強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念 提升企業(yè)管理水平

摘要：對(duì)于當(dāng)前我國(guó)的眾多企業(yè)來說，內(nèi)部管理是整個(gè)企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而企業(yè)內(nèi)部管理水平與企業(yè)辦公室的服務(wù)管理是密不可分的，企業(yè)辦公室是對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所提出的決策進(jìn)行信息采集、匯總、傳遞和工作落實(shí)等綜合性服務(wù)的管理部門，是直接決定企業(yè)管理水平和工作效率的重要組成部分。因此文章運(yùn)用文獻(xiàn)資料法、邏輯分析法，對(duì)如何強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念，提升辦公室管理水平進(jìn)行研究。結(jié)果表明，提高自身的能力素養(yǎng)，制定辦公流程圖、建立合理化的辦公室組織、建立完善的管理機(jī)制，建立和諧、快速高效、服務(wù)理念先進(jìn)、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的辦公室，對(duì)提高企業(yè)的管理水平起著決定性作用。

關(guān)鍵詞：辦公室；服務(wù)理念；企業(yè)管理

對(duì)于企業(yè)而言，辦公室工作是企業(yè)與外界聯(lián)系的主要活動(dòng)窗口，同時(shí)也是保持企業(yè)內(nèi)部工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵部門，不論何種企業(yè)的辦公室在結(jié)構(gòu)中都具備一種“承上啟下”的服務(wù)作用，主要表現(xiàn)在上傳下達(dá)、溝通企業(yè)內(nèi)外活動(dòng)等方面，這就需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理方式，強(qiáng)化企業(yè)辦公室的服務(wù)理念，更好的讓辦公室為企業(yè)服務(wù)。從某種意義上來說，企業(yè)對(duì)辦公室工作的管理程度的好壞，會(huì)直接影響到企業(yè)的政策落實(shí)、制度的執(zhí)行以及公司工作的展開，同樣也是企業(yè)管理方式和管理效率好壞的重要表現(xiàn)。因此，只有企業(yè)辦公室的工作人員具備服務(wù)大局的工作理念，才可以更好的擔(dān)負(fù)起自身應(yīng)盡的責(zé)任，做到企業(yè)素質(zhì)與效率的全面提高。下面本文將對(duì)如何提高企業(yè)辦公室的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)的管理水平展開深入的研究。

一、強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念的意義與內(nèi)容

（一）強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念的意義

強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念的基本意義在于辦公室服務(wù)意識(shí)水平的強(qiáng)弱以及對(duì)辦公室管理質(zhì)量的好壞都直接影響著企業(yè)未來的發(fā)展。就目前我國(guó)企業(yè)的管理現(xiàn)狀來說，企業(yè)的辦公室不僅肩負(fù)著進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)服務(wù)等不可忽視的基本職能，辦公室工作對(duì)企業(yè)的綜合業(yè)務(wù)管理工作的優(yōu)化改革也起著決定性的作用。因此提高辦公室的服務(wù)理念水平，對(duì)企業(yè)管理水平的提高有重要的意義。

在當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情形之下，企業(yè)對(duì)辦公室的要求不僅僅是作為樞紐，還要求其帶有參謀的職能。而在艱巨的工作重壓下，人們就會(huì)對(duì)自身的工作產(chǎn)生厭煩的心理，導(dǎo)致企業(yè)的管理水平大大下降。強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念的意義具體表現(xiàn)在以下三點(diǎn)：第一，辦公室肩負(fù)著收集業(yè)務(wù)的信息和基本資料，并將報(bào)告向上級(jí)提交的服務(wù)性工作，強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念可以更好的為企業(yè)的決策制定提供理論依據(jù)；第二，辦公室肩負(fù)著起草企業(yè)重要文件的服務(wù)性工作，強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念可以很好的達(dá)到預(yù)想的執(zhí)行力度；第三，辦公室肩負(fù)著針對(duì)企業(yè)當(dāng)下的問題提出合理化的建議的服務(wù)性工作，強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念有利于為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（二）強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念的內(nèi)容

對(duì)于企業(yè)辦公室工作來說有很多的工作要素，服務(wù)理念就是其中一種，是整個(gè)辦公室“意識(shí)”中最重要的一種，因?yàn)槠髽I(yè)中辦公室的服務(wù)理念涉及很多的內(nèi)容，下面是本人對(duì)辦公室服務(wù)理念的認(rèn)識(shí)。

1. 明確辦公室自身的工作職責(zé)。辦公室職員的職責(zé)服務(wù)理念是開展辦公室業(yè)務(wù)工作的重要條件，只有辦公室的工作人員明確了自身的責(zé)任，清楚自身的價(jià)值，加強(qiáng)自身的服務(wù)管理理念，才能夠更好的進(jìn)行工作計(jì)劃，更好的幫助企業(yè)完成工作計(jì)劃，維持有序的工作秩序，在保證企業(yè)基本工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)提高我們企業(yè)內(nèi)部的管理水平，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

2. 加強(qiáng)辦公室監(jiān)督管理。如果沒有監(jiān)督人員有些辦公室工作人員可能就會(huì)對(duì)自己的工作有所怠慢，以至于不能夠按要求完成自身的工作計(jì)劃，達(dá)不到預(yù)期的工作效果。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無法時(shí)常對(duì)辦公室職員進(jìn)行業(yè)務(wù)工作監(jiān)督，因此我們要時(shí)常的互相監(jiān)督，只要辦公室工作人員互相存在監(jiān)督服務(wù)理念，對(duì)工作怠慢的現(xiàn)象進(jìn)行互相管理，就可以確保我們的工作保質(zhì)保量的完成。同時(shí)辦公室工作人員也要進(jìn)行自我監(jiān)督，這樣就可以雙管齊下保障我們工作任務(wù)的完成。

二、提高辦公室的服務(wù)意識(shí)的具體方法

正因?yàn)檗k公室工作對(duì)于企業(yè)管理來說十分的重要，因此需要企業(yè)擁有一套合理的管理方案來強(qiáng)化辦公室的服務(wù)理念，筆者認(rèn)為要想提高企業(yè)辦公室的服務(wù)理念就要從以下三點(diǎn)著手。

（一）提高自身的能力素養(yǎng)，制定辦公流程圖

辦公室職員要從自身能力以及道德上提高服務(wù)理念意識(shí)，就要從兩點(diǎn)考慮：一是要提升辦公室員工的業(yè)務(wù)工作能力，以優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力來指導(dǎo)辦公室職員的基本工作，不斷提升自身的業(yè)務(wù)敏銳性和鑒別能力。在提高業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還要能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。二是要提高職員的協(xié)調(diào)力，協(xié)調(diào)好每一件事，這是確保企業(yè)順利進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的客觀需要。每位辦公室職員都要具備會(huì)協(xié)調(diào)和善于協(xié)調(diào)這種能力，對(duì)企業(yè)高管交付的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)讓企業(yè)與客戶兩方面滿意，并且要及時(shí)向高管進(jìn)行交流匯報(bào)。要對(duì)日常工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，注意要兼顧大局，積極的進(jìn)行溝通，確保各項(xiàng)工作得到合理有效的落實(shí)。

同時(shí)，企業(yè)管理者要有一套流程化的基本辦公規(guī)程，從方案的制定到基本的執(zhí)行過程，每一步都要合理繪制出一份辦公的流程圖，要讓辦公室員工按“圖”辦事，避免辦公拖沓的現(xiàn)象。另外，還要努力使企業(yè)的辦公流程制度化。從擬草公文到實(shí)踐報(bào)告都按流程辦事，由于辦公室的性質(zhì)多有不同，具體的流程版圖需要按照不同的工作內(nèi)容來進(jìn)行具體制定，以確保企業(yè)的每一份工作都可以做到實(shí)處，做到井井有條。

（二）建立合理化的辦公室人員組織

只要辦公室工作擁有一個(gè)合理化的辦公室管理組織，才可以切實(shí)的提高我們辦公室的整體服務(wù)理念，才可以發(fā)揮辦公室的整合效能，達(dá)到事半功倍的管理目標(biāo)。

辦公室的整合能效和辦公室工作人員是緊密相關(guān)的，因此企業(yè)中的人力資源管理部門在選擇員工時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。也要經(jīng)常的帶領(lǐng)辦公室員工進(jìn)行業(yè)務(wù)總結(jié)大會(huì)，使企業(yè)中行之有效的辦公方法得到有效的推廣。可以選擇工作服務(wù)能力較強(qiáng)的員工成為辦公室組長(zhǎng)，根據(jù)日常工作需要下設(shè)幾個(gè)或多個(gè)辦公室副組長(zhǎng)，副組長(zhǎng)分管不同類型或幾大塊工作，并且副組長(zhǎng)肩負(fù)著所分管辦公室人員的培訓(xùn)與考核，時(shí)常與辦公室的成員進(jìn)行溝通，加強(qiáng)辦公室的凝聚力，加強(qiáng)工作人員的執(zhí)行力，提高他們的服務(wù)意識(shí)，建立一個(gè)合理化、團(tuán)結(jié)協(xié)作、協(xié)調(diào)發(fā)展、快速高效的組織。

（三）建立完善的管理機(jī)制

要增強(qiáng)辦公室的服務(wù)理念只是提高自身能力素養(yǎng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，企業(yè)還要有一份完整的培訓(xùn)、監(jiān)督、管理、考核體系，來加強(qiáng)企業(yè)辦公室的服務(wù)管理意識(shí)。而企業(yè)要想建立一份完善的管理體系，就要落實(shí)兩點(diǎn)措施

1. 要有一定的管理懲罰條例，沒有規(guī)矩不成方圓，實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度是進(jìn)行企業(yè)管理工作的重要手段。在制定獎(jiǎng)懲制度時(shí)，要說明落實(shí)工作的具體內(nèi)容，更好的對(duì)企業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。對(duì)于綜合性比較強(qiáng)的的業(yè)務(wù)來說，辦公室要把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，保證業(yè)務(wù)工作的有效實(shí)施。除此之外，還要加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，敢于對(duì)不負(fù)責(zé)任的人員進(jìn)行嚴(yán)格的處理。

2. 要不斷完善管理政策，辦公室工作必須要有條不紊地進(jìn)行才可以達(dá)到提高企業(yè)管理能力的目的，這就要求辦公室員工嚴(yán)格執(zhí)行公司的管理處罰條例。依據(jù)原有的企業(yè)制度和辦公室工作的基本要求，不斷進(jìn)行管理機(jī)制的完善。辦公室人員必須按規(guī)則程序進(jìn)行業(yè)務(wù)工作。要形成有效的企業(yè)管理機(jī)制，用管理制度來約束辦公室服務(wù)理念。按照企業(yè)考核要求努力營(yíng)造有較強(qiáng)服務(wù)理念的企業(yè)辦公室，以更加有效地開展企業(yè)的各項(xiàng)工作。

三、結(jié)語

伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的不斷發(fā)展，在現(xiàn)今社會(huì)形勢(shì)的驅(qū)使下，該怎樣進(jìn)行辦公室管理工作，怎樣順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)，都對(duì)辦公室的管理提出了全新的要求。我國(guó)企業(yè)管理體系的完善，使辦公室工作顯示出管理職能多樣化的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的管理協(xié)調(diào)水平也起到了很好的促進(jìn)作用。

總的來說，企業(yè)管理的好壞與辦公室管理有必然的聯(lián)系，可以直接關(guān)系到公司企業(yè)的發(fā)展前景以及內(nèi)部工作的正常運(yùn)行，如果企業(yè)辦公室工作的各項(xiàng)日常工作都能夠做到有條不紊、細(xì)致周密，把辦公室的管理服務(wù)意識(shí)帶到日常的業(yè)務(wù)工作之中，就可以更好地提高企業(yè)的各項(xiàng)服務(wù)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和管理水平，也可以更有效地實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)，完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)，從而為社會(huì)做出更大貢獻(xiàn)。

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（作者單位：山東省濱州畜牧獸醫(yī)研究院）