勤檔案管理工作的信息化建設(shè)。

1 加快高校后勤檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

后勤檔案在整個高校檔案建設(shè)工作占據(jù)著十分重要的地位，是高校能否有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，也是高校后勤科學(xué)化管理的基本依據(jù)。后勤檔案具有復(fù)雜性、多樣性、綜合性等特點(diǎn)，其鑒證了高校的發(fā)展歷史，提高了各項教育及科研工作效率，推動了高校后勤工作的精細(xì)化、科學(xué)化發(fā)展。

隨著高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的逐步深入，高校后勤檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為其中十分重要的組成部分之一，是借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，對后勤檔案資源進(jìn)行收集、處理、傳輸及利用，以逐步提高后勤檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)后勤資源的充分共享，推動高校后勤工作的規(guī)范化、數(shù)字化發(fā)展。

一方面，高校后勤檔案管理的信息化建設(shè)順應(yīng)了高校教育改革的發(fā)展需求。隨著高校教育改革的逐步深入及新型辦學(xué)模式的紛紛涌現(xiàn)，高校管理工作對后勤檔案資源的開發(fā)及利用效率的要求也在不斷提高，因此，管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，樹立開放及創(chuàng)新意識，順應(yīng)后勤檔案管理的信息化發(fā)展潮流。

另一方面，后勤檔案管理的信息化建設(shè)是更新管理及服務(wù)手段的需要。當(dāng)前，我國高校傳統(tǒng)檔案管理及服務(wù)手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于信息時代的發(fā)展步伐。只有加快推動后勤檔案管理的信息化建設(shè)，才能及時、準(zhǔn)確、高效地滿足師生及社會各界的需求，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。后勤檔案管理的信息化建設(shè)不僅有助于檔案管理及服務(wù)水平的逐步改進(jìn)，還有利于高校管理工作效率的提高。由此可見，加快高校后勤檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 加快高校后勤檔案信息化建設(shè)的途徑分析

高校后勤檔案信息化建設(shè)需要檔案部門積極開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這對于檔案部門而言無疑是一場重大變革，不僅體現(xiàn)在利用方式上，更體現(xiàn)在管理理念上。

2.1 加強(qiáng)后勤檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

必須將后勤檔案信息化建設(shè)納入高?？傮w規(guī)劃工作中，加快后勤檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，全面推進(jìn)微機(jī)管理進(jìn)程，不斷提高高校后勤檔案部門的自動化辦公水平，全面發(fā)揮檔案部門的各項功能。同時，注重加快建立內(nèi)部局域網(wǎng)，盡快實(shí)現(xiàn)后勤檔案網(wǎng)絡(luò)和辦公網(wǎng)絡(luò)的有效連接，并在校園網(wǎng)上構(gòu)建后勤檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同部門向后勤檔案館的遠(yuǎn)程化歸檔，全面推動高校后勤檔案工作的數(shù)字化發(fā)展。

2.2 加快后勤檔案信息資源的建設(shè)

采用新型檔案管理軟件，有重點(diǎn)、有層次地推動后勤檔案的信息化建設(shè)。一方面，學(xué)校各單位應(yīng)注重將該年度所產(chǎn)生的各類歸檔文件以后勤檔案部門的相關(guān)要求為依據(jù)，錄入后勤檔案信息管理系統(tǒng)中，以減輕后勤檔案部門的歸檔工作量，確保學(xué)校不同部門的材料、文件及信息能夠完整、及時地錄入后勤檔案信息數(shù)據(jù)庫中，以便管理人員及時掌握工作情況，盡快實(shí)現(xiàn)后勤檔案信息資源的全面共享；另一方面，后勤檔案部門應(yīng)組織人員盡快將現(xiàn)存后勤檔案的案卷目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)檢數(shù)據(jù)。以電子檔案的收錄、保管及利用技術(shù)為依據(jù)，不斷加強(qiáng)高校各部門電子文件鑒定、收錄、歸檔等工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，確保有價值的檔案文件的完整性、安全性及真實(shí)性。遵循“紙質(zhì)文件與電子文件并存”等原則，采用電子、紙質(zhì)文件雙軌歸檔制，有層次、有步驟地開展后勤檔案資料的數(shù)字化處理工作。

2.3 構(gòu)建完善的后勤檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

必須遵循規(guī)范性、實(shí)用性及先進(jìn)性原則，加快后勤檔案信息資源的建庫入網(wǎng)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為高校最為重要的資源，并納入自動化辦公總體格局中，建立全校范圍內(nèi)的后勤檔案數(shù)據(jù)庫。全面發(fā)揮網(wǎng)站功能，在網(wǎng)站上注重加強(qiáng)檔案宣傳工作及信息服務(wù)工作。利用校園網(wǎng)平臺，構(gòu)建后勤檔案網(wǎng)站，并有步驟、有計劃地上傳開放化檔案目錄及文件資源目錄，積極上傳公開化的全文檔案信息，并提供查詢及使用功能，以便為高校人員提供全面、周到的服務(wù)。

2.4 為后勤檔案信息化建設(shè)提供全面的保障措施

首先，組建一個由校長領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人為主要成員的后勤檔案管理信息化建設(shè)小組，對高校后勤檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)。明確專職檔案部門，專門負(fù)責(zé)后勤檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，其他部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，確立長期與近期目標(biāo)，嚴(yán)格依據(jù)信息化建設(shè)的要求，搞好信息的生成、利用、傳播及共享工作。其次，應(yīng)加強(qiáng)投入力度。后勤檔案管理信息化建設(shè)是一項投入龐大的工程，因此，必須加大資金投入力度，緩解信息化建設(shè)中資金缺乏、供需嚴(yán)重失衡等問題。注重財政支持和自籌相結(jié)合，全面發(fā)揮主觀能動性，積極拓展籌資渠道，爭取各方支持；再次，加強(qiáng)后勤檔案建設(shè)的規(guī)范化及信息化，依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合實(shí)際情況，推動后勤檔案管理信息化建設(shè)、管理、運(yùn)行及維護(hù)的規(guī)范化及科學(xué)化，與此同時，注重加強(qiáng)安全保障體系的構(gòu)建，完善后勤檔案安全管理制度，嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。加強(qiáng)歸檔工作的監(jiān)督。樹立安全意識，嚴(yán)防失密、泄密等事件產(chǎn)生；此外，應(yīng)注重提高管理人員的綜合素質(zhì)。堅持引進(jìn)與培訓(xùn)相結(jié)合，要求引進(jìn)人員不僅精通計算機(jī)信息技術(shù)，還擁有較高的管理水平。加強(qiáng)骨干人員的培訓(xùn)力度，鼓勵有關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步完善自身綜合素質(zhì)，為后勤檔案管理信息化建設(shè)培育一批既精通信息技術(shù)，又熟悉檔案管理的復(fù)合型人才。

3 結(jié)束語

總而言之，高校后勤檔案管理信息化建設(shè)已成為大勢所趨，各大高校必須深化后勤社會化改革，全面分析高校后勤檔案管理工作存在的不足之處，引入各種現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，全面推進(jìn)后勤檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，逐步提高檔案管理水平，確保后勤檔案管理的實(shí)效性，以便更好地為高校教育及科研工作提供服務(wù)。

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