淺談新形勢(shì)下如何做一名出色的檔案工作者

李小燕

在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，為適應(yīng)不斷更新的檔案管理觀念，檔案工作者也要跟上時(shí)代的步伐，對(duì)自己的工作方式、思維方式和行為方式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，以更好地為人民提供服務(wù)。這是深化檔案工作的前提條件。另外，檔案工作者還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到管理體制改革后檔案工作的新特點(diǎn)，并研發(fā)檔案管理的新模式。隨著檔案事業(yè)的改革和社會(huì)聯(lián)系的加強(qiáng)，檔案管理覆蓋的范圍越來越廣，這些就需要檔案工作者充分發(fā)揮集體智慧，勇于探索，大膽實(shí)踐，吃苦耐勞，有奉獻(xiàn)精神，不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索出一條新的檔案管理模式。

一、檔案工作者要有吃苦耐勞的奉獻(xiàn)精神

檔案的收集和整理是很大的工作量，檔案工作者需要做大量繁瑣的工作，如必須要建立檔案材料的收集歸檔制度、索取制度、檢查催要制度、收集登記制度等，要向建檔單位收集歸檔的范圍和要求等。檔案整理是耗時(shí)最多、最勞累的工作。檔案工作者必須按照有關(guān)規(guī)定和要求，將每份收集起來并經(jīng)過鑒別的檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)，登記目錄，技術(shù)加工，書寫卷名和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為跟上時(shí)代的步伐，科學(xué)地管理檔案，檔案室響應(yīng)號(hào)召，積極地開發(fā)檔案管理軟件，以將紙質(zhì)的庫存檔案輸入計(jì)算機(jī)。將上萬份的檔案手動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)，需要檔案工作者有極強(qiáng)的責(zé)任心。此外，細(xì)心、耐心也是必不可少的，因?yàn)闄n案問題關(guān)系重大，容不得一點(diǎn)馬虎。沒有吃苦耐勞，樂于奉獻(xiàn)的精神，怎么能做好檔案管理工作呢？

二、檔案工作者要了解檔案與相關(guān)事物的關(guān)系

（一）檔案與信息

信息既不是物質(zhì)，又不是能量，而檔案由檔案載體和檔案信息構(gòu)成，因此，檔案是物質(zhì)。檔案中包含著信息，是重要的信息資源。還有一點(diǎn)應(yīng)該注意，就是檔案信息絕不僅僅指檔案文字或圖紙、數(shù)據(jù)等形成者主觀所要表達(dá)的信息，還包括檔案載體信息和信息元素排列的結(jié)構(gòu)信息。通過某一個(gè)朝代紙質(zhì)檔案可以獲得該朝代的造紙技術(shù)信息，如清代文書書寫的抬頭制度和避諱制度所反映出來的封建文化等信息，同樣題材的畫稿給人們的美感不同等，這些信息也都包含于檔案之中。

（二）對(duì)于檔案與文件（文書）

我國傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為，文件沒有歸檔以前稱之為文件，歸檔以后稱之為檔案，并且認(rèn)為，從文件轉(zhuǎn)化為檔案要具備三個(gè)基本條件：（1）文件必須完成文書處理程序；（2）文件必須具有檔案價(jià)值；（3）文件必須經(jīng)過整理，使文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以構(gòu)建。

西方的文件生命周期理論認(rèn)為，文件和檔案同為一個(gè)本體，不具有本質(zhì)的區(qū)別。文件從形成保存于本機(jī)關(guān)到文件中心，再到檔案館是文件整體生命的不同階段，盡管在不同的階段，其價(jià)值、結(jié)構(gòu)、保管地點(diǎn)以及管理行為都有所差別，但是更應(yīng)著眼于文件本體沒有改變。所以從這個(gè)角度來說，文件和檔案的關(guān)系只是“蘿卜和一筐蘿卜”的關(guān)系。

（三）檔案與圖書

檔案與圖書都是文獻(xiàn)的下位類概念，其區(qū)別在于：

1.社會(huì)功能。檔案與圖書的社會(huì)功能不同。圖書主要的社會(huì)功能是人類知識(shí)的交流，記錄歷史和再現(xiàn)歷史是第二位的；而檔案主要是為了記錄歷史和再現(xiàn)歷史，知識(shí)的傳遞和交流是第二位的。

2.檔案直接形成于檔案（文件）內(nèi)容記述的社會(huì)活動(dòng)之中，具有原始記錄性，而圖書不是。

3.憑證價(jià)值是檔案的本質(zhì)價(jià)值，而圖書主要是參考價(jià)值。

（四）檔案與情報(bào)

按照嚴(yán)怡民先生的觀點(diǎn)，被人類破解的信息就是知識(shí)，能夠使利用者的知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化的那一部分知識(shí)才是情報(bào)。所以，信息、知識(shí)和情報(bào)屬于一個(gè)家族，都不是物質(zhì)，這是與檔案的主要區(qū)別。但是根據(jù)我們前面對(duì)檔案的討論，檔案中不但包含著信息，也包含著知識(shí)和情報(bào)。

（五）檔案與資料

資料是一個(gè)不太學(xué)術(shù)的概念，文獻(xiàn)學(xué)和情報(bào)學(xué)不把它作為一個(gè)概念來討論，但是檔案界一直沿用。在檔案專業(yè)，資料是指除了檔案以外各種形式的其他文獻(xiàn)。檔案專業(yè)區(qū)別檔案和資料的意義在于確定哪些東西應(yīng)該作為檔案保存。這一工作的主要思路是搞清楚檔案的概念，除了檔案以外的東西就是資料了。但是在資料中，有一部分要在檔案室作為資料保存，另一部分資料沒有這種資格。

總之，我們檔案工作者在做好檔案管理的基礎(chǔ)上，要重點(diǎn)做好查檔、用檔工作，認(rèn)真對(duì)待每一位來查檔的同志，態(tài)度要熱情，服務(wù)要周到，查找要細(xì)心，認(rèn)定要準(zhǔn)確，解釋要細(xì)心。只有做好檔案的最大利用，才能最大限度地體現(xiàn)出檔案和檔案工作的全部?jī)r(jià)值，使檔案管理工作收到較好的社會(huì)效益，我們才能成為出色的檔案工作者，真正成為合格的人民公務(wù)員。（責(zé)編 張亞欣）