醫(yī)院行政管理中辦公自動化應(yīng)用的分析

摘要：行政管理是醫(yī)院的重要組成部分，采用辦公自動化系統(tǒng)使醫(yī)院的行政管理水平有所提高，本文主要研究辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理工作中的作用，供讀者參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；行政管理；精細(xì)化

行政管理工作內(nèi)容涉及的也很廣，包括文書檔案、文字報(bào)表處理打印、人事工資、財(cái)務(wù)及各種辦公用品的管理等，都是辦公自動化系統(tǒng)在行政管理中需要處理的內(nèi)容。行政管理是醫(yī)院的重要組成部分，是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的重要環(huán)節(jié)，行政職能部門工作質(zhì)量的高低是直接影響到醫(yī)院的運(yùn)行和日常管理，同時(shí)也影響到醫(yī)院的工作效率。辦公自動化的應(yīng)用對醫(yī)院行政管理工作實(shí)施具有重要的作用，醫(yī)院行政管理涉及醫(yī)院的醫(yī)療管理、護(hù)理管理、人員管理等很多方面。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用行政管理中對處理醫(yī)院事物提供有效的幫助，能夠處理醫(yī)院的公共事物和行政事物處理這兩大部分。

一、辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理中應(yīng)用的特點(diǎn)

辦公自動化系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)，它改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企事業(yè)單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，醫(yī)院行政管理中應(yīng)用辦公自動化管理系統(tǒng)，辦公自動化對提高醫(yī)院的行政管理水平具有很重要的作用，對醫(yī)院的工作以及醫(yī)院精神文明建設(shè)起到一定的促進(jìn)作用。

（一）辦公過程信息化

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用適應(yīng)和醫(yī)院信息化發(fā)展的要求，提高了醫(yī)院的工作能力。在醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)中，不同工作崗位人員利用辦公自動化系統(tǒng)能夠在很短的時(shí)間內(nèi)，獲得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策信息，特別在突發(fā)的公共衛(wèi)生事件中，管理人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)獲得相關(guān)的信息資料及管理規(guī)范。減少了信息傳遞需要的時(shí)間，也省去了信息周轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，有效地保證醫(yī)院政策的落實(shí)，提高了醫(yī)院工作的執(zhí)行能力。

（二）提升了辦公人員的素質(zhì)

辦公自動化系統(tǒng)的利用能提高行政管理人員隊(duì)伍素質(zhì)，由于辦公自動化系統(tǒng)廣泛運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，兩種技術(shù)共同構(gòu)建了醫(yī)院行政管理的信息平臺，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息的共享，同時(shí)也挖掘出更加有用的人才，提升了管理技術(shù)水平。這也是醫(yī)院信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。目前，很多大醫(yī)院已經(jīng)將電子信息技術(shù)融入了行政決策、管理當(dāng)中。采用辦公自動化系統(tǒng)能夠降低對紙制文件的依賴，環(huán)保節(jié)能，同時(shí)也能夠督促相關(guān)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)理論知識，提高總體操作能力，提升個(gè)人的勞動水平。

（三）行政管理程序簡單化

辦公自動化系統(tǒng)的利用有效地簡化了醫(yī)院行政工作程序，減輕了相關(guān)勞動人員的勞動強(qiáng)度，在醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)中，各個(gè)部門的人員利用網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)系，縮短了勞動時(shí)間，提高醫(yī)院的工作效率，辦公業(yè)務(wù)也能夠從繁瑣的管理中升級到計(jì)算機(jī)輔助管理中，實(shí)現(xiàn)人員整體工作水平的提升。

另外，采用辦公自動化能夠減少工作程序，通過網(wǎng)絡(luò)傳播迅速的特點(diǎn)，減少中間傳達(dá)的環(huán)節(jié)與實(shí)踐，增強(qiáng)部門與部門之間的聯(lián)系，提高了醫(yī)院行政管理工作的效率，體現(xiàn)了醫(yī)院救死扶傷的服務(wù)宗旨，系統(tǒng)的應(yīng)用中，能夠保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的決策及時(shí)有效執(zhí)行，使管理方式更個(gè)性化。

二、辦公自動化系統(tǒng)對于提高行政管理水平的重要作用

醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)，對醫(yī)院管理重心和管理經(jīng)驗(yàn)的積累都有一定的促進(jìn)作用，滿足醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，同時(shí)也是管理過程的一種需求，行政管理水平也得到一定的提升。同時(shí)，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用要注意醫(yī)院辦公基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，辦公基礎(chǔ)設(shè)施不好，辦公自動化系統(tǒng)很難發(fā)揮作用。這種系統(tǒng)的應(yīng)用還需要加強(qiáng)人員的培養(yǎng)，高水平的人才應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，有效地提升了醫(yī)院的管理水平。

（一）辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)化了醫(yī)院的整體管理規(guī)劃

辦公自動化系統(tǒng)并不是醫(yī)院辦公系統(tǒng)的全部。不同的信息發(fā)展技術(shù)適用于不同的醫(yī)院，并不是每個(gè)辦公自動化系統(tǒng)都適應(yīng)醫(yī)院的行政管理。醫(yī)院需要綜合自己的發(fā)展過程，分析醫(yī)院自身的特點(diǎn)及整體實(shí)力，選擇有利于自己發(fā)展的辦公系統(tǒng)。一般來說，醫(yī)院的辦公系統(tǒng)需要滿足醫(yī)院及時(shí)通訊的要求，系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效地管理醫(yī)生護(hù)士的信息；有效地簡化相關(guān)工作人員的工作過程，降低管理人員對紙張的依賴；加強(qiáng)對電子版文件的利用，方便醫(yī)院及時(shí)發(fā)出通知；在接受通知以后，適當(dāng)?shù)倪x用和自己適合的辦公系統(tǒng)軟件，使醫(yī)院工作能夠達(dá)到事半功倍的效果。另外，這種管理方式能夠減少管理工作中的支出，節(jié)省醫(yī)院的資源。

（二）辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需要注意基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

辦公自動化系統(tǒng)對電子信息技術(shù)及硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施要求的很高，特別是總體的硬件設(shè)計(jì)，是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的有效措施。從這個(gè)角度出發(fā)，醫(yī)院需要提高自己的硬件基礎(chǔ)設(shè)置，在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻系統(tǒng)，保證醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)不受到外界的影響。醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的硬件提高了，系統(tǒng)防御外來攻擊的能力就有所增強(qiáng)。

辦公自動化系統(tǒng)中工作人員的基本的信息及醫(yī)院的重要日志文件不會由于系統(tǒng)受到侵害泄露相關(guān)信息。醫(yī)院的信息得到了有效的保護(hù)。質(zhì)量不合格的硬件設(shè)計(jì)，不利于醫(yī)院管理者的管理工作，同時(shí)也加大了醫(yī)院的難度，信息在傳遞的過程很容易中斷，基層的工作人員得不到高層的信息決策，出現(xiàn)信息懸空的現(xiàn)象，更嚴(yán)重的會導(dǎo)致醫(yī)院的整體工作過程癱瘓，給醫(yī)院造成很大的損失。所以，醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)需要加強(qiáng)醫(yī)院的硬件基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，對硬件的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)要進(jìn)行全面的建設(shè)，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題要及時(shí)的修復(fù)硬件存在的問題。

（三）辦公自動化系統(tǒng)能降低醫(yī)院行政管理成本，提高效率

適應(yīng)性很強(qiáng)的辦公系統(tǒng)不僅僅是有利于醫(yī)院管理工作者的管理，還需要降低醫(yī)院的財(cái)政壓力。醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要充分運(yùn)用信息化手段整合醫(yī)院資源，解決內(nèi)部因繁瑣的日常事務(wù)處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下、辦事效率低下等問題。同時(shí)，辦公自動化系統(tǒng)充分實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，極大節(jié)約辦公的采購成本，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各個(gè)崗位上工作人員的協(xié)同交流，整合單位內(nèi)、外各類信息系統(tǒng)和信息資源，實(shí)現(xiàn)日常辦公流程的高效管理，實(shí)現(xiàn)快速、優(yōu)質(zhì)、高效的管理目標(biāo)。

（四）辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理中的應(yīng)用有助于管理人才的培養(yǎng)

對于醫(yī)院行政管理中辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用有助于人才的培養(yǎng)。古語說得好，做事要講究天時(shí)、地利、人和。利用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行工作的是人，只有每個(gè)部分都達(dá)到要求以后，整個(gè)系統(tǒng)才能夠得到有效的應(yīng)用。人是利用辦公自動化系統(tǒng)的主體，也是辦公自動化重要因素，系統(tǒng)沒有相關(guān)人員操作將無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的功能。

如果有一個(gè)優(yōu)秀的辦公自動化系統(tǒng)，但是卻沒有利用辦公自動化系統(tǒng)使系統(tǒng)發(fā)揮巨大功能的人，那么很難最大限度的發(fā)揮辦公系統(tǒng)的最大功效。因此，醫(yī)院要應(yīng)該定時(shí)培養(yǎng)一批信息管理的科技人才，重視工作人員對于信息技術(shù)使用的基礎(chǔ)培養(yǎng)。除了加強(qiáng)科技人才的培養(yǎng)。醫(yī)院每年還需要撥出一部分的資金，支持工作人員學(xué)習(xí)辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的學(xué)習(xí)不能只從自己醫(yī)院的角度出發(fā)，還要定時(shí)的和別的醫(yī)院進(jìn)行信息交流，學(xué)習(xí)別的醫(yī)院應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行行政管理的方式。醫(yī)院的高層管理者也不能只限于本醫(yī)院管理，要虛心學(xué)習(xí)，不斷改善自身行政管理中存在的缺陷，需要吸取其他醫(yī)院行政管理的經(jīng)驗(yàn)，提高自身的管理能力，使醫(yī)院的行政管理更加有效，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

總之，辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理中的廣泛應(yīng)用對于醫(yī)院的精細(xì)化工作具有重要作用，使醫(yī)院的行政管理更加精細(xì)化，避免了醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。在醫(yī)院辦公自動化管理平臺中，采用獎罰式的管理模式，使管理過程更加公平，不會出現(xiàn)管理不均勻的現(xiàn)象。另外，這種行政管理方式能夠提高員工的工作積極性，及時(shí)有效地普及管理信息，增強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作者的工作效率，真正使醫(yī)院的各個(gè)部分實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的交流，有效地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)行政管理水平的提高。

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（作者單位：開封市中心醫(yī)院）