淺談企業(yè)辦公管理的重要性與職能

摘要：目前，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，我國相關(guān)企業(yè)的建設(shè)工作上也加快了腳步，而企業(yè)辦公管理相關(guān)工作效率的高低直接關(guān)系到企業(yè)在發(fā)展中能否穩(wěn)定進(jìn)行，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力的建設(shè)具有重要的意義。因此，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的歷程中越來越注重本身辦公管理工作能力的提升，企業(yè)高層管理者與企業(yè)負(fù)責(zé)人在相關(guān)工作的建設(shè)上也在不斷地提升意識。文章將從企業(yè)的實(shí)際管理活動出發(fā)，對企業(yè)辦公管理的重要性及相關(guān)職能進(jìn)行淺談，以期為我國相關(guān)企業(yè)在此方面的工作提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公管理；重要性；職能

近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)制度的不斷成熟發(fā)展，企業(yè)辦公室管理職能能否得到良好的發(fā)揮對企業(yè)來說非常的重要。新時期，辦公管理工作對企業(yè)又提出了更高的要求，而現(xiàn)代企業(yè)在辦公室管理工作上要以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)籌綱領(lǐng)，在對員工的管理工作上要以人為本，不斷提高辦公室的行政效率，從而確保整個企業(yè)的合理有序運(yùn)行。

一、企業(yè)辦公管理的重要性

辦公管理對企業(yè)的管理工作具有重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展、溝通協(xié)調(diào)各部門工作、明確員工崗位權(quán)限和責(zé)任及推動企業(yè)管理信息化等方面，下面進(jìn)行簡要分析。

（一）促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

辦公室在構(gòu)建之初的出發(fā)點(diǎn)是為企業(yè)提供辦事部門，其本質(zhì)上就是為了提高企業(yè)對市場發(fā)展要求的適應(yīng)能力。目前，企業(yè)在發(fā)展的過程中，一般都會受到同行激烈的市場競爭及生存壓力，而企業(yè)出于降低矛盾的目的，需要利用辦公室的相關(guān)職能，通過不斷地對新型市場的發(fā)展前景進(jìn)行探討與適應(yīng)，從而更好地為企業(yè)高層管理者提供參考計劃。而另一方面，企業(yè)在發(fā)展歷程中，辦公室管理工作可以從市場需求出發(fā)，對未來市場需求進(jìn)行把握，為企業(yè)未來的發(fā)展方向提供參考，從而做到促進(jìn)、推動及引導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展。

（二）溝通協(xié)調(diào)各部門工作

辦公室管理工作可以通過對企業(yè)的全局發(fā)展進(jìn)行考量，在部分的主要問題上進(jìn)行深入研究與探討，通過對企業(yè)在各個發(fā)展動態(tài)上的把握，及時向相關(guān)部門及企業(yè)高層管理者提供一手信息，使之能夠在決策工作上更好地從全方位出發(fā)，做出符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求的戰(zhàn)略決策。而在企業(yè)目標(biāo)工作的布置上，辦公管理可以從全局出發(fā)，在符合高層管理者的要求與各個部門職能的前提下，對相關(guān)工作進(jìn)行布置，而在企業(yè)日常的運(yùn)行上，辦公管理還要做好與各職能部門的溝通協(xié)調(diào)工作，以求使相關(guān)工作能夠順利開展。

（三）明確員工崗位權(quán)限與責(zé)任

企業(yè)在實(shí)際的運(yùn)行上，由于其相關(guān)崗位工作較多，一般需要多人分工合作來完成，因此需要對企業(yè)內(nèi)的工作人員與部門實(shí)行崗位責(zé)任制。而辦公管理工作則能通過對各個崗位進(jìn)行權(quán)責(zé)的劃分，使企業(yè)內(nèi)的每個人或每一個部門都能各司其職，從而提高企業(yè)的工作效率，減少企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)時間，加大企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另一方面，辦公管理工作還要做好對企業(yè)內(nèi)部員工工作的考核，對經(jīng)常曠工、不能完成企業(yè)工作目標(biāo)及損壞企業(yè)利益的工作人員進(jìn)行處理等，從而提高企業(yè)日常生產(chǎn)活動的效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）推動企業(yè)管理信息化

進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展與技術(shù)的不斷創(chuàng)新，我國在計算機(jī)技術(shù)、因特網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)等方面有了大幅度的提高，同時也為我國相關(guān)企業(yè)在辦公自動化信息管理工作上創(chuàng)造了良好的條件。而辦公自動化技術(shù)由于在信息傳遞與利用、辦公業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)及辦公效率與質(zhì)量的提升上有著較大的優(yōu)勢，可以提高企業(yè)內(nèi)部各部門的資源共享能力，將信息時代所有的管理模式與工作方式進(jìn)行有效的結(jié)合。計算機(jī)與通訊技術(shù)的運(yùn)用可以為企業(yè)提供一個高質(zhì)量、高效率及高智能的辦公體系，在企業(yè)的日常辦公中為高層管理者及相關(guān)的工作人員提供便利的信息服務(wù)，從而減少企業(yè)員工的工作量，提高企業(yè)工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，使企業(yè)在內(nèi)部的管理工作上不斷完善，提高企業(yè)的市場競爭力。

二、企業(yè)辦公管理的職能

通過前面的相關(guān)論述可知，企業(yè)辦公管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，而其重要性的體現(xiàn)則靠相關(guān)職能的實(shí)現(xiàn)。一個企業(yè)中具有很多職能部門，每個部門都具有自己的相關(guān)職能，在企業(yè)管理中也都起著不可小視的作用，下面對企業(yè)辦公管理的相關(guān)職能進(jìn)行簡要的分析。

（一）人力資源管理職能

1. 職能的欠缺

目前，我國部分企業(yè)在人力資源管理制度的建設(shè)工作上還不完善，相關(guān)的管理觀念較為缺乏，在關(guān)系到企業(yè)工作人員的招聘、選用及考核等方面還存在著相應(yīng)的問題，而在企業(yè)工作人員出現(xiàn)相關(guān)問題的處理上，還缺乏常規(guī)性與制度性。企業(yè)高層管理者在面對相關(guān)問題時經(jīng)常從本身角度進(jìn)行思考，不能以公正的態(tài)度從全體出發(fā)解決問題，而在優(yōu)秀員工與優(yōu)秀人才層面，由于沒有做好獎勵機(jī)制，部分員工逐漸失去積極性并出現(xiàn)跳槽現(xiàn)象。

2. 職能的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)高層管理人員可以在符合企業(yè)實(shí)際情況的前提下，對本企業(yè)在人力資源管理方面的問題進(jìn)行分析，針對相關(guān)問題提出解決方案。企業(yè)在此方面首先要做好用人制度的建立健全工作。例如，在招聘工作上，企業(yè)在面試與筆試的前提下，應(yīng)該按照一定的比例進(jìn)行成績核算，而所選聘的人員要以優(yōu)秀程度為參考，進(jìn)行先后錄用。而在日常企業(yè)人力資源的管理工作中，可以對優(yōu)秀人才進(jìn)行物質(zhì)與精神兩個層面的鼓勵，從而提高企業(yè)工作人員的積極性與創(chuàng)造能力。

（二）企業(yè)資產(chǎn)管理職能

1. 職能的欠缺

資產(chǎn)作為企業(yè)最主要的組成部分，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動與生產(chǎn)活動的直接支柱。而企業(yè)的資產(chǎn)一般由硬件與軟件兩方面構(gòu)成。目前，我國部分企業(yè)在資產(chǎn)的管理工作上存在著一些問題，對企業(yè)辦公管理系統(tǒng)發(fā)揮作用具有相當(dāng)?shù)淖璧K性。其主要有以下三點(diǎn)問題。

一是流動資產(chǎn)的管理工作較為混亂。企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營活動是時候，部分資產(chǎn)出于特殊情況的考量，基本處于閑置的狀態(tài)，而其又僅僅在企業(yè)的賬戶上才能查詢到，從而造成這部分資產(chǎn)的利用率幾乎為零。另一方面，部分企業(yè)存在著較多的出借問題與無償占用資產(chǎn)的問題，從而使部分企業(yè)出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難。

二是固定資產(chǎn)管理工作較為混亂。部分企業(yè)的高層管理者在市場信息較為欠缺的情況下，隨意運(yùn)用企業(yè)資金進(jìn)行固定資產(chǎn)的購置工作，而其往往是出于個人動機(jī)的考慮。另外，部分企業(yè)在固定資產(chǎn)的處理上不合理，出現(xiàn)與市場實(shí)際價格相差較大的情況，而在財務(wù)賬目的報賬工作上也不能統(tǒng)一。

三是處理固定資產(chǎn)的方式不合理。企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)活動的時候，經(jīng)常要對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)工作，而部分企業(yè)的相關(guān)管理人員卻利用這方面的漏洞，對部分設(shè)備進(jìn)行不適時的保養(yǎng)維護(hù)工作，不僅加大企業(yè)在維護(hù)費(fèi)用上的支出，還會使設(shè)備的壽命減短。

2. 職能的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)相關(guān)的管理人員要加強(qiáng)資產(chǎn)管理工作的觀念，在實(shí)際的工作上要采取合理措施進(jìn)行規(guī)范的管理工作。

首先，企業(yè)要不斷地對企業(yè)內(nèi)部的資產(chǎn)管理制度進(jìn)行完善，加大相關(guān)工作的審查力度。例如，提高對設(shè)備管理人員、設(shè)備采購人員、資產(chǎn)管理人員的制約與規(guī)范工作。

其次，企業(yè)在資產(chǎn)的管理工作上，要實(shí)行統(tǒng)一的賬戶管理辦法，提高企業(yè)資金的集中管理能力，在企業(yè)的流動資金與相關(guān)閑置資產(chǎn)的問題上要從實(shí)際出發(fā)，對不符合企業(yè)制度的資產(chǎn)進(jìn)行回收與處理工作。

最后，企業(yè)在賬款的管理工作上要加強(qiáng)管理力度。通過不定期的培訓(xùn)與教育工作來提高財務(wù)人員的知識理念，從而加強(qiáng)對賬款的控制管理力度。

（三）企業(yè)檔案管理的職能

1. 職能的欠缺

目前，我國部分企業(yè)在檔案的管理工作上普遍存在著管理意識較弱的現(xiàn)象，企業(yè)的相關(guān)管理人員在企業(yè)檔案的認(rèn)識上存在著嚴(yán)重不足，錯誤地認(rèn)為企業(yè)檔案在企業(yè)的發(fā)展歷程中沒有價值。另外，部分企業(yè)在檔案管理工作上所投入的經(jīng)費(fèi)較少，在工作人員的分配上經(jīng)常以兼職的形式出現(xiàn)，從而造成企業(yè)的檔案管理人員在業(yè)務(wù)認(rèn)識上較弱，沒有相關(guān)的職業(yè)意識，最后造成檔案管理工作出現(xiàn)大量錯誤，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。

2. 職能的實(shí)現(xiàn)

企業(yè)要不斷地提高相關(guān)工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識，加大對檔案管理工作的投資力度，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)與計算機(jī)智能技術(shù)對企業(yè)相關(guān)檔案進(jìn)行規(guī)范和整理。

三、結(jié)語

辦公管理工作是企業(yè)各方面信息傳達(dá)及正常運(yùn)行的基本保障，為企業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)的開展提供著必不可少的助力，其管理水平的好壞直接影響企業(yè)的正常運(yùn)行，故辦公管理工作在整個企業(yè)的工作中處于重要的位置，是為企業(yè)工作提供各項(xiàng)保障的部門。企業(yè)辦公管理應(yīng)從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，為企業(yè)的辦公部門提供基本的保障，在職能管理、人員配置、企業(yè)發(fā)展、綜合保障等方面應(yīng)發(fā)揮出更好的作用，使企業(yè)從內(nèi)到外有著良好的管理制度，這樣企業(yè)才能有條不紊地發(fā)展，才能從中不斷創(chuàng)新，開辟自己的新篇章。

真正認(rèn)識到企業(yè)辦公管理的重要性與職能，有助于日常辦公業(yè)務(wù)水平的提高，有利于其職能得到更大程度的發(fā)揮，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)管理工作的發(fā)展，從管理層面促進(jìn)企業(yè)的良好運(yùn)行。我國企業(yè)要不斷加大對此方面的研究與探討力度，不斷創(chuàng)新，理論結(jié)合實(shí)際，從實(shí)踐中探索出適合自己的發(fā)展道路，力促我國企業(yè)在相關(guān)的管理工作方面更上一層樓。

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（作者單位：中國人民大學(xué)）