執(zhí)法檔案信息化建設(shè)管理的研究

蔡鳳山

摘 要：傳統(tǒng)的執(zhí)法檔案管理存在一些弊端，通過運(yùn)用信息化技術(shù)可以有效改善這種狀況。本文就傳統(tǒng)執(zhí)法檔案管理的弊端、如何構(gòu)建和應(yīng)用執(zhí)法檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行闡述分析，以探討提高執(zhí)法檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：執(zhí)法檔案；檔案信息化；建設(shè)管理

執(zhí)法檔案是衡量城市管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)的執(zhí)法檔案管理難以滿足當(dāng)下對(duì)檔案應(yīng)用的需求?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)執(zhí)法檔案實(shí)施信息化建設(shè)管理，或可提高執(zhí)法檔案的管理水平，滿足應(yīng)用需求。

1.傳統(tǒng)執(zhí)法檔案管理存在的弊端

行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法工作中形成的具有保存、參考和利用價(jià)值的各種文字、照片、錄音錄像等不同形式的資料，它是城管行政執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證。傳統(tǒng)的行政執(zhí)法檔案管理主要是把這些檔案整理歸檔保存，這樣無法發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

1.1現(xiàn)有執(zhí)法檔案較為零散。在實(shí)際工作中，一線執(zhí)法人員常常發(fā)現(xiàn)許多違法事實(shí)，因?yàn)殡y以找不到其多次違法的事實(shí)證據(jù)而無法給與相對(duì)的處罰。這種情況責(zé)任當(dāng)然不能歸于行政人員，行政人員每天都在忙忙碌碌的處理著行政處罰、改正違法行為決定書、督查舉報(bào)。雖然這些檔案隨著被整理、歸檔，但由于零散沒有形成系統(tǒng)，檔案間沒有建立相關(guān)聯(lián)系，才讓本該發(fā)揮巨大作用的檔案沒有被應(yīng)用[1]。

1.2執(zhí)法檔案更新和完善程度較低。由于執(zhí)法檔案散落在各個(gè)部門，又缺乏必要的管理，必然導(dǎo)致其更新和丟失問題嚴(yán)重。由于檔案更新和完善程度較低，沒有標(biāo)準(zhǔn)齊全的檔案信息，一旦出現(xiàn)人員更替，大量的基礎(chǔ)檔案信息需要執(zhí)法人員重新進(jìn)行收集。

1.3執(zhí)法檔案缺乏交流機(jī)制。由于執(zhí)法中隊(duì)之間缺乏必要的檔案交流機(jī)制，在實(shí)際工作中只能根據(jù)各個(gè)中隊(duì)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行行政處罰和日常教育管理，無法準(zhǔn)確實(shí)施自由裁量和更好的打擊違法行為。

2.構(gòu)建執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

2.2應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。應(yīng)開發(fā)一套以一戶一檔為載體的多功能擴(kuò)展的城管執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)以數(shù)據(jù)庫和客戶端的形式，能夠?qū)崿F(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，通過條形碼和掃描槍等工具，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法檔案的歸檔、整理、使用。

2.3執(zhí)法檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。做好城管執(zhí)法檔案材料的收集，確保執(zhí)法檔案材料齊全，是檔案管理工作中尤為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是反映城管執(zhí)法檔案管理工作成效的一個(gè)重要標(biāo)志。要按照“真實(shí)、全面、準(zhǔn)確”的原則，及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)材料，不斷充實(shí)執(zhí)法檔案內(nèi)容；要堅(jiān)持檔案審核和材料收集同步進(jìn)行，收集材料應(yīng)采取定人、定時(shí)、定責(zé)的方法，做到及時(shí)、準(zhǔn)確和全面收集；要采取多種途徑解決檔案缺失材料追補(bǔ)較慢的瓶頸現(xiàn)象[2]。這些檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行分類整理，建成執(zhí)法檔案信息庫。

2.4人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案信息化建設(shè)的人員不僅需懂檔案業(yè)務(wù)，還需要熟悉信息技術(shù)[3]。做執(zhí)法檔案的信息化建設(shè)首先需要有既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

3.執(zhí)法檔案信息化管理的應(yīng)用

3.1執(zhí)法檔案管理。執(zhí)法檔案作為一種執(zhí)法憑證和參考證據(jù)，在整個(gè)行政執(zhí)法過程中有著舉足輕重的作用。運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)后，執(zhí)法人員可以方便的使用如下功能：快速查詢、直觀顯示興隆縣內(nèi)各執(zhí)法相對(duì)人的常用信息；對(duì)重點(diǎn)行業(yè)，重點(diǎn)問題進(jìn)行歸類，無需額外現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)；對(duì)沿街商戶進(jìn)行全方位監(jiān)管，適時(shí)可以引入考核機(jī)制[4]；紙質(zhì)和電子文檔同步保存，防止檔案丟失。

運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)，除了能在檔案庫中建立常規(guī)的基礎(chǔ)信息外，還能根據(jù)各檔案間的特殊性，形成多角度的數(shù)據(jù)分析。比如建立行業(yè)區(qū)分可以快速梳理轄區(qū)內(nèi)的五小行業(yè)，建立管轄級(jí)別可以對(duì)重點(diǎn)違法對(duì)象進(jìn)行監(jiān)管，建立常見問題可以及時(shí)開展越門經(jīng)營等專項(xiàng)整治等等。建立以日常管理、行政處罰、舉報(bào)督查為基礎(chǔ)的行為數(shù)據(jù)庫模塊。系統(tǒng)針對(duì)日常管理、行政處罰、舉報(bào)督查實(shí)現(xiàn)了模塊化開發(fā)，各個(gè)模塊互不干擾，但又都同執(zhí)法對(duì)象數(shù)據(jù)庫有機(jī)結(jié)合起來，形成一個(gè)完整的檔案資料[5]。建立用戶角色權(quán)限模塊，使系統(tǒng)管理更加規(guī)范、安全。通過控制當(dāng)前用戶的操作權(quán)限，一方面有利于數(shù)據(jù)的穩(wěn)定，減少誤刪操作，另一方也對(duì)檔案管理的特殊功能實(shí)行專人管理，避免丟失。

3.2執(zhí)法檔案查詢。通過電腦、手機(jī)瀏覽器獲取執(zhí)法對(duì)象相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法動(dòng)態(tài)化。執(zhí)法人員在日常管理和執(zhí)法中，只要輸入關(guān)鍵信息即可查找到該執(zhí)法對(duì)象的全部信息，包括聯(lián)系方式、行業(yè)、行政處罰、教育記錄、舉報(bào)督查信息等，并可以同步打印到紙質(zhì)文檔。立體化的檔案管理，使應(yīng)用人員的查詢結(jié)果從點(diǎn)變?yōu)槊?，能獲得更多有效信息。執(zhí)法檔案信息化管理的精髓在于利用，只有不斷的利用才能體現(xiàn)其真實(shí)的價(jià)值，也只有在不斷的利用中才能進(jìn)一步完善檔案本身。

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