基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

摘要：隨著我國電力事業(yè)的不斷發(fā)展，領(lǐng)導干部對于檔案管理工作的模式和方法也展開了不斷的探索和實踐?；谥R服務(wù)的檔案管理是一種較新的管理模式，它在管理過程中以用戶為工作中心，把用戶的需求當作管理工作的導向。文章結(jié)合這種全新的管理模式，對其展開闡述，以期提高我國電力事業(yè)的檔案管理工作水平，促進我國電力行業(yè)在激烈的市場中占據(jù)有利地位。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)；檔案管理；理論探究

基于知識服務(wù)的檔案管理模式突出了檔案在企業(yè)發(fā)展過程中所起的重要作用，把檔案管理工作的重點轉(zhuǎn)移到對檔案資料和檔案信息的管理之上，不僅能夠在一定程度上發(fā)揮檔案在幫助企業(yè)制定各項策略時的積極性，也提升了企業(yè)的總體實力。電力行業(yè)檔案管理工作中的這種管理模式推動了整個電力行業(yè)的不斷進步。

一、基于知識服務(wù)的檔案管理模式的主要內(nèi)容

基于知識服務(wù)的檔案管理模式實現(xiàn)了檔案收集向累計檔案知識方向的發(fā)展，建立了一系列的創(chuàng)新管理系統(tǒng)、工程項目系統(tǒng)及數(shù)字檔案館系統(tǒng)等，幫助檔案管理工作中的數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)了自動歸檔，并且能夠確定電力行業(yè)不同業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的文件，對這些文件的相關(guān)價值進行分析，從而實現(xiàn)對不同檔案資料的規(guī)整和完善。這種檔案管理模式還能夠?qū)崿F(xiàn)對材料信息的保密性，實現(xiàn)隱性知識向顯性方向的轉(zhuǎn)換，為電力企業(yè)建立起相對完善的知識信息數(shù)據(jù)庫。

我國電力行業(yè)檔案管理工作一直沿用的都是較為傳統(tǒng)的管理技術(shù)，這種管理模式實現(xiàn)了檔案管理工作的組織化發(fā)展，建立了不同標準的主分類體系，并且能夠取代以前的分類方案，實現(xiàn)檔案分類和篩選工作的科學化和系統(tǒng)化。為了能夠提高檔案資料信息的分類工作效率，知識服務(wù)型的檔案管理模式還配置了流程制度、行政公文、計劃總結(jié)、資質(zhì)證書、行業(yè)資訊及技術(shù)圖紙等共計16項的輔分類檔案管理體系。在對電力系統(tǒng)的檔案資料鑒定工作上，實現(xiàn)了對檔案知識的創(chuàng)新和評價，根據(jù)部門和機構(gòu)職能的不同，采用不同的方式對文件實現(xiàn)批處理方式的鑒定，然后再結(jié)合文件的重要程度，決定采用短期還是長期的方式對文件進行管理，在與檔案的形成者和利用者相互合作的基礎(chǔ)之上對檔案材料的價值進行鑒定和分析。檔案管理工作的主要目的是幫助提高企業(yè)其他部門工作的有效性和科學性。知識服務(wù)型的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)工作的知識化水平，幫助電力企業(yè)更好地開展其他業(yè)務(wù)，通過對實際工作中檔案資料和信息的分析，能夠讓整個電力企業(yè)的決策工作更加全面地考慮到企業(yè)的其他因素，從而保證電力企業(yè)的發(fā)展道路更加平穩(wěn)和順暢。

二、知識服務(wù)型檔案管理工作順利開展的建議

雖然在我國現(xiàn)階段的電力行業(yè)中知識服務(wù)型檔案管理模式取得了一定的成就，但是為了能夠適應(yīng)社會發(fā)展所提出的更加嚴峻的要求，只有保證這種管理工作中的理念模式、業(yè)務(wù)制度及技術(shù)方法不斷創(chuàng)新和完善，才能促進管理工作更好地滿足電力行業(yè)的發(fā)展要求。

（一）對檔案管理的理念和模式進行創(chuàng)新

以前所進行的檔案管理工作大多數(shù)人會將其認為主要是起到歷史記錄的作用，而這種新型的檔案管理模式能在一定程度使人們認識到檔案扮演的是顯性知識載體的角色。所以，要保證檔案管理的理念和模式實現(xiàn)不斷的創(chuàng)新，推動電力行業(yè)其他業(yè)務(wù)的正常開展。保證以用戶為工作中心，根據(jù)電力行業(yè)工作人員習慣的不同對檔案知識進行組織，保證檔案使用過程中具有較大的靈活性，提高對檔案信息進行管理的工作水平。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對檔案實體進行管理，要保證這種新型的檔案管理模式不斷地對電力行業(yè)檔案的信息和知識進行開發(fā)和利用，用先進科學的手段和方法對檔案進行分析，從而保證電力行業(yè)的檔案管理為其他工作提供系統(tǒng)的、有層次的信息和材料。在后期進行的檔案管理工作中，要不斷提高對文件生命周期及文件連續(xù)理論知識的應(yīng)用，保證文件管理和文件運動的全過程控制及前端控制，保證檔案的生成、歸檔及利用環(huán)節(jié)都能順利進行，實現(xiàn)整個圖書、檔案及情報的一體化管理和控制。

（二）對業(yè)務(wù)制度進行創(chuàng)新

為了能夠讓電力行業(yè)的檔案管理所涉及的內(nèi)容更加全面，可以對資料和信息的收集和歸檔范圍進行一定的拓展，將非正式的企業(yè)信息和文件材料及一些隱性材料都納入到實際的檔案管理工作中，保證檔案收集和整理中不遺漏重要的信息。對于檔案的分類標準，要不斷地進行創(chuàng)新和細化，保證主分類體系以不同部門的職能劃分，輔分類體系以信息的不同來劃分，實現(xiàn)檔案材料的豐富多樣性，又能將材料按照不同的標準進行劃分，從而實現(xiàn)整個檔案管理工作效率的提高。按照電力行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀對檔案的鑒定制度進行創(chuàng)新，保證檔案的形成者和利用者能夠參與到檔案價值的判斷和鑒定工作中，從而使檔案材料在后期使用過程中的價值有所提高。

（三）實現(xiàn)知識型檔案管理工作技術(shù)和方法的不斷創(chuàng)新

要想保證檔案管理工作水平的不斷提高，就要對管理工作的技術(shù)和方法不斷進行改進和創(chuàng)新，從而保證電力行業(yè)中檔案管理工作的順利進行。對于檔案信息和數(shù)據(jù)的導入和歸檔工作要采用先進的工作方法來統(tǒng)一進行，提高對各種外部信息的抓取及篩選的工作力度，保證全文檢索、關(guān)鍵詞檢索及知識推送過程的順利進行。采用先進的智能管理、內(nèi)容管理和統(tǒng)一搜索平臺等技術(shù)來實現(xiàn)檔案知識門戶及電子文件管理工作的完善。

三、實行知識服務(wù)型檔案管理模式對電力行業(yè)的重要性

這種新型的檔案管理模式能夠提升整個電力企業(yè)的核心競爭力，它在一定程度上實現(xiàn)了檔案的知識價值，并且采用的各種先進管理手段能夠拓展電力行業(yè)的其他業(yè)務(wù)范圍，保證給整個行業(yè)提供完善的知識和信息服務(wù)，實現(xiàn)電力行業(yè)中核心業(yè)務(wù)的順利運行，提高其市場競爭力。

知識型檔案管理模式能夠提高檔案管理工作在整個電力企業(yè)管理工作的地位，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合，還保證其他業(yè)務(wù)在知識和信息的指導下順利進行，發(fā)揮檔案管理工作在整個電力企業(yè)中的支撐性和指導性作用。

知識型檔案管理模式能夠幫助改善其他公共機構(gòu)的檔案管理工作，這種管理模式以用戶的需求為主要的工作指導理念，從而給用戶提供有針對性的知識信息服務(wù)。這種工作模式能夠指導一些事業(yè)單位的檔案管理工作從實際的工作需求出發(fā)，保證檔案累積、檔案評價、檔案服務(wù)工作的順利進行。

我國現(xiàn)階段的電力行業(yè)發(fā)展受到來自國內(nèi)外不同的壓力沖擊，要想保證在電力市場中占據(jù)有利地位，就要對其檔案管理工作進行變革，實現(xiàn)對整個企業(yè)的知識型管理，而這種管理理念的落實在一定程度上需要依靠檔案管理工作。知識型的檔案管理模式在一定程度通過對知識的不斷創(chuàng)新來實現(xiàn)管理部門的種種需求，從而實現(xiàn)檔案資料在實際管理工作中的有效利用性。

四、結(jié)語

為了保證我國電力行業(yè)中檔案管理工作的順利進行，可以逐漸推廣這種知識型的檔案管理模式，它能夠保證整個檔案的儲存、檢索及利用工作的順利進行，提高工作效率，而且成本比較低。隨著電力事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸由編輯、儲備轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌臏贤ê褪褂蒙?，尤其是對于一些管理要求較高的檔案可以通過以編碼化為主、人性化為輔的模式進行管理，保證整個電力行業(yè)中檔案管理工作的順利進行，從而為電力行業(yè)領(lǐng)導制定一些政策提供實用性的知識指導，保證我國電力事業(yè)的順利發(fā)展，提高電力檔案管理工作的有效性和科學性。

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（作者單位：中國神華能源股份有限公司勝利能源分公司）