強(qiáng)化管理措施 保障檔案安全

王憲

[摘 要]檔案的安全保管和有效利用是檔案工作最基本的兩項(xiàng)任務(wù)。檔案的安全保管，關(guān)系到國家檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)和歷史文化的長久傳承，關(guān)系到國家核心信息資源的有效控制。只有在充分保障檔案本體和檔案信息絕對安全的前提下，檔案安全利用等其他各項(xiàng)工作才能順利開展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案安全

[中圖分類號]G269 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 封二 — 01

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而，檔案如何被及時(shí)、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時(shí)有發(fā)生；對檔案管理認(rèn)識(shí)到不到位，沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重大歷史和現(xiàn)實(shí)意義，不對有價(jià)值材料、照片、影音資料及時(shí)保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時(shí)，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)。

一、檔案安全管理的目的。加強(qiáng)檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準(zhǔn)確、完整，以便核對資料的準(zhǔn)確性和查證，便于建立人事或項(xiàng)目履歷，便于在今后的工作中進(jìn)行借簽；而職能部門的檔案，更是當(dāng)前行依法政行為的過程，更是打造服務(wù)型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。

二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據(jù)相關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章，必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，堅(jiān)持嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則。具體部門、單位在執(zhí)行好相關(guān)安全管理制度的同時(shí)，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規(guī)范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進(jìn)行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個(gè)一個(gè)過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴(yán)格的依據(jù)，有嚴(yán)格的規(guī)范，確保檔案安全萬無一失。

三、要采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理手段。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，檔案管理日益現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)在檔案管理上大量應(yīng)用，更使復(fù)雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當(dāng)前檔案管理示范級建設(shè)，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現(xiàn)代化的過程，檔案管理規(guī)范化的過程，所以用好、管好計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，已成為當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

四、分類對檔案進(jìn)行管理。檔案的載體不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不檔案，要采取不同的安全管理、保管措施。檔案管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護(hù)知識(shí)，定期進(jìn)行檔案安全檢查，做好檢查記錄，及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)措施，每年定期進(jìn)行安全性抽樣檢查，按規(guī)定進(jìn)行一次全面清點(diǎn)登記，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施予以處理。新收集的檔案資料須 必經(jīng)消毒、除塵后方能入庫，并對消毒殺蟲情況進(jìn)行登記；對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；存儲(chǔ)涉密檔案信息的載體，應(yīng)按所存儲(chǔ)信息的最高密級標(biāo)明密級，并按相應(yīng)密級文件的管理要求進(jìn)行管理；與互聯(lián)網(wǎng)相連的計(jì)算機(jī)或其它電子 信息設(shè)備不得存儲(chǔ)、處理和傳遞涉密檔案信息，向社會(huì)開放的檔案信息網(wǎng)站，應(yīng)按規(guī)定報(bào)相關(guān)公安部門備案，并在接受安全評估合格后，方可接入互聯(lián)網(wǎng)；到期檔案經(jīng)鑒定后，銷毀檔案載體應(yīng)確保檔案信息無法還原。

五、要做好重要文件的備份。對于重要文件，進(jìn)行多種形式的記錄、備份，對不需要保密且非常重要的文件，可以進(jìn)行拍照、錄像、復(fù)印，同時(shí)將這些文件分開保存；對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)硬盤備份，同時(shí)將硬盤放到安全的地方進(jìn)行保存。

六、強(qiáng)化檔案庫房安全管理。檔案室應(yīng)符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，要達(dá)到“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的設(shè)計(jì)要求，并結(jié)合檔案庫房安全保護(hù)的實(shí)際要求，充分體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)實(shí)用、節(jié)約財(cái)政資金的設(shè)計(jì)原則。檔案庫房門窗要采取相應(yīng)的防光設(shè)施，加強(qiáng)庫房 的防光能力。庫房內(nèi)應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和適合檔案庫 房使用的滅火設(shè)備。消防器材應(yīng)定期檢查，及時(shí)更換過期的 消防器材。庫區(qū)內(nèi)消防通道暢通，應(yīng)急照明完好、疏散標(biāo)志 清晰。庫房內(nèi)不得堆放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁將易燃、易爆及其它物品與檔案一同存放。庫區(qū)內(nèi)應(yīng)安裝安全防護(hù)監(jiān)控 系統(tǒng)或防盜報(bào)警裝臵，庫房門窗應(yīng)有防盜設(shè)施。檔案館庫房通道與閱檔室須配備視頻監(jiān)控錄像設(shè)備。庫區(qū)內(nèi)應(yīng)配備有效的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備與檢測系統(tǒng)、配有防蟲、霉、鼠等有害生物的藥品。檔案室應(yīng)建立特藏室或?qū)９?，對館藏重要、珍貴檔案采取特殊的安全防護(hù)措施，確保重要、珍貴檔案的絕對安全?！藏?zé)任編輯：譚 蕊〕