離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

摘要：為加強對日益增多的離退休人員的管理，廣東省肇慶市第一人民醫(yī)院設計和開發(fā)了離退休檔案管理信息系統(tǒng)。根據(jù)現(xiàn)階段離退休人員的檔案和管理特點，采用以C/S模式為主體的體系結構，選擇Visual Basic.NET作為編程語言進行了系統(tǒng)開發(fā)。該系統(tǒng)能夠及時、準確、規(guī)范和全面地反映離退休人員的檔案信息，實現(xiàn)信息資源共享，提高了離退休人員的管理質量和工作效率，提高了管理者的信息管理和決策能力。

關鍵詞：離退休人員；檔案管理；信息系統(tǒng)

一、系統(tǒng)開發(fā)背景

根據(jù)聯(lián)合國最新的人口數(shù)據(jù)預測，2011年以后的30年里，中國人口老齡化將呈現(xiàn)加速發(fā)展態(tài)勢，2040年60歲及以上人口占比將達28%左右，中國開始全面步入老齡社會。就肇慶市第一人民醫(yī)院而言，現(xiàn)有離退休人員560人，而且未來每年以35人左右增長。在當前人口老齡化趨勢日益加重的背景下，離退休人員的管理是一項至關重要的工作，已成為黨的干部工作的重要組成部分和社會主義和諧社會建設的一個重要方面，對于我國改革發(fā)展與穩(wěn)定具有重要意義。目前，傳統(tǒng)、低效的手工管理出現(xiàn)越來越多問題，如信息更新不及時、管理方式單一、人員統(tǒng)計出錯、信息資源不共享等。因此，肇慶市第一人民醫(yī)院根據(jù)離退休管理工作需求和特點，開發(fā)了離退休人員檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高了服務質量，為離退休人員管理提供了一種行之有效的管理辦法。

二、系統(tǒng)功能設計

（一）結構框圖

本系統(tǒng)采用了以C/S模式為主體的體系結構，選擇Visual Basic .NET作為編程語言進行開發(fā)，根據(jù)離退休人員管理的特點和檔案管理的需要，按照“自頂向下，逐步求精”的結構化設計思想，使系統(tǒng)的設計簡單，流程清晰，離退休檔案系統(tǒng)的功能設計結構圖如圖1所示。

（二）主要功能介紹

基于成熟的數(shù)據(jù)庫技術和計算機網(wǎng)絡，系統(tǒng)面向離退休科、醫(yī)院分管領導、相關部門工作人員使用。工作人員通過客戶端可以方便地管理離退休人員個人基本信息和相關業(yè)務信息，方便進行信息的采集和查詢，也可以為其他用戶提供信息查詢服務。結合系統(tǒng)需求，離退休檔案管理系統(tǒng)共包含檔案管理、功能管理、系統(tǒng)管理幾個主要模塊，各模塊功能如下。

1. 檔案管理模塊

該模塊主要分為兩部分，一是離退休人員的基本信息管理，根據(jù)離退休管理工作的特殊性有七個信息管理模塊；二是管理工作檔案，有三個日常業(yè)務工作模塊。

（1）離退休人員基本信息。離退休人員基本信息是其他各功能模塊運行的數(shù)據(jù)基礎，也是系統(tǒng)處理的主要對象。該功能模塊主要維護離退休人員個人基本信息，包括離退休人員的姓名、性別、籍貫、出生年月、文化程度、類別、職稱、職務、原科室、工號、入黨時間、工作時間、離退休時間、享受待遇、身份證號、聯(lián)系電話、家庭住址、家屬姓名、個人照片等數(shù)據(jù)項。為避免工作人員逐條錄入人員信息容易出錯，效率不高且工作量大等問題，該模塊還提供人員信息批量導入功能，方便工作人員維護操作。離退休科主要通過系統(tǒng)對離退休人員進行業(yè)務管理，相關業(yè)務信息管理包括以下幾個方面。①健康體檢管理。體檢記錄管理、每年體檢情況、患病情況等，可與職工體檢檔案管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，對離退休健康信息進行科學的信息化管理，便于及時掌握他們的健康狀況，進行關懷和照顧。②工資信息管理。肇慶市第一人民醫(yī)院離退休人員工資發(fā)放與大多數(shù)事業(yè)單位一樣，先由人事科編制工資表，交由社保局和財務科審核后發(fā)放，離退休人員個人工資單需每月到離退休科領取，費力耗時。工資信息管理模塊將離退休人員工資明細批量導入至數(shù)據(jù)庫表，需查詢打印可通過個人帳號登錄。③老有所為管理。人才資源的重要組成包括離退休科技工作者，由于國家非常重視發(fā)揮老年人才作用，系統(tǒng)中老有所為管理模塊實現(xiàn)了老年人才登記、工作記錄、考核等老有所為管理過程，離退休人員人才資源數(shù)據(jù)庫的建立盡量利用離退休的人力資源，滿足離退休人員為社會服務的愿望，如肇慶市第一人民醫(yī)院的退休返聘管理，老干部關心下一代委員會等，力求滿足社會對人才的需求。④黨支部管理。該模塊有黨支部大會、黨支委會等記錄情況，黨費繳納管理功能。根據(jù)相關規(guī)章制度和離退休人員工資數(shù)據(jù)，個人應繳納黨費金額自動生成，記錄黨費繳納經(jīng)辦人、時間等信息。⑤特殊群體管理。特殊群體包括離休干部、副處以上退休干部、復退轉軍人、高齡老人、特困人員、孤寡老人、空巢家庭等多種情況，在系統(tǒng)中記錄這些信息，方便了離退科的管理、查詢、統(tǒng)計，提高了工作效率。離退休科定期或不定期對以上人員進行慰問，還適當對特困人員進行各類補助，系統(tǒng)也實現(xiàn)了補助發(fā)放等功能。⑥出國定居管理。該模塊記錄離退休人員出國定居的國家、國外聯(lián)系電話、代管社保養(yǎng)老金帳號等。⑦所在地居委社區(qū)管理。該功能模塊記錄城區(qū)各居委地址、聯(lián)系電話等，可按離退休人員居住地分類歸屬地居委，以后與所在地居委、社區(qū)互通信息，共同管理，利用社區(qū)資源服務離退休人員。

（2）管理工作檔案。離退休科主要通過系統(tǒng)對離退休職工進行管理 ，提供給其他用戶的相關業(yè)務信息通過信息發(fā)布與采集方式，與其他類型用戶進行信息交互，相關業(yè)務管理包括以下三個方面。①管理機構。該模塊包括對醫(yī)院離退休工作領導小組、離退休科、離退休黨支部書記、小組組長、黨支委等信息的記錄，系統(tǒng)可產(chǎn)生統(tǒng)計報表。②業(yè)務工作管理。該模塊包括政策法規(guī)、福利文件、計劃總結、干部退休審批表、養(yǎng)老待遇申報表等。③走訪慰問管理。根據(jù)醫(yī)院離退休人員走訪慰問制度要求，該功能模塊記錄部門工作人員走訪慰問的事由、參加慰問人員、時間等信息，便于統(tǒng)計和查詢。

2. 功能管理模塊

（1）統(tǒng)計功能。該模塊能按性別、按民族、按政治面貌、按身份、按文化程度、年齡段等統(tǒng)計。

（2）人員管理。該模塊可以管理個人信息，能生成個人基本信息表、人員基本信息花名冊等。

（3）綜合查詢和打印功能。該功能模塊可查詢在選定時間段內(nèi)的業(yè)務工作檔案記錄，如體檢記錄管理、走訪慰問等信息，綜合查詢離退休人員基本信息，自動生成報表并打印，有集中打印、各管理模塊分別打印功能。醫(yī)院分管領導可以通過院內(nèi)網(wǎng)及時了解離退休科開展各項工作的情況。

3. 系統(tǒng)管理模塊

該系統(tǒng)設計了系統(tǒng)管理員和一般管理員二級管理模式，系統(tǒng)管理員對信息系統(tǒng)進行后臺維護，如備份數(shù)據(jù)庫、定時導出系統(tǒng)日志等保障性全面維護，操作和使用信息系統(tǒng)的所有功能和各個模塊。一般管理員不可使用系統(tǒng)維護的各項功能，只進行日常的錄入、統(tǒng)計、查詢、修改等操作。

（1）系統(tǒng)維護。只限系統(tǒng)管理員登陸，系統(tǒng)的各個參數(shù)允許管理員設定，主要實現(xiàn)系統(tǒng)的動態(tài)靈活性。

（2）權限管理。只限系統(tǒng)管理員登陸，為一般管理員提供能夠新建用戶、更改用戶名稱、刪除用戶的功能。

三、系統(tǒng)的目標實現(xiàn)

離退休檔案管理系統(tǒng)開發(fā)完成后，肇慶市第一人民醫(yī)院老干科立即對其進行了試運行，結果表明該系統(tǒng)離退休人員數(shù)據(jù)管理過程更為完整，為醫(yī)院離退休人員服務和管理水平進一步提高打下了良好基礎 。離退休檔案管理系統(tǒng)通過計算機 （網(wǎng)絡）對離退休人員信息進行管理，達到了以下目標。

一是部門領導和工作人員能準確、及時地掌握離退休人員相關業(yè)務信息和個人基本信息，工作的有效性和針對性得到了提高；二是通過聯(lián)網(wǎng)計算機，通過將人事科、預防保健科等相關部門的各類人員信息，數(shù)據(jù)類型經(jīng)過簡單的換轉，快速導入數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的完整性、準確性；三是由于數(shù)據(jù)完整、準確，能及時獲取、查詢有關信息，能快速準確地產(chǎn)生報表，極大地提高了工作質量和效率；四是在數(shù)據(jù)管理基礎上，通過信息整合，建立離退休人員健康檔案和老年人才庫，為健康保健提供指導，為發(fā)揮老專家余熱提供服務。

四、后期的改進目標和展望

肇慶市第一人民醫(yī)院離退休人員檔案管理系統(tǒng)在實際使用中也發(fā)現(xiàn)了諸多問題，還需要不斷地完善和調(diào)整。目前，系統(tǒng)離退休人員基本信息數(shù)據(jù)的同步和共享只限部分部門，系統(tǒng)的長遠目標是實現(xiàn)多部門間數(shù)據(jù)的交換和同步，各部門間數(shù)據(jù)在權限控制范圍內(nèi)自由流動。在任何地點，通過網(wǎng)絡，離退休人員可以在線查詢自己的部分信息或修改個人信息的部分數(shù)據(jù)項，保證人員信息及時更新。離退休人員也可以通過互聯(lián)網(wǎng)遠程查詢與個人相關的業(yè)務信息。通過互聯(lián)網(wǎng)與社保局和社區(qū)居委互通信息，實現(xiàn)資源共享。

展望未來，在局域網(wǎng)內(nèi)，只需提供密碼，離退休人員連續(xù)動態(tài)的健康信息可以隨時隨地查看、統(tǒng)計和維護，通過對變化進行智能分析，給出自我保健、促進健康和疾病預防干預的科學指導建議。特別是離退休人員在疾病診治時，在醫(yī)生工作站輸入工號或密碼，醫(yī)生根據(jù)該人員健康檔案信息，結合臨床表現(xiàn)進行必要的檢查，做出正確快速的診治，充分利用和節(jié)約衛(wèi)生資源，提高醫(yī)療質量和效率。

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