淺談人事檔案在人力資源管理中的作用

摘要：人事檔案用來(lái)全面登記企業(yè)單位中所有人員的詳細(xì)信息，真實(shí)記錄了組織人員的相關(guān)信息，對(duì)于某些特殊機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案和機(jī)密文件一樣重要。即便是一般的企業(yè)單位，人事檔案在人力資源管理中也是處于舉足輕重的地位，企業(yè)單位的人力資源開(kāi)發(fā)和人力資源管理都依據(jù)人事檔案進(jìn)行。文章將對(duì)人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮的作用進(jìn)行簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位；人事檔案；人力資源管理；作用

任何時(shí)代，信息情報(bào)都是有利的武器，掌握信息情報(bào)的人往往是最大的贏家。因此，無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)單位還是一般的企業(yè)，都非常重視企業(yè)內(nèi)相關(guān)人力資源和物資的信息記存，也就是我們所說(shuō)的檔案記錄。一切有價(jià)值的信息資料都會(huì)被詳細(xì)記錄在案修訂成冊(cè)，那便是檔案。

企業(yè)或國(guó)家單位的人事資料同樣會(huì)被制成檔案妥善收存，這種人事檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)或單位內(nèi)全體人員的相關(guān)信息。在人力資源管理中，如何有效充分挖掘企業(yè)或單位內(nèi)部的優(yōu)秀人才，如何有效管理企業(yè)或單位內(nèi)的人事情況，都需要用到人事檔案。而人事檔案的安保工作關(guān)系到企業(yè)或單位人員的信息安全，一旦保管失當(dāng)致使信息外漏，無(wú)論是員工個(gè)人還是企業(yè)單位都將面臨重大損失，員工可能因此暴露了個(gè)人重要信息，企業(yè)單位有可能因此被對(duì)手掌握住重要人才信息，可能導(dǎo)致人才外流。因此，檔案工作者必須要意識(shí)到人事檔案的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，為國(guó)家、人民提供更高水平的人力資源管理服務(wù)。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案是企業(yè)單位進(jìn)行某些決策時(shí)的重要參考依據(jù)

企業(yè)單位中的績(jī)效考核機(jī)制是要依靠企業(yè)單位中的人事檔案才能有效施行的。績(jī)效考核關(guān)系到員工的資薪情況、福利、保障、晉升或獎(jiǎng)懲，只有對(duì)應(yīng)到個(gè)人，企業(yè)單位才能很好地進(jìn)行資薪配置或是獎(jiǎng)優(yōu)懲劣?？?jī)效考核要依照人事檔案進(jìn)行員工的個(gè)人績(jī)效評(píng)估。依據(jù)人事檔案中記錄的員工信息及過(guò)往的考核記錄，人力資源管理人員才能準(zhǔn)確掌握員工的綜合素質(zhì)、績(jī)效情況和個(gè)人工作能力等情況，然后進(jìn)行有效的分析管理，從而做出最準(zhǔn)確的獎(jiǎng)懲分配，保證企業(yè)單位中制度的公平、公正、公開(kāi)及以后決策的科學(xué)性。

（二）人事檔案推動(dòng)人力資源開(kāi)發(fā)

人事檔案是在人力資源管理過(guò)程中形成的，記錄了人員信息、工作表現(xiàn)、績(jī)效情況、個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人綜合素質(zhì)等一系列資料信息的用以歸檔保存的文字、表格或其他表現(xiàn)形式的歷史記錄，可以客觀地反映出員工的素質(zhì)及其工作能力的優(yōu)劣。人力資源管理中對(duì)于工作人員的選拔、組織安排等都會(huì)參考人事檔案中的相關(guān)歷史信息，全面了解人員的能力、專(zhuān)業(yè)、個(gè)人素養(yǎng)等情況之后做出最適當(dāng)?shù)娜藛T配置，因此人力資源管理工作與人事檔案密切相關(guān)。人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生的多種信息資料都會(huì)反映在人事檔案中，成為以后人事選拔或人事調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)。因此，企業(yè)單位中的人力資源開(kāi)發(fā)必須依靠人事檔案，人事檔案的存在和完善能夠極大地推動(dòng)人力資源的良性開(kāi)發(fā)。

（三）人事檔案幫助企業(yè)單位有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目

企業(yè)單位對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)之前，可以根據(jù)員工的信息資料，如教育背景、經(jīng)歷、年齡等，設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。比如，企業(yè)單位通過(guò)檔案資料了解到一些年齡大的員工可能不喜歡那些知識(shí)性的培訓(xùn)，就可以選擇對(duì)他們進(jìn)行健康保健類(lèi)培訓(xùn)，讓他們的身心更健康，同時(shí)也讓他們感受到集體的關(guān)懷，促進(jìn)員工更好地工作。

（四）人事檔案提供真實(shí)可靠的信息，優(yōu)化人力資源配置

企業(yè)單位要想充分了解員工的個(gè)人能力、長(zhǎng)處、專(zhuān)業(yè)技能等相關(guān)因素，做到知人善任，人盡其才，充分挖掘企業(yè)單位人力資源的潛能，將人力資源發(fā)揮的力量最大化，就必須要依賴(lài)人事檔案來(lái)對(duì)員工進(jìn)行最全面的個(gè)人信息和個(gè)人經(jīng)歷了解。人事檔案中詳細(xì)記錄了員工的個(gè)人相關(guān)信息、文化程度、專(zhuān)業(yè)技能、特長(zhǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)等資訊，企業(yè)單位的人事部門(mén)或人力資源管理部門(mén)通過(guò)查閱人事檔案，對(duì)員工的工作歷史或個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行了全面而詳盡的了解，從而做出最佳的人事調(diào)動(dòng)，優(yōu)化人力資源的配置方式。

人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人力資源與非人力資源的結(jié)合，提高人力資源的利用效率和利用價(jià)值的重要方式之一。人力資源的主體是人，人與物的最大不同是物件在長(zhǎng)久適用過(guò)程中除了虧損，基本上不會(huì)出現(xiàn)其他變化，但人在工作過(guò)程中接受各方影響，會(huì)產(chǎn)生自我的變化，有的員工會(huì)不斷自我增值，能力和素養(yǎng)都不斷提高，有的員工會(huì)逐漸安于現(xiàn)狀，不再努力爭(zhēng)取向上；團(tuán)隊(duì)工作中也會(huì)出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)、職位升降等各種變化，集團(tuán)企業(yè)中還會(huì)出現(xiàn)人員外派等等情況。因此，人力資源管理具有流動(dòng)性，人員的變動(dòng)不是一成不變，隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，人員會(huì)有或大或小幅度的變動(dòng)。由于優(yōu)勝劣汰，企業(yè)單位中人員大批清走或大批引入的情況也不少見(jiàn)。但人事檔案卻不變，員工的所有人事調(diào)動(dòng)經(jīng)歷都會(huì)如實(shí)記錄在案，而這份人事檔案隨著員工的變動(dòng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)單位內(nèi)的人力資源信息共享，能夠幫助人力資源管理者根據(jù)企業(yè)單位的需要預(yù)測(cè)人力資源的配置情況，促進(jìn)人才的科學(xué)流動(dòng)，保證人力資源配置適得其所。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化的企業(yè)單位中的人力資源管理需要現(xiàn)代化的人力資源管理模式，傳統(tǒng)的人力資源管理模式已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)代的市場(chǎng)、社會(huì)環(huán)境。人力資源的利用比過(guò)去更多元化，更能實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值，而員工之間的競(jìng)爭(zhēng)也比過(guò)去更激烈。有能者在其位，無(wú)能者在實(shí)踐工作中會(huì)自然地被環(huán)境淘汰掉。企業(yè)單位要切實(shí)地掌握住人力資源的力量，就必須要全面革新人力資源管理模式，革新管理理念。過(guò)去企業(yè)單位在挑選職工時(shí)常常有走后門(mén)、攀關(guān)系等情況，或者是忽視職工的相關(guān)專(zhuān)業(yè)資格證明，而這些挑選職工的違規(guī)錯(cuò)誤行為在今天競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的社會(huì)中已經(jīng)不能再繼續(xù)，企業(yè)單位為了切實(shí)提高自身的綜合實(shí)力，必須要嚴(yán)格把好用人關(guān)。檔案管理人員掌握著企業(yè)單位重要的人力資源資料，在挑選素質(zhì)人才前必須要確定人才的相關(guān)文憑、專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)等資料，保證職工具備崗位必須的專(zhuān)業(yè)技能和知識(shí)；挑選好的員工在正式上崗前必須接受?chē)?yán)格的上崗培訓(xùn)，包括在職培訓(xùn)、道德培訓(xùn)、法制教育等，企業(yè)單位要重視對(duì)人員培訓(xùn)的投資，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)他們對(duì)環(huán)境變化的適應(yīng)力；要激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)密切各部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)有效地開(kāi)展人事檔案管理工作，為人力資源管理提供最有力的協(xié)助。

（二）加強(qiáng)溝通與信息傳達(dá)，有效發(fā)揮人事檔案的價(jià)值

人事檔案管理人員要密切與各部門(mén)相關(guān)人力資源管理人的聯(lián)系，彼此之間加強(qiáng)溝通，當(dāng)人事檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案中存在的人員問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)向人力資源管理人或企業(yè)單位的相關(guān)人事管理人進(jìn)行匯報(bào)反饋，幫助人力資源管理人員及時(shí)進(jìn)行人員問(wèn)題的修正。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)企業(yè)單位內(nèi)某員工的職稱(chēng)評(píng)定與檔案上的相關(guān)報(bào)備資料不符時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)第一時(shí)間向人事部門(mén)匯報(bào)，阻止該名員工的職稱(chēng)評(píng)定，與該名員工核實(shí)情況后，才能判定到底該名員工是否有資格進(jìn)行職稱(chēng)評(píng)定。要不斷為企業(yè)單位中發(fā)展企業(yè)單位的人力資源事業(yè)提供有力的協(xié)助，妥善整理保管好員工的人事檔案，保證企業(yè)單位做出決策時(shí)能夠提供最完整、最準(zhǔn)確的人事信息作為決策依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者在聘用人事檔案管理人員時(shí)，要有疑人不用、用人不疑的精神，充分信任人事檔案管理人員做出的檔案研究成果，做出人事決策時(shí)，要當(dāng)機(jī)立斷，充分體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值和肯定人事檔案管理人員的工作成果。

（三）加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和現(xiàn)代化管理

上文提到，人力資源并非一成不變，企業(yè)單位中的工作人員會(huì)不定時(shí)地出現(xiàn)崗位變化、人員調(diào)動(dòng)等情況，因此人事檔案中對(duì)于員工的記錄也要及時(shí)更新，關(guān)于員工的一切經(jīng)歷變化都要進(jìn)行嚴(yán)格篩選后，實(shí)事求是地記錄在員工的人事檔案中，保證員工的人事檔案與員工的人事變動(dòng)是實(shí)時(shí)同步變化的，增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。

我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理時(shí)代，在人事檔案管理上也應(yīng)該引進(jìn)信息化管理手段，采用高科技手段管理人事檔案，提高人事檔案管理的自動(dòng)化程度，從而提高人力資源管理的自動(dòng)化程度；建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，連接企業(yè)單位內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的有效共享；將人事檔案從過(guò)去的紙質(zhì)存檔逐漸變更為電子檔案，大大節(jié)省人事檔案管理中的辦公資源，而且降低了對(duì)人事檔案的管理成本，提高了人事檔案管理員的整理保管人事檔案信息的工作效率。

（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考，全方位掌握

要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員信息化管理工作的培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息化管理水平，提高人事檔案管理人員對(duì)一系列信息分析軟件、整理保存軟件的應(yīng)用水平，提高對(duì)人事檔案的研究精準(zhǔn)度。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案在人力資源管理中扮演著非常重要的角色，企業(yè)單位正確識(shí)別出需要的優(yōu)秀人才、選拔出人才及員工編排無(wú)一不需要人事檔案作為信息依據(jù)支持。科學(xué)的人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)單位的人力資源開(kāi)發(fā)和使用，提高企業(yè)單位的人力資源利用效率，更好地發(fā)揮出人力資源的強(qiáng)大作用。

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（作者單位：中國(guó)人民大學(xué)）