電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

摘要：檔案管理工作是任何一個(gè)企業(yè)管理的重要部分。隨著當(dāng)前社會(huì)的信息化發(fā)展及科學(xué)技術(shù)水平的不斷成熟，電子信息技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，并且廣泛地運(yùn)用在很多領(lǐng)域。電子信息技術(shù)也使企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了變革，能夠讓檔案管理的過(guò)程更加便利。由電子信息技術(shù)催生出的電子信息化管理模式是一種檔案管理工作改革之下的全新模式，非常適合我國(guó)煤炭行業(yè)企業(yè)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)

當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開(kāi)始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問(wèn)題。

一、電子信息化管理模式的概括

（一）電子信息化管理模式的概念

電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。

（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)

電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。

往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。

電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。

二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用

取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。

一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。

二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。

三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。

四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。

三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用

煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。

一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。

二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。

三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。

四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。

五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。

六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：神華北電勝利能源有限公司）