圖書、情報、檔案一體化管理探析

摘要：伴隨著信息化、網絡化的發(fā)展，圖書、情報、檔案部門各自為政的管理方式已經不能滿足人們對信息利用方面日益增長的需求，實現(xiàn)一體化管理是事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。圖書、情報、檔案等機構的一體化整合模式的實現(xiàn)具有了豐富的理論與實踐基礎。

關鍵詞：圖書；情報；檔案；一體化管理

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A

《辭?！分薪忉專篭"一體化是指事物之間相互滲透、相互轉化、相互制約的變化和趨勢。\"所謂圖書、情報、檔案一體化管理，是指將圖書、情報、檔案各自獨立的系統(tǒng)統(tǒng)一為一個整體。打破圖書、情報、檔案之間的檢索障礙，建立一個集開發(fā)、利用、服務于一體的新型文獻資源服務體系 ，通過三者之間的協(xié)調與合作，實現(xiàn)圖書、情報、檔案的資源共享。構建以網絡為中心的規(guī)?；?、系統(tǒng)化服務格局，徹底以改變傳統(tǒng)的分散的、單一的信息處理和服務方式。這樣的管理體制強調在分工合作的基礎上，實現(xiàn)行業(yè)、部門在更大范圍、更高層次上的信息資源的共享[1]。圖書、情報、檔案一體化的理論，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對三者工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，它強調一種競爭性的互補關系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優(yōu)功能點，實現(xiàn)信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等指標之間的協(xié)調配置，以網絡技術為基點，為用戶提供集成的一站式服務。 通過實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能。

1國內外對圖書、情報、檔案一體化管理的研究

中國人民大學教授吳寶康1956年指出，檔案界要開展兩個一體化研究，即文書、檔案工作一體化研究和圖書、情報、檔案一體化管理研究。1974年聯(lián)合國教科文組織在巴黎召開\"政府間國家文獻、圖書館、檔案館基礎結構規(guī)劃會議\"，提出了建立\"國家情報系統(tǒng)\"（NAIIS）的計劃。從20世紀70年代開始，我國也逐漸認識到了圖書、情報、檔案信息資源整合的重要性，理論開始轉向實踐。1978年，在中國科學院召開的圖書情報工作會議上，趙克北提出了圖書情報工作一體化的建議，決定在全國實行\(zhòng)"圖書情報一體化\"管理體制，一時間引起全國包括檔案、圖書、情報界在內的文化系統(tǒng)的廣泛關注。1985年6月，原教育部和國家檔案局在成都召開檔案學專業(yè)教育改革座談會，會上強調當前檔案工作和檔案學研究面臨的兩個一體化的前景之一就是檔案與圖書、情報工作一體化\"。最先實踐圖書情報工作一體化的是中國科學院文獻情報中心，其前身為中國科學院圖書館 。之后各類情報所、圖書館、出版社也紛紛做出嘗試，如1987年，中國農業(yè)科學院將其所屬圖書館、科技情報研究所和中國農業(yè)科技出版社合并為\"中國農業(yè)科學院科技文獻信息中心\"。天津醫(yī)學科技信息研究所也在原來醫(yī)學圖書館的基礎上合并發(fā)展，集圖書、情報、雜志和網絡于一體。1995年上海圖書館、上海情報所合并，成立了上海圖書、情報新館，形成一體化管理。1996年哈爾濱醫(yī)科大學圖書館和省醫(yī)學情報研究所合并，成立黑龍江省醫(yī)學文獻信息中心，實現(xiàn)了一個大學圖書館與一個情報研究部門的合并。1987年國家組織建立\"部級圖書情報協(xié)調委員會\"，隨即部分企業(yè)如武鋼、寶鋼等相繼實行檔案、圖書、情報的一體化管理，充分發(fā)揮了文獻信息的整體功能。2003年天津泰達圖書館作為一個全新的\"圖書、情報、檔案一體化和功能創(chuàng)新的、綜合滿足全區(qū)用戶需要的新型圖書館開始啟用，這也是我國目前唯一實行圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制，文獻信息服務高度綜合的現(xiàn)代化大型圖書館。

2圖書、情報、檔案一體化管理的可行性分析

2.1根源的一致性 根源的一致性是三者實現(xiàn)一體化的內在條件，為一體化管理提供了可行性保證。圖書、情報、檔案同屬于知識信息，并通過一定的物質載體存儲和傳遞知識信息，三者存在著天然的聯(lián)系。在古代，圖書、檔案同源一體，古代人在生活和交往中，用結繩刻契的方法，標記社會實踐活動和各種信息，起到保存、借鑒、傳播的作用，這是就成為人類最原始的圖書檔案[2]。遠古的圖書、檔案的收藏、利用是一體的。檔案管理機構圖書、修史與檔案三位一體 ，難以分開。如古代集圖書、情報、檔案于一體最典型的機構是的具有國家圖書館（或檔案館）性質的藏書閣。隨著生產力的不斷提高，人類需求不斷發(fā)展擴大，對圖書、檔案也產生出了多種不同需求。因此，原始的一體化結構開始分化：圖書在檔案的基礎上發(fā)展并超越了檔案的界限、范圍和內容，成為可以廣泛傳播文獻。情報是一種社會信息，情報活動自人類社會存在以來就有，它的信息源除了生產、生活中的直接信息外，主要隱含圖書、檔案中?？梢姡瑘D書、情報、檔案同出一源，三者相互滲透、相互交叉，又在一定條件下可以相互轉化。

2.2相同的管理方式 圖書、情報、檔案管理工作雖然各自擁有自己的工作體系，但它們都是由工作子系統(tǒng)、業(yè)務建設和業(yè)務指導子系統(tǒng)、檢索利用子系統(tǒng)以及教育和研究等子系統(tǒng)構成的。三者在每個子系統(tǒng)的諸多要素和工作流程上非常相似，都要經過收集、加工和整理有關的文獻，進行開發(fā)傳遞，向社會提供信息服務。在信息的輸入、加工、存儲、輸出方面，都要經過分類、存貯、統(tǒng)計、保管、檢索、編輯和利用等，他們的管理方法具有同一性。這種同一性便于對圖書、情報、檔案部門進行統(tǒng)一領導、管理、監(jiān)督和指導。

2.3信息技術的發(fā)展 信息技術的發(fā)展為圖書、情報、檔案一體化提供了技術支撐，推進了一體化管理的進程。如清華同方開發(fā)的RFID圖書檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)分為五部分：①數(shù)據(jù)中心，它由中心數(shù)據(jù)服務器和管理終端組成，負責對圖書檔案管理信息集中進行儲存和處理；②內務管理系統(tǒng)，它由管理終端和標簽發(fā)行、打印終端組成，負責圖書檔案信息RFID標簽的統(tǒng)一制作以及對新建圖書檔案裝入RFID標簽等工作 ；③流通管理系統(tǒng)，負責在用戶歸還時根據(jù)管理員在出借時在標簽內寫入的相關信息檢驗圖書檔案 ，并驗證RFID標簽內信息的；④查詢系統(tǒng)，使用管理終端和手持機可以方便地查詢每一件圖書檔案位置 ；⑤管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)功能和權限設置、賬號管理等，以自動化、信息化技術為依托，使得該系統(tǒng)可大大提高管理效率，信息技術保障了一體化的進程。

2.4專業(yè)教育的發(fā)展 圖書、情報、檔案專業(yè)教育為一體化提供人力資源。美國著名社會學家加納德先生曾經說過：\"物的現(xiàn)代化是表層的，人的現(xiàn)代化才是深層的?，F(xiàn)代化要先化人，后化物。\" 圖書、情報、檔案一體化管理離不開人的因素，人才的培養(yǎng)必須以教育為依托。近年來，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，圖書、情報、檔案專業(yè)教育已形成?？粕?、本科生、研究生和博士生四個不同層次的教育體系，每年向社會輸送數(shù)以萬計的畢業(yè)生，為圖書、情報、檔案一體化提供豐富的人力資源。根據(jù)教育部下發(fā)的《教育部關于進一步深化本科教學改革全面提高教學質量的若干意見》文件精神，各高校以\"寬口徑、厚基礎\"為依據(jù)，在鞏固專業(yè)核心課程的前提下，也加大了對綜合課程、交叉學科課程的設置，學生的綜合專業(yè)水平得到了極大的提高，為實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化提供了人力保障。

2.5國家政策法規(guī)的保障 國家應履行宏觀管理的職能，實行信息化建設的\"統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設、互通互聯(lián)、資源共享\"的一體化管理模式。法律政策頒布專門的法律政策，合理解決圖書、情報、檔案的有限閱讀問題。合理解決圖書和情報的著作權、知識產權、隱私權以及檔案的有限閱讀等問題，對于發(fā)揮圖書、情報、檔案整體功能具有積極意義[3]。早在1987年10月，由原國家科委牽頭，成立了部際圖書情報工作協(xié)調會， 原國家科委、文化部、國家教委、中國社科院郵電部、國防科工委、電子工業(yè)部、國家標準局、國家檔案局、國家專利局等15個部委參加了該協(xié)會，它是全國文獻資源系統(tǒng)的最高協(xié)調機構。在標準化方面，國家也為圖書、情報、檔案一體化提供寬松的政治環(huán)境，1985年國家標準局就發(fā)布適用于圖書、檔案、情報各部門的《情報與文獻工作詞匯基本術語》，通過立法手段為，加快了一體化的進程。

3結論

總之，圖書、情報、檔案一體化整合模式的實現(xiàn)具有豐富的理論與實踐基礎，是我國文化事業(yè)發(fā)展的大勢所趨 。圖書館、情報所和檔案館的快速發(fā)展建設、網絡、計算機及信息技術的普遍應用、行業(yè)之間的廣泛聯(lián)盟和交流以及國內外的許多成功案例都為我國圖書、情報、檔案事業(yè)的一體化整合式發(fā)展提供了現(xiàn)實依據(jù)和可靠的保障。

參考文獻：

[1]鞏淑芳.高校檔案館與圖書館信息資源共建共享研究[J].科技信息，2010（35）.

[2]韓璽.圖書情報一體化的回顧與新思[J].情報雜志，2009（5）.

[3]趙益民.圖書情報檔案事業(yè)一體化整合模式構建[J].圖書情報研究，2010（1）.

編輯/申磊