民生檔案利用服務(wù)工作探析

張倩男

【摘 要】本文探討了民生檔案利用服務(wù)工作的重要性，分析了民生檔案利用服務(wù)工作中出現(xiàn)的問題，并對(duì)民生檔案利用服務(wù)工作的問題提出了相應(yīng)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】民生檔案；利用服務(wù)；法制建設(shè)

民生檔案是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈摹⑴c民生有關(guān)的各種形式的歷史記錄?！?[1]民生檔案利用服務(wù)工作是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的環(huán)節(jié)之一，是推動(dòng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。服務(wù)民生已成為檔案工作的重要職能，關(guān)注民生，服務(wù)民生，更好地發(fā)揮檔案工作為人民群眾服務(wù)的作用。近幾年來(lái)各級(jí)檔案部門積極投身于民生檔案利用服務(wù)工作，服務(wù)民生成為檔案利用工作大局的一個(gè)新亮點(diǎn)，也成為民生檔案工作重大變化的一個(gè)新拐點(diǎn)。

一、民生檔案利用服務(wù)工作的重要性

（一）優(yōu)化檔案的價(jià)值與作用

檔案作為人類社會(huì)文明發(fā)展的原始記錄，承載知識(shí)、信息的重要載體，在封建社會(huì)作為“推進(jìn)政務(wù)、備修史志的工具”而被統(tǒng)治階級(jí)所專有。新中國(guó)成立以后，由于領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)的性質(zhì)發(fā)生了根本性變化，對(duì)檔案的價(jià)值與作用也有了重新的認(rèn)定，即：行政管理的查考憑據(jù)；生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)；政治斗爭(zhēng)的必要手段和宣傳教育的生動(dòng)素材。改革開放以來(lái)，以人為本、關(guān)注民生，人民群眾對(duì)檔案的利用需求越來(lái)越大。[2]民生檔案利用服務(wù)工作為新時(shí)期檔案工作的新目標(biāo)，由于民眾對(duì)檔案利用需求的增加，檔案對(duì)社會(huì)、對(duì)民眾的價(jià)值擴(kuò)展速度逐漸加快，檔案為社會(huì)、百姓服務(wù)，特別是為民生服務(wù)的價(jià)值作用也逐漸凸現(xiàn)。

（二）以人民群眾的利益為中心

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，群眾對(duì)檔案利用的需求日益增長(zhǎng)，檔案館、室和有關(guān)部門保存的大量民生檔案已經(jīng)成為破解社會(huì)矛盾、調(diào)處民間糾紛，保障人民群眾合法利益的重要憑證。以四川岳池縣為例，2007—2013年，縣檔案館共接待查檔者62341人次、利用檔案305824卷次，其中公民個(gè)人利用檔案達(dá)到了48732人次、68273卷次，占總利用人次的78.2%。這充分說(shuō)明民生檔案的建立、保存和利用，與人民群眾的利益是密切相關(guān)的。因此，切實(shí)做好民生檔案利用服務(wù)工作，是確保涉及群眾利益的事件有檔可查，有案可稽的關(guān)鍵舉措。

（三）促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展

在整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展中，民生檔案利用服務(wù)工作仍是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，與不斷發(fā)展的形勢(shì)任務(wù)還不相適應(yīng)。這既是民生檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，也為民生檔案事業(yè)發(fā)展提供了新的機(jī)遇和空間。因此，廣大檔案工作者，深入實(shí)施民生檔案利用服務(wù)工作的指導(dǎo)思想，推動(dòng)民生檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，科學(xué)開發(fā)利用各種民生檔案，扎實(shí)推進(jìn)民生檔案工作的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)，是推動(dòng)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的關(guān)鍵。

二、民生檔案利用服務(wù)工作的問題

（一）館藏利用服務(wù)狀況問題

第一，民生檔案的館藏資源相對(duì)不足。民生檔案占檔案館館藏量的比例較小，涉民檔案的數(shù)量與查閱民生檔案的需求量形成巨大的反差。第二，民生檔案的館藏資源內(nèi)容分散。即便是被移交到檔案館的民生檔案，往往也是散存于各個(gè)不同的立檔單位全宗內(nèi)。第三，民生檔案的館藏資源內(nèi)容失真。如房產(chǎn)檔案中的身份失真，人事檔案中的年齡、工齡失真、醫(yī)療檔案中的病歷失真、工程檔案中竣工圖的作者失真等是檔案中常見的虛假情況，同時(shí)，因信息化技術(shù)與管理滯后導(dǎo)致的電子檔案真實(shí)性問題更加突出，上述問題將會(huì)使民生檔案資源的質(zhì)量大打折扣。[3]

（二）利用服務(wù)方式滯后問題

民生檔案利用服務(wù)水平還不夠高，民生檔案利用服務(wù)質(zhì)量還有待于進(jìn)一步提升。民生檔案服務(wù)利用工作直接面向廣大人民群眾，只有群眾滿意了，民生檔案的價(jià)值才得以體現(xiàn)。目前，主動(dòng)提供民生檔案服務(wù)利用工作的還是以各級(jí)各類檔案館為主，基層檔案室的提供利用工作多限于機(jī)關(guān)內(nèi)部人員，對(duì)于普通群眾的利用門檻還比較高。而省各級(jí)檔案館，尤其是縣區(qū)級(jí)檔案館，多數(shù)信息化程度還不高、硬件設(shè)施還不健全、深層次開發(fā)力度還不夠大，使得民生檔案利用渠道和方式還比較單一，已不能滿足群眾利用的需要。同時(shí)，民生檔案利用服務(wù)工作的宣傳力度還不大、宣傳范圍還不夠廣，尤其是社區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等基層，民生檔案利用服務(wù)群體的信息來(lái)源還比較窄，民生檔案利用信息反饋機(jī)制還未完全形成，民生檔案的利用服務(wù)方式和水平還有所欠缺。

（三）法制建設(shè)完善問題

民生檔案服務(wù)民生工作是新時(shí)期國(guó)家對(duì)檔案工作的新舉措，是圍繞民生問題而形成的一系列服務(wù)工作，而民生問題紛繁復(fù)雜，這就意味著檔案服務(wù)民生的法制建設(shè)是一個(gè)不斷完善和改進(jìn)的過(guò)程。目前涉及民生檔案的法規(guī)還比較分散，缺乏一定的系統(tǒng)性。加強(qiáng)開展民生檔案的法制建設(shè)，是規(guī)范和搞好民生檔案資源利用服務(wù)工作的必要條件。由于民生檔案涉及的范圍極其廣泛，相形之下，目前我們已有的關(guān)與民生檔案的制度、規(guī)范顯得非常有限，還沒有完全覆蓋到民生檔案工作的各個(gè)方面。在民生檔案開放利用過(guò)程中往往出現(xiàn)社會(huì)效益的滯后性，具體環(huán)節(jié)中所涉及的法律依據(jù)模糊是主要原因。北京、上海、浙江、江蘇等省份已具體落實(shí)民生檔案利用服務(wù)工作，但國(guó)家檔案局印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》中所提出的“比較完備的民生檔案管理法規(guī)和制度”并未予以實(shí)現(xiàn)，與實(shí)踐領(lǐng)域缺乏同步性。各部門之間的民生檔案工作條例和規(guī)章制度的制定也是前后不一，法律的統(tǒng)一權(quán)威性無(wú)法得到體現(xiàn)。[4]

三、提升民生檔案利用服務(wù)工作的對(duì)策

（一）開發(fā)民生檔案資源與利用服務(wù)相結(jié)合

深入挖掘現(xiàn)有館藏的各類民生檔案資源，是做好民生檔案資源利用服務(wù)工作的基礎(chǔ)保障。圍繞民生需求，調(diào)整館藏資源建設(shè)思路，改變過(guò)去“重機(jī)關(guān)團(tuán)體、輕普通群眾”的檔案利用服務(wù)觀念，指導(dǎo)民生相關(guān)部門的文書歸檔工作，把民生檔案資源收集齊全、整理有序，從源頭上保證民生檔案資源的豐富，讓檔案資源體系能夠覆蓋民生的各個(gè)領(lǐng)域。同時(shí)，對(duì)于館藏具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的民生檔案資源，要認(rèn)真梳理，摸清館藏民生檔案的種類和數(shù)量，根據(jù)利用需求，本著“突出重點(diǎn)，先整先用”的原則，建立不同種類的民生檔案目錄。這些專題檔案目錄不僅提高了民生檔案的查找效率，也為群眾解決實(shí)際問題提供了可靠線索和政策支持[5]。

（二）優(yōu)化民生檔案多渠道利用服務(wù)方式

各級(jí)檔案館應(yīng)堅(jiān)持以民生需求為導(dǎo)向，采取來(lái)電來(lái)函代查檔案等多種服務(wù)方式，一是通過(guò)開發(fā)關(guān)系人民群眾切身利益的檔案編研產(chǎn)品，使普通百姓在利用檔案維權(quán)的同時(shí)又能夠增強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)定。二是加快民生檔案利用服務(wù)窗口的建立，開展一站式民生檔案服務(wù)，從而打造出便民、利民、惠民的統(tǒng)一平臺(tái)。三是開展館藏檔案數(shù)字化工作，加快信息化步伐。四是充分利用網(wǎng)絡(luò)，開展網(wǎng)上民生檔案利用服務(wù)利用，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供有限制性、非保密性電子文件的查閱。積極開展在線服務(wù)，改變傳統(tǒng)坐等上門的利用模式，利用現(xiàn)代信息化手段，如：在網(wǎng)站上建立民生檔案專題庫(kù)，提供數(shù)據(jù)檢索查詢，全文閱覽；利用電子信箱、QQ、MSN等服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)利用者與檔案館的實(shí)時(shí)在線交流，解答公眾對(duì)檔案查詢、手續(xù)、相關(guān)法規(guī)制度的詢問。[6]五是送檔上門服務(wù)，改變被動(dòng)服務(wù)的工作作風(fēng)，主動(dòng)走出去，深入基層調(diào)研，及時(shí)調(diào)整工作思路和方法，做到知己知彼，有的放矢。使涉及到人民群眾現(xiàn)實(shí)利益的民生檔案能夠更好地服務(wù)民生。

（三）加強(qiáng)民生檔案法制建設(shè)規(guī)范利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

完善民生檔案法規(guī)，目前主要有兩個(gè)方面： 一是對(duì)于沒有制定的檔案法規(guī)應(yīng)盡快立法；二是對(duì)于已有的但不夠完善的檔案法規(guī)要修改完善。[7]可以將條件成熟的政策上升為法規(guī)，提高立法層次。近年來(lái)，國(guó)家檔案局等有關(guān)機(jī)關(guān)頒發(fā)了一系列有關(guān)民生檔案工作的政策性、規(guī)范性文件，推動(dòng)了民生檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。檔案部門應(yīng)與相關(guān)職能部門協(xié)同合作，共同建立健全民生檔案的法規(guī)制度，為民生檔案工作健康發(fā)展提供保障。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)民生檔案的科學(xué)規(guī)范管理，更需要各級(jí)各部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視及大量的精力、物力、人力的投入，只有在全社會(huì)的共同關(guān)注關(guān)心下，不斷整合民生檔案資源，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，民生檔案利用服務(wù)工作的建設(shè)才會(huì)日益完善。在不斷完善的過(guò)程中逐步轉(zhuǎn)向檔案管理社會(huì)范式的本質(zhì)核心，從而真正實(shí)現(xiàn)民生檔案信息服務(wù)工作有法可依、有法可循。

民生檔案與廣大群眾的切身利益息息相關(guān)，與社會(huì)和諧、穩(wěn)定密不可分。民生檔案工作事關(guān)和諧社會(huì)大局，是關(guān)注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)民生檔案利用服務(wù)工作不僅為人民群眾提供了及時(shí)、有效、全面的政策服務(wù)，同時(shí)為檔案工作的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展及檔案事業(yè)的健康有序、持續(xù)高速發(fā)展創(chuàng)造出了良好的社會(huì)環(huán)境。民生檔案利用服務(wù)工作與人民群眾的利益密切相關(guān)，檔案界理論與實(shí)踐工作者必須加快民生檔案利用服務(wù)工作，確保黨和政府惠民政策有效的落實(shí)和群眾切身利益的實(shí)現(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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[5]姚明，余波，劉孟.基于知識(shí)地圖的廣西文化信息資源開發(fā)構(gòu)想[J].湖北第二師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（9）：130-132.

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