專利信息分析項(xiàng)目業(yè)務(wù)開展淺談

隨著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識的不斷深化，企業(yè)的業(yè)務(wù)需求開始從傳統(tǒng)的專利申請向?qū)＠?wù)的全產(chǎn)業(yè)鏈擴(kuò)展，作為企業(yè)專利布局乃至知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略支撐的專利信息分析項(xiàng)目，在全產(chǎn)業(yè)鏈中是一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)。新的市場需求意味著新的商機(jī)，把握好市場，滿足客戶的新需求，真正地為客戶提供有價(jià)值的信息，對于知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。

專利信息分析項(xiàng)目區(qū)別于傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù)，傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù)強(qiáng)調(diào)個(gè)案的技術(shù)理解，強(qiáng)調(diào)個(gè)體的單兵作戰(zhàn)，強(qiáng)調(diào)微觀的技術(shù)和法律上的縱深。專利信息分析項(xiàng)目則強(qiáng)調(diào)對于某一技術(shù)領(lǐng)域的全面理解、強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目組成員的協(xié)同作戰(zhàn)，強(qiáng)調(diào)宏觀信息、微觀信息在廣度和深度上的有機(jī)結(jié)合。傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù)服務(wù)周期短、客戶需求明確、技術(shù)信息量少、流程環(huán)節(jié)少，專利信息分析項(xiàng)目周期長、客戶需求情況復(fù)雜、技術(shù)信息量龐雜、流程環(huán)節(jié)多。因此，筆者認(rèn)為，知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。

一、服務(wù)理念

服務(wù)理念是指導(dǎo)服務(wù)者的精神信條，更是行為指導(dǎo)。對于專利信息分析項(xiàng)目來說，由于其比傳統(tǒng)服務(wù)周期更長，數(shù)據(jù)處理量更大，分析內(nèi)容更復(fù)雜，因此在項(xiàng)目實(shí)施過程中，服務(wù)理念的貫徹與落實(shí)無疑是高質(zhì)量完成專利信息分析項(xiàng)目的先決條件，筆者認(rèn)為，在項(xiàng)目執(zhí)行中，專業(yè)性服務(wù)和客戶為先的服務(wù)理念尤為重要。

（一）專業(yè)性服務(wù)

專業(yè)性服務(wù)理念體現(xiàn)在三個(gè)方面，項(xiàng)目實(shí)施流程專業(yè)化、項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容專業(yè)化、項(xiàng)目實(shí)施人員專業(yè)化。

項(xiàng)目實(shí)施流程的專業(yè)性體現(xiàn)在項(xiàng)目流程的規(guī)范性、可操作性。由于專利信息分析項(xiàng)目的復(fù)雜性，需要進(jìn)行規(guī)范的流程管理，涉及到項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)，從前期的背景調(diào)研、需求溝通、檢索、分析、建議等各個(gè)流程步驟的流程管理。

項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容專業(yè)化體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容需要依托專業(yè)化的平臺工具、專業(yè)化的分析方法和手段、專業(yè)化的布局手段，出具符合行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)自身特點(diǎn)的分析報(bào)告。

項(xiàng)目實(shí)施人員專業(yè)化體現(xiàn)在項(xiàng)目分工協(xié)助上各類角色的相互配合，例如項(xiàng)目管理、項(xiàng)目溝通接口人、檢索人員、分析人員的配合以及各類角色所應(yīng)有的溝通技能以及相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)技能。

（二）客戶為先

客戶為先要求專利信息分析項(xiàng)目的實(shí)施開展過程中為客戶提供便捷順暢的溝通方式，項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果以滿足客戶需求，為客戶提供高附加值的優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提升客戶的競爭能力和運(yùn)營能力為目標(biāo)。知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要認(rèn)識到，專利信息分析項(xiàng)目存在的市場基石是要能夠?yàn)榭蛻籼峁┯袃r(jià)值的信息和建議，如果無法做到這一點(diǎn)，該類業(yè)務(wù)將不會在整體專利服務(wù)行業(yè)中獲得長足的發(fā)展。

筆者認(rèn)為，專利信息分析項(xiàng)目服務(wù)需要依托專業(yè)性的服務(wù)，以客戶為先作為指導(dǎo)思想，圍繞客戶需求提供極致的服務(wù)質(zhì)量，才能夠持續(xù)地發(fā)展壯大。

二、客戶溝通

作為服務(wù)行業(yè)的從業(yè)者，與客戶進(jìn)行良好溝通以了解客戶需求是提供服務(wù)的基本要求，專利分析項(xiàng)目是為企業(yè)的研發(fā)或者企業(yè)專利布局或者企業(yè)整體戰(zhàn)略服務(wù)的，因此，對于客戶溝通的要求更高。專利信息分析項(xiàng)目的特點(diǎn)是周期長，與客戶交流頻繁。辦案人在與客戶交流的過程中進(jìn)一步了解、挖掘客戶的新需求。

筆者認(rèn)為，在專利信息分析項(xiàng)目中，需要在以下幾個(gè)方面提升客戶溝通服務(wù)質(zhì)量。

（一）溝通的全程化

專利信息分析項(xiàng)目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務(wù)，客戶的分析目的、分析側(cè)重點(diǎn)、分析的模塊、指標(biāo)均有所差異，并且客戶也有可能在項(xiàng)目進(jìn)行過程中根據(jù)項(xiàng)目結(jié)果調(diào)整分析重點(diǎn)等。因此在項(xiàng)目開始時(shí)，需首先了解客戶分析的目的、需求，從而把握研究方向。此外，在項(xiàng)目實(shí)施過程中也需與客戶保持良好溝通，在項(xiàng)目實(shí)施過程，在多個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置溝通節(jié)點(diǎn)，例如在檢索策略的制定環(huán)節(jié)、初步檢索結(jié)果反饋環(huán)節(jié)、最終檢索結(jié)果確定環(huán)節(jié)、分析報(bào)告初步架構(gòu)環(huán)節(jié)、匯報(bào)結(jié)題環(huán)節(jié)等，通過及時(shí)與客戶溝通，確定是否在信息獲取方向、分析側(cè)重方向、分析的縱深方向有調(diào)整必要等。通過上述溝通，使項(xiàng)目的最終結(jié)果不但符合客戶的要求，而且可以為客戶提供具有高附加值的服務(wù)。

（二）溝通的單一接口、信息共享機(jī)制

在專利信息分析項(xiàng)目開展過程中，客戶方項(xiàng)目參與人員通常包括技術(shù)總監(jiān)、IPR等，知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)方項(xiàng)目參與人員包括項(xiàng)目經(jīng)理、檢索人員、分析人員等，因此，在雙方溝通時(shí)，最好單一接口溝通。即雙方都確定唯一的接口人，避免信息的多口輸入和多口輸出產(chǎn)生信息混亂。同時(shí)，所有的書面往來方式均需要抄送到各個(gè)項(xiàng)目組成員，確保信息共享。另外，對于例如通過電話方式等獲得的信息，需要通過電話記錄等方式分享到各個(gè)項(xiàng)目組成員。

（三）選擇合適的溝通方式

與客戶的溝通方式可以分為書面溝通、電話溝通、現(xiàn)場溝通三種方式，三種方式各有優(yōu)劣，采取正確的溝通方式，可以起到事半功倍的效果。

書面溝通優(yōu)勢在于可以清楚地展示多個(gè)問題，并且條理清晰。因此這種方式非常適合于方向性、復(fù)雜性問題的確認(rèn)。當(dāng)然這種方式也存在一定的劣勢，如果一方?jīng)]能及時(shí)收到郵件或未能及時(shí)答復(fù)，可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延誤。如果信件中的一些問題表述不清，導(dǎo)致對方錯誤理解，則可能將整個(gè)項(xiàng)目帶入歧途，產(chǎn)生嚴(yán)重后果。因此，對于重要問題，通常需要輔助電話溝通。

電話溝通的優(yōu)勢是快捷，該種方式非常適合一些緊急問題的溝通。電話溝通作為一種即時(shí)溝通方式，溝通雙方可以更加清楚地闡明自己的意圖或糾正對方的錯誤理解，因此這種方式可以有效避免由于誤解而導(dǎo)致的方向性問題。電話溝通通常輔助于書面溝通，澄清一些重要問題。

現(xiàn)場溝通是一種雙方面對面的溝通方式，該溝通方式的適用性很強(qiáng)，任何問題都可以在現(xiàn)場解決。如客戶可以展示產(chǎn)品幫助項(xiàng)目成員理解技術(shù)，知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)也可以通過講解等方式使客戶了解到在專利信息分析項(xiàng)目中，自己得到哪些有用的信息，從而一次性解決大部分問題，大大減少中間環(huán)節(jié)耗費(fèi)的時(shí)間。同時(shí)，有些企業(yè)尤其是初次合作的企業(yè)，出于信任等原因，一般都會要求現(xiàn)場溝通，因此現(xiàn)場溝通也是一次增強(qiáng)互信的大好機(jī)會。

但現(xiàn)場溝通相對耗費(fèi)時(shí)間，無論是項(xiàng)目成員出訪還是客戶來訪。因此現(xiàn)場溝通前應(yīng)盡量做好充分的準(zhǔn)備，爭取在一次面談中，解決大部分問題，同時(shí)給客戶留下好的印象，為以后進(jìn)一步深化合作打下基礎(chǔ)。

三、客戶需求的確定與挖掘

專利信息分析業(yè)務(wù)的方向是多樣的，不同的分析思路和分析方式往往會得到不同的結(jié)果。而究竟該從哪些角度進(jìn)行重點(diǎn)分析，完全取決于客戶自身的需求。但由于專利信息分析業(yè)務(wù)在國內(nèi)還是新興業(yè)務(wù)，因此并不是所有客戶都十分清楚自身的需求。所以面對不同的客戶，項(xiàng)目成員需要確定客戶需求或者引導(dǎo)或挖掘客戶的需求。

（一）需求明確的客戶

一些企業(yè)自身擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的知識產(chǎn)權(quán)團(tuán)隊(duì)，他們有著明確的需求，清楚自己需要什么，并知道如何配合知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成專利信息分析項(xiàng)目。面對這樣的客戶，項(xiàng)目成員只要做到正確理解、把握客戶的需求，在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中就不會輕易出現(xiàn)方向性偏差，而且往往事半功倍。

需求明確的客戶對專利信息分析業(yè)務(wù)有一定了解，甚至對于報(bào)告構(gòu)架、章節(jié)目錄都能清楚規(guī)范，因此針對這樣的客戶，在完成項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，應(yīng)進(jìn)一步考慮如何通過給予客戶更高附加值的服務(wù)來增強(qiáng)雙方的互信，從而進(jìn)一步深化合作，并最終建立長期穩(wěn)定的合作互惠關(guān)系。

（二）需求不明確的客戶

專利信息分析業(yè)務(wù)作為一個(gè)新興業(yè)務(wù)，對很多企業(yè)尤其是國內(nèi)企業(yè)來說十分陌生。企業(yè)不清楚專利信息分析項(xiàng)目可以給企業(yè)提供哪些信息，更不了解專利信息分析項(xiàng)目的執(zhí)行流程以及企業(yè)自身應(yīng)該如何配合知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成項(xiàng)目。面對這樣的客戶，項(xiàng)目成員必須對客戶給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，幫助其明確需求，確定分析方向，為客戶提供有用的信息與建議。

由于這樣的客戶本身對專利信息分析項(xiàng)目了解不多，因此一般不會在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，例如檢索策略的制定、分析模塊、指標(biāo)等過多地引入自己的想法，因此在完成客戶的委托時(shí)，服務(wù)機(jī)構(gòu)占據(jù)主動地位，需要對于項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)例如檢索策略指定、分析模塊選擇、分析報(bào)告構(gòu)架進(jìn)行把握。然而在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目成員也必須充分理解客戶的需求，確定項(xiàng)目組設(shè)定的上述檢索策略、分析模塊、報(bào)告構(gòu)架能否滿足客戶的需求，并且盡可能地對于客戶進(jìn)行引導(dǎo)，使得其能夠?qū)?xiàng)目有一定的方向性控制。

（三）需求明確但缺乏經(jīng)驗(yàn)的客戶

有些企業(yè)雖然有著明確的需求，并且也希望在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中引入自己的想法，但由于缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，所以不能很好的把握項(xiàng)目中的一些重要環(huán)節(jié)，如檢索范圍的確定，專利標(biāo)引分類的確定。此時(shí)如果完全依照客戶的指示，很可能會誤入歧途，導(dǎo)致最終分析結(jié)果的價(jià)值大打折扣，甚至得出錯誤結(jié)論。例如，在進(jìn)行某一技術(shù)的專題檢索時(shí)，有的客戶經(jīng)驗(yàn)不足，會希望檢索局限于自身所應(yīng)用的技術(shù)來推斷整個(gè)技術(shù)的趨勢。

面對這種情況，項(xiàng)目成員必須在深入理解客戶需求的基礎(chǔ)上給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)，并根據(jù)自己的知識與經(jīng)驗(yàn)，通過與客戶的耐心細(xì)致的溝通，溝通什么樣的信息能夠滿足客戶的需求，從而確定出合理的檢索范圍與分析方式，保證項(xiàng)目質(zhì)量，并最終為客戶提供有價(jià)值的信息。

四、項(xiàng)目管理

項(xiàng)目的順利實(shí)施離不開專業(yè)的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目管理涉及例如項(xiàng)目的啟動、計(jì)劃、控制、執(zhí)行、結(jié)題等各個(gè)環(huán)節(jié)。項(xiàng)目管理涉及到內(nèi)部管理和外部管理。內(nèi)部管理涉及到流程管理、任務(wù)/人員管理、時(shí)間進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、成果管理等。外部管理主要涉及到與客戶的溝通與協(xié)作。以下簡單對內(nèi)部管理幾個(gè)重點(diǎn)進(jìn)行闡述：

（一）流程管理

與傳統(tǒng)專利代理業(yè)務(wù)相比，專利信息分析項(xiàng)目的涉及的流程步驟更加多樣，因此，需要解析各流程步驟并且對于各個(gè)流程步驟之間的關(guān)系進(jìn)行規(guī)范。專利分析項(xiàng)目通常涉及到的流程步驟例如前期調(diào)研、檢索策略、初檢結(jié)果確定、除噪、最終檢索結(jié)果確定、分析架構(gòu)確定、專利標(biāo)引、宏觀分析、競爭對手分析、技術(shù)路線分析、技術(shù)優(yōu)劣勢分析等部分。上述有些流程步驟是串行的，有些流程步驟是并行，有些流程步驟僅有滿足一定條件才能執(zhí)行。因此，在流程中要明確各個(gè)步驟之間的關(guān)系并嚴(yán)格按照既定的流程執(zhí)行項(xiàng)目。

例如，在檢索工作完成后，各方必須對待分析的最終檢索結(jié)果予以確定，在各方尚未對上述結(jié)果確定下來之前，不能急于進(jìn)行其他分析工作內(nèi)容。同樣，在最終檢索結(jié)果予以確定后，專利數(shù)據(jù)的標(biāo)引、宏觀分析等工作就可以并行進(jìn)行。流程規(guī)范制定后，必須嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格執(zhí)行流程不僅僅能提高質(zhì)量，也能提高效率。

（二）時(shí)間進(jìn)度管理

專利信息分析項(xiàng)目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務(wù)，不存在官方絕限，但存在客戶要求時(shí)限。知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)提高效率以獲得競爭優(yōu)勢。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，須嚴(yán)格按照客戶的時(shí)限要求或者按照有競爭力的項(xiàng)目周期來控制整體項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度。

通過整體項(xiàng)目周期計(jì)算項(xiàng)目的各個(gè)流程步驟耗用的時(shí)間，并且在過程中按照計(jì)劃的項(xiàng)目周期來實(shí)施流程步驟，例如繪制時(shí)間甘特圖。需要注意，上述時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃需慎重更改。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目管理需要不斷地檢視各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否嚴(yán)格把控。

專利信息分析項(xiàng)目的流程步驟繁多，并且環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的延誤都可能導(dǎo)致后面環(huán)節(jié)的大規(guī)模拖延，最終影響分析報(bào)告的質(zhì)量。為了避免這種情況的發(fā)生，項(xiàng)目成員自身必須樹立很強(qiáng)的時(shí)間觀念，嚴(yán)格控制各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理也須將時(shí)間進(jìn)度作為項(xiàng)目績效進(jìn)行考核。

此外，對于需要客戶協(xié)助的工作，項(xiàng)目成員應(yīng)該對客戶進(jìn)度保持跟蹤，以避免因客戶的原因而導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延誤。

（三）任務(wù)/人員管理

專利信息分析項(xiàng)目通常需要多人協(xié)作完成。為了實(shí)現(xiàn)多人順利配合，需要提前制定好任務(wù)安排計(jì)劃，例如繪制人員任務(wù)分配矩陣，將具體的任務(wù)落實(shí)到具體的人員處，分配清楚任務(wù)，避免存在模糊區(qū)和未分配的空白區(qū)。

在多人協(xié)作的過程中，首先要保證項(xiàng)目組成員之間的交流順暢，任何新的信息包括來自客戶和項(xiàng)目進(jìn)行過程中的新發(fā)現(xiàn)都必須都要第一時(shí)間傳達(dá)給所有項(xiàng)目組成員，及時(shí)共享，除了通過辦公管理軟件共同分享信息外，最好可以安排晨會或定期會議，項(xiàng)目組成員間的即時(shí)性的溝通也很重要。

例如，多人針對同一項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)標(biāo)引，除了事先約定好標(biāo)引準(zhǔn)則之外，由于專利的情況千差萬別，所以需要不斷總結(jié)新的情況以確定該類文件需要劃入哪一類技術(shù)，這樣的分類標(biāo)準(zhǔn)需要不斷地?cái)U(kuò)充更新并使得所有的項(xiàng)目組成員都能及時(shí)地統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（四）質(zhì)量管理

質(zhì)量管理存在于流程的各個(gè)常規(guī)流程步驟中，例如檢索策略制定環(huán)節(jié)等。質(zhì)量管理的方式可以利用已知的多種方式進(jìn)行，例如抽查等。

同時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目的具體組織實(shí)施情況另外增加可能的質(zhì)量管理的環(huán)節(jié)點(diǎn)。例如，專利信息分析項(xiàng)目中需要處理的數(shù)據(jù)量很大時(shí)，不同項(xiàng)目組成員的成果整合環(huán)節(jié)可能是出錯的環(huán)節(jié)，為此需要考慮質(zhì)量管理的措施和手段，例如設(shè)置專人進(jìn)行整合。

此外，在質(zhì)量管理的過程中需要重視類似于工業(yè)設(shè)計(jì)中的防呆設(shè)計(jì)的防錯機(jī)制的建立。防錯機(jī)制是指通過對于已經(jīng)發(fā)生的失誤進(jìn)行總結(jié)，如何通過流程的改變或者文件的處理等確保錯誤不可能發(fā)生。

（五）成果管理

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，會產(chǎn)生大量的文件，作為項(xiàng)目的中間成果和最終成果。專利分析項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)做好原始數(shù)據(jù)、中間文件、最終文件以及各種表單管理。從命名規(guī)則、存儲方式、修改標(biāo)記的保留等各個(gè)方面確保專利分析項(xiàng)目的各類成果的清晰和正確。

五、結(jié)語

隨著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識的不斷加強(qiáng)，專利信息分析業(yè)務(wù)必會迎來較大的發(fā)展。但目前專利信息分析業(yè)務(wù)仍處于發(fā)展初期，知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。

本文探討了專利信息分析項(xiàng)目與傳統(tǒng)的代理業(yè)務(wù)的區(qū)分，提出了知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。