淺談高校會計電算化下的內(nèi)部控制

黃洋　郭秀國

摘要：內(nèi)部控制既是高校的管理活動，更是一項重要的制度，是各單位治理的基石。當(dāng)前絕大多數(shù)高校已實現(xiàn)了會計電算化，會計崗位和工作內(nèi)容發(fā)生了很大變化，在此基礎(chǔ)上的內(nèi)部控制與原手工下的內(nèi)部控制有相當(dāng)?shù)淖兓?。文章分析了?nèi)部控制的必要性及會計電算化下進(jìn)行內(nèi)部控制的實施方法。

關(guān)鍵詞：高校會計電算化；內(nèi)部控制；實施方法

一、引言

所有的經(jīng)濟(jì)組織都希望在高效率的控制方式下有條不紊地開展工作，提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息和管理信息，減少工作中的失誤，彌補缺陷。完善的內(nèi)部控制制度能達(dá)到這些要求，因為它既是一種制度安排，也是一項管理活動，是治理單位的基石。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，政府對教育事業(yè)尤其是全國各高等學(xué)校的經(jīng)費撥款逐年增加，各院?；ㄕ谌缁鹑巛钡亻_展，加強內(nèi)部控制就顯得更為重要。內(nèi)部控制其根本就是各崗位之間的相互制衡，在崗位、權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)流程等方面相互制約、相互監(jiān)督，不相容的職能相互分離，將預(yù)防出問題的關(guān)口前移，做到“未病先防”，以最大限度地避免國家和學(xué)校的資產(chǎn)損失。財政部于2012年年底正式發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，顯示出領(lǐng)導(dǎo)部門對事業(yè)單位內(nèi)部控制的重視，也是為了提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理的水平，規(guī)范內(nèi)部控制，進(jìn)一步推進(jìn)廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)。

當(dāng)前，絕大多數(shù)的高校已實現(xiàn)了會計電算化，計算機的應(yīng)用為財會人員提供了準(zhǔn)確的控制技術(shù)，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、憑證的自動記賬、人員的操作權(quán)限控制等都可以利用計算機程序進(jìn)行控制，一般不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、記賬錯誤、試算不平衡等現(xiàn)象。計算機控制可以克服人工控制的隨意性，比人工控制更嚴(yán)格。在電算化會計條件下，內(nèi)部控制方式已大部分地被計算機取代，由絕對的人為控制轉(zhuǎn)移為大多數(shù)機器控制及部分的人機控制。會計崗位和工作內(nèi)容也與手工情況下有了很大差異，在此基礎(chǔ)上的內(nèi)部控制與原手工下的內(nèi)部控制有相當(dāng)?shù)淖兓Ｏ旅婢椭攸c討論一下如何加強高校會計電算化下的內(nèi)部控制。

二、建立并完善高等學(xué)校電算化內(nèi)部控制制度

由于會計電算化功能的相對集中，必須訂立完善的管理控制制度，包括制定內(nèi)部操作制度，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員操作財務(wù)專用電腦，以防擅自動用系統(tǒng)各種資源；設(shè)置操作權(quán)限限制，各崗位人員必須各司其職，不得越權(quán)操作并相互制約和監(jiān)督；開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場，如果必須離開計算機，應(yīng)自覺退出財務(wù)系統(tǒng)，若發(fā)生輸入內(nèi)容錯誤，要按照系統(tǒng)提供的功能予以改正，如輸入負(fù)數(shù)沖正的憑證；操作人員的密碼嚴(yán)格保密并不定期更換，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；明確系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、憑證復(fù)核、系統(tǒng)維護(hù)的人員分工，職權(quán)不相容的崗位不得兼容，如出納崗位與審核、復(fù)核崗位必須分離，系統(tǒng)維護(hù)員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計工作，系統(tǒng)操作員不能兼任審核工作等。這樣的制度既可保持內(nèi)部控制的相對穩(wěn)定，也可考慮成本效益原則，隨著工作重心及職責(zé)的變化對相應(yīng)的崗位做出合理的調(diào)整和分工。

三、加強培訓(xùn)，不斷提高財務(wù)人員的素質(zhì)

實行會計電算化后，計算機自動完成借貸平衡、記賬、匯總、數(shù)據(jù)分析、生成報表等工作，本身處理幾乎不會出錯，但人為過失或故意造成的錯誤則會造成更嚴(yán)重的損失，因此對人員的綜合能力要求更高，涉及財務(wù)、計算機運用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等知識。高校會計人員一般都是相關(guān)或相近的專業(yè)畢業(yè)，有扎實的學(xué)術(shù)知識和豐富的實踐經(jīng)驗，處理會計方面的問題可以應(yīng)用自如，若電腦知識有所不足，很可能會因為操作不當(dāng)引發(fā)問題。因此，要經(jīng)常對會計人員開展培訓(xùn)，提高其計算機的應(yīng)用水平，使其能夠熟練操作相關(guān)的軟件并加以簡單的維護(hù)，使其實現(xiàn)從手工會計向計算機操作用戶角色的迅速轉(zhuǎn)變，或者直接引進(jìn)高水平的復(fù)合型人才，帶動高校會計隊伍層次的全面提高。定期進(jìn)行內(nèi)部控制風(fēng)險的防范教育，在提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時更要有針對性地提高其職業(yè)道德素質(zhì)和思想素質(zhì)，減少人為操作和系統(tǒng)運行出錯的可能性，更加有效防范會計電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險。

四、加強高校財務(wù)軟硬件的建設(shè)

財務(wù)軟件經(jīng)過近二十年的發(fā)展，其安全性已經(jīng)得到了很大的提高。在會計電算化的初期，大家摸著石頭過河，開發(fā)出各式各樣的會計軟件，雖然可以滿足多種需求，但兼容性不夠，往往這所高校所定制的產(chǎn)品另一高校就無法使用。經(jīng)過近二十年的大浪淘沙，大型軟件開發(fā)公司，如金蝶、用友等原來專攻企業(yè)軟件的公司已開發(fā)出供事業(yè)單位使用的軟件。更有一些上市公司研發(fā)出事業(yè)單位專用軟件，如天大天財、復(fù)旦天翼、浪潮軟件……，經(jīng)過各高校多年使用，安全性、穩(wěn)定性等方面已經(jīng)得到了市場的認(rèn)可。各高校完全可以根據(jù)價格、自身的需要和對方的后期服務(wù)來選擇一款適合自身的財務(wù)軟件。

相對于軟件，目前高校內(nèi)部控制對硬件的安全性和快捷性要求更高。因為高校財務(wù)軟件已經(jīng)從單機版發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)版，會計工作信息化已成趨勢。原來只需在一臺機器設(shè)置一個口令就能保證財務(wù)軟件的基本安全。現(xiàn)在則不同，不僅要保證各客戶端的安全，更要保證服務(wù)器的絕對安全。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，雖然帶給大家很多的便利，但隨之而來的各種病毒、木馬也防不勝防。理論上財務(wù)系統(tǒng)需要獨立，不并入廣域網(wǎng)中，以提高軟件環(huán)境的安全性，但由于現(xiàn)在各大銀行也實現(xiàn)了網(wǎng)銀操作，發(fā)放工資、稅務(wù)申報、接收上級的數(shù)據(jù)、上報報表等工作都需要聯(lián)結(jié)入互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行操作。因此，每個操作員需要配置兩臺以上的計算機才能保證各客戶端的相對獨立，但是這在高校辦公經(jīng)費緊張的情況下幾乎無法實現(xiàn)。在此限制下，部分學(xué)院就使用了一機雙網(wǎng)卡或多網(wǎng)卡的方式，在一臺機器上實現(xiàn)了聯(lián)結(jié)多個網(wǎng)絡(luò)的目的，這樣雖然節(jié)約了成本，但若某個客戶端感染了病毒或木馬，“黑客”還是能通過此臺計算機進(jìn)入到財務(wù)的主服務(wù)器，造成不可估量的損失。因此，最好能安裝上物理防火墻，定義固定的IP地址，保證一臺機器只安裝一個網(wǎng)卡，經(jīng)濟(jì)條件允許的學(xué)校可直接購置網(wǎng)閘，通過防火墻和網(wǎng)閘劃分校園網(wǎng)、財務(wù)網(wǎng)等網(wǎng)段，不僅可保持跨網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，更保證了財務(wù)核心數(shù)據(jù)的信息安全。服務(wù)器的防病毒軟件要及時更新，定期檢測并清除計算機病毒，同時禁止亂連接未經(jīng)檢測的U盤。無論服務(wù)器還是客戶端都要配備UPS，以保證在斷電等意外情況下能夠正常地退出系統(tǒng)，保障會計數(shù)據(jù)的安全。

五、規(guī)范會計資料的保存

會計電算化后，電子數(shù)據(jù)的保存比保存計算機輸出的紙質(zhì)檔案更為重要。磁性介質(zhì)的壽命都相對有限，而且容易損壞，不合理的保護(hù)可能造成丟失和毀損。因此，不僅要在服務(wù)器上備份好數(shù)據(jù)，更要保持雙重備份，即以系統(tǒng)源數(shù)據(jù)為依據(jù)選擇優(yōu)質(zhì)的移動硬盤或光盤進(jìn)行拷貝，將其分離存放保管另一地點，做好防火、防磁、防潮、防塵和防盜工作，以備破壞事件發(fā)生時的數(shù)據(jù)恢復(fù)。對各種會計紙質(zhì)與電子檔案，應(yīng)按照存檔期限及時進(jìn)行移交存檔。存檔的數(shù)據(jù)、賬表、光盤由專人核對、保管，其他人員未經(jīng)同意不得隨意復(fù)制。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計資料則要履行借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄，會計資料的電子檔案歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

六、結(jié)語

新的形勢帶來會計電算化新的挑戰(zhàn)。高校應(yīng)積極面對，制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，必須隨著時代的發(fā)展而不斷修改完善。只有完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實、完整、準(zhǔn)確。嚴(yán)格控制財務(wù)人員的職能，加強網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)文件的安全，保證內(nèi)部審計的力度，努力提高人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出一支思想和技術(shù)都過硬的復(fù)合型財務(wù)隊伍，為適應(yīng)新條件下的內(nèi)部控制提供有力的人員保障，保證會計電算化工作正常、有序、高效地進(jìn)行。

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（作者單位：揚州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）