檔案管理創(chuàng)新模式研究

洪潔

摘 要：檔案管理一個(gè)組織和單位重要的管理活動(dòng)。檔案管理在我國(guó)社會(huì)發(fā)展過程中，擔(dān)負(fù)著重要的參考作用。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理也面臨著新任務(wù)和新目標(biāo)。對(duì)對(duì)檔案管理實(shí)施創(chuàng)新模式，是要從檔案管理的本質(zhì)入手，從檔案管理的模式入手。把傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)社會(huì)發(fā)展的管理模式，提高檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)的重要推動(dòng)作用。本文從檔案的基本內(nèi)涵入手，分析了檔案管理的特點(diǎn)，闡述了創(chuàng)新檔案管理模式的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；特點(diǎn)；創(chuàng)新研究；途徑

檔案工作在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)必要的管理工作。檔案存在的目的就是為單位發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。檔案工作在多年的發(fā)展過程中，經(jīng)歷了重要的轉(zhuǎn)型。從傳統(tǒng)的記錄到資料的保存，從封閉的存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)化更新，檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展緊緊相連。檔案工作中，檔案的管理是核心的任務(wù)。我國(guó)檔案管理在很大程度上還依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方式。但是，科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，要求檔案管理必要要進(jìn)行必要的改革。改革的目的是使檔案管理工作更加快捷和高效。研究檔案管理的模式創(chuàng)新，就是要從理論和實(shí)踐上，共同探討檔案管理的新方法、新理論。

1 檔案概述及管理模式特點(diǎn)

檔案是一種歷史記錄，它記載著大到國(guó)家、小到企事業(yè)單位、個(gè)人在從事各種活動(dòng)對(duì)國(guó)家、單位及個(gè)人重要價(jià)值和信息，它通常是以文字、影像、聲音、圖表等載體保存。從古代的甲骨文記載發(fā)展到現(xiàn)代的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化電子檔案，可以說檔案的發(fā)展歷史悠久。現(xiàn)代的檔案管理涵蓋多種方面，比如檔案的管理體制、檔案運(yùn)行機(jī)制、檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和檔案工作的方式等等，它的管理模式具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是統(tǒng)一制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)分級(jí)別管理；二是各類檔案館健全，布局分散合理，檔案館眾多；三是各企事業(yè)單位定期移交檔案，定向收集檔案；四是借閱手續(xù)、歸檔時(shí)間嚴(yán)格審查和要求。

2 現(xiàn)行檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題

改革開放三十多年來，具有中國(guó)特色的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)建立，各種行業(yè)緊跟國(guó)家改革創(chuàng)新大軍的步伐，然而，在檔案工作行業(yè)依然墨守成規(guī)、自成一統(tǒng)，它的工作模式和工作思路讓沿襲著傳統(tǒng)管理方法及模式進(jìn)行，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和改革理念。檔案管理工作一直是與人們生活分不開的，它的發(fā)展聽不到創(chuàng)新的聲音、看不到創(chuàng)新的動(dòng)作，這與時(shí)代發(fā)展脫軌也與經(jīng)濟(jì)發(fā)展脫軌，只有推陳出新、改革創(chuàng)新，才能使檔案管理工作掌握主動(dòng)權(quán)，更好地為社會(huì)服務(wù)、為人們服務(wù)。我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理模式落后，在管理模式上存在諸多問題：

2.1 地方檔案管理存在的問題

一是自我封閉嚴(yán)重，檔案管理資源分散及管理的服務(wù)功能單一化；二是管理單位對(duì)檔案管理的人員發(fā)揮不了應(yīng)用的作用，造成人力資源浪費(fèi)；三是檔案館庫或檔案室建設(shè)重復(fù)，造成物力資源浪費(fèi)；四是檔案管理資金投入分散，體現(xiàn)不出整體效益，發(fā)揮不了整體作用，造成財(cái)力資源浪費(fèi)；五是檔案管理人員素質(zhì)不高、專業(yè)水平低，甚至有的人員臨時(shí)聘請(qǐng)，造成檔案管理混亂；六是檔案庫分散、資源分割嚴(yán)重，不能實(shí)現(xiàn)國(guó)家倡導(dǎo)的“一站式”服務(wù)，造成群眾提檔和使用難。

2.2 企事業(yè)單位及學(xué)校管理存在的問題

一是對(duì)新形勢(shì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，檔案館處于原始狀態(tài)；二是對(duì)電子檔案和數(shù)字化檔案管理陌生，數(shù)字化檔案管理模式仍處于“喊嗓子”階段；三是對(duì)檔案管理理念的重要性沒有足夠認(rèn)識(shí)，仍處于重視收藏、不重視業(yè)務(wù)；重視制度、不重視服務(wù)；四是對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)不夠，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式，缺少檔案管理人才；五是檔案管理模式循規(guī)蹈矩，跟不上企事業(yè)或?qū)W校發(fā)展步伐。六是服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)調(diào)檔人員制度冷漠，有的甚至造成門難進(jìn)、臉難看、話難聽、檔案難提的現(xiàn)象。

3 檔案管理創(chuàng)新模式幾點(diǎn)意見

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理觀念

在非專業(yè)人士眼中，檔案管理并不是一個(gè)組織和單位重要的管理工作。很多人認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的將檔案進(jìn)行整理后的收藏。其實(shí)，檔案管理具有明顯的專業(yè)性和科學(xué)性。檔案是一個(gè)單位所有信息的集合。檔案涉及到單位從建立到發(fā)展的所有內(nèi)容。在各個(gè)時(shí)期發(fā)生的任何事件都有明確的記錄和分析。創(chuàng)新檔案管理的首要任務(wù)就是提高對(duì)檔案管理新的認(rèn)識(shí)。從思想上，改變對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于一個(gè)單位發(fā)展的重要意義。

3.2 建立交流平臺(tái)，創(chuàng)新管理流程

隨著傳媒手段的高度發(fā)達(dá)，檔案管理也逐步擴(kuò)展到電子信息化的領(lǐng)域。電子檔案興起以來，得到的廣大群眾的充分喜愛。電子檔案可以實(shí)現(xiàn)瀏覽的快捷，提高了查閱的速度和寬度。創(chuàng)新檔案管理，要建立一個(gè)龐大的交流平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)里建立一個(gè)堅(jiān)實(shí)的信息系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確的搜集和整理新出現(xiàn)的檔案資料，能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)和查閱的海量信息。交流平臺(tái)上，要規(guī)范使用流程，把信息資源進(jìn)行分類，合理控制信息的檢索方式，使檔案信息處于隨時(shí)可以監(jiān)控的環(huán)境，保證檔案使用的規(guī)范性。

3.3 加強(qiáng)文件管理的嚴(yán)密性，創(chuàng)新質(zhì)量監(jiān)督體系

檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機(jī)制的制約。檔案查閱需要權(quán)限，所以，檔案的管理嚴(yán)密性是檔案管理的核心原則。一個(gè)單位的檔案涉及的內(nèi)容很多，包括員工信息、業(yè)務(wù)信息、制度信息、發(fā)展計(jì)劃等多種內(nèi)容。檔案的嚴(yán)密性決定在創(chuàng)新過程中，要更加完善檔案的秘密等級(jí)管理。在檔案的保留、收文、數(shù)據(jù)處理等方面建立層級(jí)制的審批環(huán)節(jié)。任務(wù)人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規(guī)范的報(bào)告，報(bào)告經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查后，方可查閱。同時(shí)，建立質(zhì)量監(jiān)督體系。質(zhì)量監(jiān)督是指對(duì)檔案的文本質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量以及涉及客觀因素的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。通過監(jiān)督，檔案管理可以隨時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整。

3.4 注重檔案管理人員的素質(zhì)提升，創(chuàng)新綜合管理

無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是現(xiàn)代化的電子檔案管理，都離不開檔案專業(yè)人員的具體操作。因此，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是非常重要的管理模式提升。要積極建立檔案人員的培訓(xùn)機(jī)制，采用自主學(xué)習(xí)和集中學(xué)習(xí)的方式，完成基礎(chǔ)知識(shí)的培養(yǎng)。采用宣傳和教育的手段對(duì)管理人員進(jìn)行遵紀(jì)守法的教育，讓管理人員明確工作的性質(zhì)和重要意義。對(duì)人員的管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要有專門的部門建立檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，減少檔案管理的隱患，避免檔案管理的不妥善給單位造成的信息損失。

4 結(jié)語

檔案管理是一種傳統(tǒng)的管理活動(dòng)。在信息高度發(fā)達(dá)的傳媒時(shí)代，檔案管理在遵循原有管理方式的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)新的突破。新的方法和新的管理可以增強(qiáng)檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時(shí)代的要求，是檔案工作發(fā)展的要求，是社會(huì)文化進(jìn)步的要求。創(chuàng)新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成統(tǒng)一的合力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

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