淺談細(xì)節(jié)管理在辦公室工作中的重要作用

顧盛

摘 要：在具體、瑣碎、單調(diào)、重復(fù)的工作事務(wù)中，辦公室工作人員要始終保持高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，牢固樹立“以小事為重”的思想，從細(xì)微處人手，踏踏實(shí)實(shí)地把小事做細(xì)、做好。但同時(shí)也要注意避免“未增值的工作就是浪費(fèi)”的現(xiàn)象，做“正確的事”，提高辦公室的工作效率。

關(guān)鍵詞：辦公室；細(xì)節(jié)管理；提高效率

從事辦公室工作多年，深切地感受到辦公室的工作就是為單位領(lǐng)導(dǎo)開展經(jīng)營管理活動(dòng)提供服務(wù)的。雖繁復(fù)而不可缺、雖平凡卻很重要。如何從細(xì)微處入手，提高辦公室的工作水平和工作效率，這是我一直在思考的問題。通過多年的工作與感悟，我對(duì)細(xì)節(jié)管理在辦公室工作中的重要作用也有了一些淺顯的認(rèn)識(shí)。

一、要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制，充分體現(xiàn)辦公室的管理職能

辦公室工作的核心任務(wù)就是做好“三個(gè)服務(wù)”，即“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)”。服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，是辦公室工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容，更是滿足單位發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)開展生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的需要。我認(rèn)為，辦公室工作應(yīng)該從完善、規(guī)范和細(xì)化各項(xiàng)工作流程、標(biāo)準(zhǔn)人手，制定相關(guān)制度和保障措施來解決或處理好制約工作效率中的“瓶頸”問題。比如，對(duì)一些變化不大、重復(fù)性很強(qiáng)的工作，我們可以采取模塊化管理方式，構(gòu)造沒有變化的單一性操作流程，以規(guī)范的操作模式來減少工作中的疏漏。又如，采取流水線作業(yè)方式可以有效地分解工作強(qiáng)度和難度，等等。每一個(gè)成員都能做到對(duì)自己的工作內(nèi)容心中有數(shù)，有計(jì)劃地安排好自己的工作程序，并加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)后，就能保證辦公室工作事事有人管，人人有專責(zé)，就能使每一項(xiàng)工作落到實(shí)處。

我認(rèn)為，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制還要處理好兩個(gè)關(guān)系：一是處理好全面與重點(diǎn)的關(guān)系。辦公室工作無小事，方方面面的工作都不容忽視，一點(diǎn)點(diǎn)的紕漏和閃失都容易影響到辦公室的整體工作，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。但是，每個(gè)人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做的圓滿，那也是不切實(shí)際的。所以，不僅要用全局的眼光看待每一項(xiàng)工作，以高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地處理好每一件事情，同時(shí)，我們也要善于抓住工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，善于抓住事務(wù)的主要矛盾和矛盾的主要方面，在工作精力、力量配備、時(shí)間安排上有所側(cè)重，使服務(wù)工作盡善盡美，這是辦公室工作的重中之重。二是要處理好對(duì)上服務(wù)與對(duì)下服務(wù)的關(guān)系。對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)是一致的，都是辦公室的重要職責(zé)。任何一名辦公室的工作人員都不能夠違背服務(wù)工作的宗旨。

二、加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)，提高工作水平

辦公室工作人員不僅要具備較強(qiáng)的工作能力，還要不斷提高自身的政治理論素質(zhì)。一是要從提高自身素質(zhì)上下功夫。許多人不屑于或疏于小事和事情的細(xì)節(jié)，從而形成在實(shí)際工作中，大事不會(huì)做，小事做不來的局面。所以，要努力克服心浮氣躁、急于求成、粗心大意的弱點(diǎn)，樹立“以小事為重”的思想，將“重視細(xì)節(jié)、把小事做細(xì)”逐漸培養(yǎng)成一種習(xí)慣，踏踏實(shí)實(shí)地把小事做細(xì)、做好。二是要在執(zhí)行力上狠下功夫，努力克服執(zhí)行不力、落實(shí)不嚴(yán)的現(xiàn)象，以絕對(duì)的執(zhí)行和落實(shí)來保證把每項(xiàng)工作做細(xì)、做實(shí)、做好。同時(shí)，我們也要注意避免“未增值的工作就是浪費(fèi)”的現(xiàn)象。因?yàn)橹挥姓嬲斫饬祟I(lǐng)導(dǎo)的意圖并嚴(yán)格按照要求執(zhí)行才能取得高效的工作成績，即做“正確的事”才有正確的結(jié)果。三是注重培養(yǎng)每個(gè)工作人員的協(xié)調(diào)能力、溝通能力，扎扎實(shí)實(shí)提高每一個(gè)人的素質(zhì)，那么辦公室的整體素質(zhì)將會(huì)提高一大步。

曾看到一篇關(guān)于如何做好一名秘書的文章，對(duì)我的啟發(fā)很大。文中講到，做好一名秘書要一精、二細(xì)、三準(zhǔn)、四助。一精：就是做事要精力集中，精心準(zhǔn)備，精細(xì)安排，把所從事的崗位，鑄造成精品崗位，把每一件領(lǐng)導(dǎo)交付的事情，打造成精品工程；二細(xì)：就是辦事要細(xì)心，工作要細(xì)致，要多為領(lǐng)導(dǎo)考慮，多替集體著想，事無巨細(xì)，一律認(rèn)真對(duì)待，決不馬虎；三準(zhǔn)：一是要干標(biāo)準(zhǔn)活，站標(biāo)準(zhǔn)崗，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程作業(yè)；二是辦事做人要有嚴(yán)格的準(zhǔn)則，一諾千金，時(shí)間要準(zhǔn)，數(shù)字要準(zhǔn)，要嚴(yán)格遵照工作的進(jìn)度；四助：就是要成為領(lǐng)導(dǎo)的助力、助手，急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想，勤跑腿，多匯報(bào)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

三、搞好團(tuán)結(jié)協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神

團(tuán)隊(duì)的協(xié)同努力比個(gè)人的單獨(dú)奮斗更有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。要充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的積極性，求得思想上的統(tǒng)一，以形成一個(gè)同舟共濟(jì)、開拓進(jìn)取、拼搏向上的團(tuán)隊(duì)。由于人員性格、閱歷和分工不同，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)矛盾和不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，這就要求我們辦公室的每個(gè)成員都要善于站在全局的高度，充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取不同意見，搞好團(tuán)結(jié)，增強(qiáng)凝聚力和向心力，發(fā)揮好整體功能。在具體工作中，在管理的一些細(xì)節(jié)問題上，要遇事多商量，多通氣，自覺做到“內(nèi)圖同心協(xié)力，外謀合作支持”，努力彈好內(nèi)部“協(xié)奏曲”。

在當(dāng)今競爭激烈的社會(huì)中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有腳踏實(shí)地從小事做起，從點(diǎn)滴做起，注重工作中的每一個(gè)“細(xì)節(jié)”，以認(rèn)真的態(tài)度做好崗位上的每一件小事，以責(zé)任心對(duì)待工作中每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能在平凡的崗位上創(chuàng)造出最大的價(jià)值。因?yàn)?，沒有細(xì)節(jié)就不可能干好辦公室工作，沒有細(xì)節(jié)就不可能鑄造輝煌。

參考文獻(xiàn)：

[1] 韓冰. 精細(xì)化管理在辦公室管理中的運(yùn)用[J]. 安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào). 2007（03）

[2] 尹桂麗. 注重細(xì)節(jié)管理 營造辦公室和諧環(huán)境[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì). 2007（29）

[3] 高山，向英明. 推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理 全面提升工作整體水平[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2008（09）