淺談農(nóng)業(yè)科研檔案管理及信息化的應(yīng)用

摘要：文章從農(nóng)業(yè)科研檔案在科研管理中的重要意義出發(fā)，分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，并提出應(yīng)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的收集，將檔案管理納入績(jī)效考核，并利用信息化的手段，提高檔案的利用效率和保障檔案的安全來(lái)提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：科研檔案；信息化管理

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研檔案之一，它詳細(xì)記錄了農(nóng)業(yè)科研人員科研活動(dòng)中的資料和信息，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，也是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，無(wú)論是科研管理中的項(xiàng)目管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理等，都與檔案管理密切聯(lián)系。建立完整的農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理，能直接提高農(nóng)業(yè)科研管理工作的效率，進(jìn)而提高農(nóng)業(yè)科研院所的學(xué)術(shù)水平，對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的科技創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平低，檔案收集保存不全

大部分農(nóng)業(yè)科研單位都沒(méi)有完整地收集到應(yīng)保存的科研檔案，這一方面是科研人員普遍存在科研檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研檔案工作的重要性，有些科研人員還將自己科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴資料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書論著等材料不愿上交或推遲上交；另一方面是科研管理人員素質(zhì)不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案不清楚，檔案歸類不明等現(xiàn)象，使一些科研檔案沒(méi)有及時(shí)收檔。

（二）檔案收集重視結(jié)果型檔案，忽視了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和管理

農(nóng)業(yè)科研檔案的形成不同于一般文件檔案，由于研究對(duì)象是農(nóng)作物，所以它具有收集周期長(zhǎng)、形成時(shí)間分散、收集范圍廣和成果性強(qiáng)等特點(diǎn)。很多科研單位在檔案管理中重視的是最終形成的論文，成果和專利等形式的檔案和資料，卻沒(méi)有將農(nóng)作物大田中觀測(cè)的數(shù)據(jù)，實(shí)驗(yàn)中的記錄數(shù)據(jù)作為應(yīng)該歸檔的檔案，導(dǎo)致這一部分重要檔案隨著人員的流動(dòng)而流失。

（三）農(nóng)業(yè)科研檔案管理落后，檔案利用率低

農(nóng)業(yè)科研檔案大部分還是以紙質(zhì)的形式歸檔，紙質(zhì)資源收上來(lái)之后，一旦歸檔往往就被束之高閣、無(wú)人問(wèn)津。導(dǎo)致一方面是檔案束之高閣，一方面是科研人員查不到相關(guān)資源，導(dǎo)致了科研實(shí)驗(yàn)和工作的重復(fù)，也導(dǎo)致了資源和時(shí)間的浪費(fèi)。檔案管理重收集，輕利用導(dǎo)致無(wú)法發(fā)揮科技檔案為后續(xù)科研人員參考和提供有價(jià)值信息的作用，也嚴(yán)重阻礙了科技創(chuàng)新力的發(fā)揮。

（四）忽視科研檔案的安全性

科研檔案的管理自從網(wǎng)絡(luò)化以后就面臨安全性等新問(wèn)題。隨著社會(huì)的電子化和信息化的發(fā)展，科研檔案溶入電子化的潮流，大家習(xí)慣用網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，將一部分科研資料在網(wǎng)上利用郵箱發(fā)送，QQ上傳，轉(zhuǎn)發(fā)或直接傳到網(wǎng)盤，導(dǎo)致有些保密性資料泄漏，或者被國(guó)外的媒體所轉(zhuǎn)載等等。

二、提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）普及檔案教育，將檔案收集和管理納入績(jī)效管理

各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識(shí)到檔案工作的重要性，高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案的教育和管理，將檔案收集和管理工作納入績(jī)效考核中來(lái)。一是要加強(qiáng)和普及檔案知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，教育科研人員作為一線的檔案收集的人員，要重視檔案的收集和管理，明白檔案的重要意義，主動(dòng)加入檔案工作中來(lái)，他們能否按時(shí)并完整地提交科研檔案，是加強(qiáng)檔案管理的第一步。二是要加強(qiáng)科研管理人員在檔案等相關(guān)業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，科研檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，及時(shí)督促科研人員歸檔。此外，最關(guān)鍵的是要將檔案收集和管理納入科研人員和管理人員的績(jī)效管理中來(lái)，檔案收集和管理作為科研管理的重要方面，也應(yīng)是績(jī)效考核的一個(gè)必不可少的因素，科研單位要制訂和完善科研檔案管理的辦法，并將這個(gè)辦法的執(zhí)行與績(jī)效考核掛鉤，使科研人員和管理人員依照辦法執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，這樣才能保證檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。

（二）重視對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過(guò)程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的收集和歸檔

農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的探索過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是非常珍貴的，有些農(nóng)作物的研究要花科研人員幾年或幾十年的過(guò)程才能探索和弄清楚某一方面的問(wèn)題，正因?yàn)樽魑锏闹芷谛蕴L(zhǎng)，從事這一方面的科研人員也許一輩子都無(wú)法重復(fù)同一個(gè)實(shí)驗(yàn)，因此，這種科研人員的探索的過(guò)程是一筆珍貴的財(cái)富，應(yīng)將科研探索活動(dòng)中記錄的數(shù)據(jù)和信息作為一項(xiàng)重要的檔案來(lái)記載和歸檔。國(guó)家近幾年已經(jīng)充分意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題的存在，并在國(guó)家層面上支持了一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和上傳的工作，作為一個(gè)科研單位，也要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到這些數(shù)據(jù)的重要性，高度重視這類檔案主要是實(shí)驗(yàn)記錄本形式存在的科研檔案的收集和整理，將這些珍貴的資料保存起來(lái)，給后續(xù)科研人員參考和利用。

（三）加強(qiáng)檔案的信息化管理，提高科研檔案的利用率

利用現(xiàn)代技術(shù)和高科技手段規(guī)范科研檔案管理，要在做好保密工作和保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進(jìn)地推進(jìn)科研檔案目錄數(shù)字化、全文電子化，建立科研檔案管理電子通道，實(shí)現(xiàn)資料和信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、接收與篩選，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平。科研檔案利用率低是普遍存在的問(wèn)題，主要方面是科研檔案很多是紙質(zhì)形式保存，保存下來(lái)后，除了檔案管理員和以前使用過(guò)的科研人員外，別的科研人員根本就不知道有這個(gè)資料可以查閱，這是造成檔案利用率低的主要原因。因此要改革現(xiàn)有的情況，將檔案分成紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保存。沒(méi)有電子檔的資料，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)掃描等方式進(jìn)行檔案電子化管理，使每一份檔案都同時(shí)具有紙質(zhì)和電子版本兩種形式。做好紙質(zhì)和電子檔案的分類和歸檔，對(duì)非保密性的文檔歸檔后要及時(shí)在本單位公布?xì)w檔目錄，條件好的單位應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，在單位內(nèi)部方便科研人員及時(shí)查詢和參考。

（四）重視農(nóng)業(yè)科研檔案的安全性問(wèn)題

隨著現(xiàn)代辦公信息化、網(wǎng)絡(luò)化和無(wú)紙辦公的要求，必然會(huì)帶來(lái)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的安全性問(wèn)題。大家在不知不覺(jué)中使用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，常常也會(huì)導(dǎo)致信息的外泄。因此一定要做好檔案安全和保密知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，樹立安全性的意識(shí)，提高檔案的安全防范意識(shí)，從思想上來(lái)抓檔案的安全性問(wèn)題。一方面要防止網(wǎng)絡(luò)中的不安全因素，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊和嚴(yán)密防控電腦病毒，所有資料都要做好備份存儲(chǔ)工作；另一方面，加強(qiáng)科研人員教育和培訓(xùn)，讓科研人員明白哪些資料是應(yīng)該保密的，對(duì)保密性資源，在傳送過(guò)程中不能使用網(wǎng)絡(luò)形式傳遞，應(yīng)該放在專門的保密電腦中，使用光盤的方式郵寄。此外，科研人員在查閱科研檔案時(shí)要嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定使用資料，一般只在單位內(nèi)部使用，并且不外傳相關(guān)資料。

農(nóng)業(yè)科研檔案的管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是全體科研人員共同努力的結(jié)果，作為一種直接記錄科研工作者從事科技活動(dòng)的最直接的原始信息材料，這是一筆珍貴的資料，不僅可以為科技信息資源的開發(fā)和利用提供重要的資料和信息，而且對(duì)科技成果的開發(fā)推廣、轉(zhuǎn)讓以及進(jìn)一步的研究具有重大意義。我們要通過(guò)做好檔案管理工作，提高檔案使用效率，通過(guò)對(duì)科研檔案信息資源的尋覓、存儲(chǔ)、揭示、分析、歸納綜合加工和深化，來(lái)挖掘檔案中的信息和資源，最大限度地開發(fā)科研檔案信息資源，充分發(fā)揮其潛在價(jià)值，為后期的科研活動(dòng)提供參考，同時(shí)避免重復(fù)研究，提高科技創(chuàng)新力，加快科技成果轉(zhuǎn)化。

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（作者單位：中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶生物技術(shù)研究所）